Drie gouden regels omtrent software: slimmer, goedkoper en minder

Software-uitgaven worden voorspeld hard te zullen oplopen en daarnaast stijgen kosten door inflatie. Om als bedrijf winstgevend te blijven zonder verlies van kwaliteit, is het belangrijk om op een slimme manier om te gaan met je kosten. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat ten minste 25% van de aangeschafte software niet wordt benut. Hier zit dus veel ruimte voor besparing. In dit artikel worden drie principes besproken om je software-uitgaven te optimaliseren: koop slimmer, goedkoper en minder. Dit klinkt als een simpel advies, maar hoe pak je het aan? Marc Tromp, Business Development Manager, Sastrify, belicht dit in onderstaande blog.

Hieronder volgt een drietal principes die belangrijk zijn bij het optimaliseren van je software-uitgaven. Ook worden een aantal praktische tips gegeven over hoe je deze op een efficiënte manier kunt naleven.

1. Koop slimmer

Slimmer kopen zit in het vinden van meer efficiëntie in de aanschaf en het gebruik van software. Uitgaven optimaliseren door slimmer te kopen kan relatief eenvoudig. Allereerst kijk je naar wat de eindgebruikers daadwerkelijk nodig hebben. Identificeer een minimale set van requirements voor abonnementstypes voor je bedrijf en kijk of je extra features en services echt nodig hebt. Heb je bijvoorbeeld echt een enterprise abonnement nodig of voldoet het business abonnement? Maak onderscheid tussen need to have en nice to have. Specificeer verschillende users en hun needs en onderscheid vervolgens lichte gebruikers van zware gebruikers en pas het abonnementstype aan elke gebruikersgroep aan. Mix simpele met meer geavanceerde abonnementen voor de gebruikers die dat echt nodig hebben – dit is bijvoorbeeld iets dat Google doet voor haar werknemers. Zodra je de optimale specificaties hebt geïdentificeerd, kun je het goedkoopste abonnement kiezen dat voldoet aan je vereisten.

Een software-verkoopteam zal verschillende functionaliteiten belichten, maar het betekent niet dat je die allemaal nodig hebt. Bijvoorbeeld als je toegang hebt tot een API, maar je bent slechts van plan de software met een standaard interface te gebruiken. Dit heeft geen toegevoegde waarde voor je bedrijf, dus is het zonde hiervoor te betalen. Heb je de extra services van die toegewijde customer success manager echt nodig vanaf het begin? Op een bepaald moment wellicht wel, maar dit kan als een extra feature worden aangeschaft, in plaats van te beginnen met een duurder abonnement. Het is belangrijk de juiste informatie uit een salespitch te filteren en dit is makkelijker als je precies weet wat je bedrijf nodig heeft.

Waar vóór het afsluiten van een nieuwe oplossing zorgvuldig naar specificaties wordt gekeken, worden deze vaak over het hoofd gezien bij contractvernieuwingen van reeds aangeschafte oplossingen. Als je al een abonnement hebt lopen, is het belangrijk de data in de gaten te houden waarop de contractvernieuwing plaats zou vinden. Bij voorkeur heb je een centrale plek waarin je een overzicht houdt over al deze informatie. Het instellen van actieve notificaties is handig op het moment dat contracten tegen het einde van hun termijn aanlopen. Op deze manier reserveer je voldoende tijd voor de onderhandelingen of het opzeggen van het abonnement. Daarnaast is het van belang data te analyseren in aanloop naar een contractvernieuwing. Bekijk eerdere en huidige gebruikstrends en selecteer een groep eindgebruikers om hun ervaringen met de oplossing te bespreken. Misschien had je een tool of bepaalde functionaliteiten binnen een tool waarvan je dacht deze nodig te hebben, maar vervolgens blijkt dat je deze de gehele periode niet hebt gebruikt. Dit kan je helpen te besluiten welke abonnementen kunnen worden gedowngrade of zelfs kunnen worden opgezegd.

Tot slot, een valkuil is het maken van besluiten over software-inkoop op afdelingsniveau, in plaats van voor de gehele organisatie — iets dat in het bijzonder geldt voor snelgroeiende startups. Hierdoor kan het zijn dat het bedrijf abonnementen op tools heeft, waarvan maar een deel van de organisatie op de hoogte is. Het is belangrijk besluiten over software te nemen over afdelingen heen, dit maakt dat het bedrijf beter in staat is een teveel aan abonnementen te identificeren.

2. Koop goedkoper

Op het moment dat je de juiste minimale specificaties hebt geïdentificeerd, kijk je naar welke provider je de beste prijs kan bieden. Ten eerste is benchmarking een goede tactiek. Kijk naar de contractvoorwaarden en vergelijk deze met andere aanbieders. Laat je niet onnodig verleiden door hoge kortingen; 80% korting is gebruikelijk.

Een andere manier is het stimuleren van concurrentie onder aanbieders. Dit kun je doen door aanbiedingen voor andere tools te noemen tijdens de onderhandelingen en deze alternatieven goed te onderbouwen. Houdt er rekening mee dat je 3 tot 6 maanden nodig zou hebben om andere tools daadwerkelijk te testen. Begin dus op tijd met onderhandelen, vooral als het gaat om complexe software met een lang implementatie proces. Het testen van software-tools vindt plaats in een testomgeving. Laat leden uit verschillende teams deelnemen, zodat je kunt checken of het software-platform daadwerkelijk de functies en voordelen biedt die je bedrijf nodig heeft. Test ook of de tool niet meer doet dan je nodig hebt, om te voorkomen dat je voor tools betaalt die je niet gebruikt.

Iets anders om in acht te nemen is dat sales teams gefocust zijn op het sluiten van deals. Het eerste of tweede aanbod is zelden het laatste of de beste deal. Onderhandel stevig over de beste prijs en wees niet bang weg te lopen van de onderhandelingstafel op het moment dat je bij een bepaalde aanbieder niet krijgt wat je nodig hebt. Je hebt zelden maar één optie als je een software-oplossing zoekt, dus als potentiële klant heb je een goede onderhandelingspositie.

Het kopen via een reseller kan ook een slimme zet zijn. Het zal je wellicht verbazen, maar resellers geven hoge kortingen. Dit is mogelijk, omdat zij aanbieders helpen hun product te verkopen aan een groot aantal klanten. Zij krijgen een marge van de aanbieder en kunnen een deel hiervan gebruiken voor korting. Dit bespaart tijd, met name als je naar één reseller gaat voor verschillende software-abonnementen. Soms kan het zelfs nodig zijn abonnementen af te sluiten via een lokale reseller, voor juridische of boekhoudkundige doeleinden.

3. Koop minder

Een quick win is te zorgen voor minder verspilling van de abonnementen die je al hebt afgesloten. Het gemiddelde software-portfolio bevat 254 apps, terwijl teams gemiddeld 40 tot 60 apps gebruiken. Maar 45% van abonnementen voor apps wordt regelmatig gebruikt. Met andere woorden: voor meer dan de helft van de apps wordt betaald, terwijl deze niet worden gebruikt. Daar komt bij dat 97% van de IT executives geen volledig overzicht heeft over de apps die medewerkers gebruiken, hoe zij deze gebruiken en hoeveel dit het bedrijf kost. Maar 3% van de IT executives heeft volledig en real-time inzicht in deze software-tools. Belangrijk is dus data te verzamelen en te analyseren, om op basis daarvan geïnformeerde besluiten te kunnen nemen.

Om verspilling te identificeren is het van groot belang het overzicht over het aantal abonnementen up to date te houden. Identificeer ongebruikte abonnementen, bijvoorbeeld van voormalige gebruikers die het bedrijf inmiddels hebben verlaten of die van functie zijn veranderd. Sommige bedrijven sluiten alvast meer abonnementen af omdat ze verwachten te zullen groeien in de toekomst. Echter, het is een no-go geld te besteden aan software-oplossingen voordat je bedrijf het echt nodig heeft. Het kan verleidelijk zijn te anticiperen op groei en een software-oplossing aan te schaffen die tegemoet komt aan die groei, maar de meeste startups kunnen het zich niet veroorloven geld te besteden aan oplossingen die ze op dat moment nog niet nodig hebben.

Iets anders dat je kunt doen is het optimaliseren van de planning en voorspelling van jouw toekomstige software-abonnementen. Hierbij is het belangrijk je bewust te zijn van verschillende kostendrijvers, naast het aantal gebruikers. Ook je totale gefactureerde omzet, het aantal server monitoren en de hoeveelheid opgeslagen data kunnen allemaal invloed hebben op de softwarekosten. Sommige factoren zijn moeilijker te voorspellen dan anderen, in het bijzonder als je te maken hebt met seizoensgebondenheid. Desondanks is het het proberen waard, omdat software-aanbieders met veel verschillende prijsmodellen werken die duur uit kunnen vallen als je deze niet afstemt op de specifieke wensen van de eindgebruikers. In sommige gevallen heb je de keus tussen doorlopende abonnementen of software op aanvraag met complexe volumebepalingen die moeilijk te voorspellen zijn. Andere leveranciers hanteren een mix van user- en volume-based pricing, waarbij het bijvoorbeeld gaat om het aantal gebruikers en de gebruikte belminuten. Door accuraat te voorspellen en plannen kun je je kosten aanzienlijk  verlagen.

Combineer de drie principes

Hoewel het gebruik van tactieken om minder te betalen een besparing van 148% kan opleveren, lopen organisaties die slechts focussen op het ‘koop minder’ principe 122% aan besparingen mis. Het implementeren van het ‘koop goedkoper’ principe kan tot 113% meer besparingen opleveren op nice to have functionaliteiten. Slimmer kopen kan nog eens 44% aan besparingen opleveren. Het besparingspotentieel zit dus niet in het toepassen van slechts één of twee tactieken, maar in de combinatie van alle drie.

Auteur: Marc Tromp, Business Development Manager, Sastrify