Metadata maakt ‘Open in Orde’

De urgentie: Ongekend Onrecht

Directe aanleiding voor het initiatief ‘Open op Orde’ was de onthutsende conclusie van de Parlementaire commissie Kinderopvangtoeslag: de overheid had burgers ernstig tekortgedaan. Niet alleen door onterechte besluiten, maar vooral ook omdat informatie onvindbaar, onbegrijpelijk of zelfs verdwenen was. Informatie die nodig was om verantwoording af te leggen of fouten te herstellen, kon de overheid niet (meer) overleggen.

In reactie op deze toeslagenaffaire kwam het actieplan ‘Open op Orde’, dat alle rijksorganisaties verplicht om actief werk te maken van hun informatiehuishouding. Vier actielijnen werden geformuleerd: investeren in professionals, inzicht krijgen in volume en aard van informatie, verbeteren van informatiesystemen en versterken van bestuur en naleving.

Wat is ‘Open op Orde’ zonder metadata?

Al deze ambities rusten op een fundament: goede metadata. Metadata is data over de data. Identificerende en beschrijvende data over het informatieproduct. Metadata geven context en maken informatie toegankelijk, begrijpelijk en duurzaam beschikbaar. Ze vertellen wat een document is, waar het over gaat, wie het heeft gemaakt, wanneer het is ontstaan en onder welke voorwaarden het gebruikt mag worden. In mijn eerdere blog “Metadata: de sleutel tot duurzame toegankelijkheid” beschreef ik al hoe metadata het fundament vormen voor elk serieus informatiesysteem. Zonder metadata is informatie een zielloze brei; ondoorzoekbaar, onbetrouwbaar en ontoegankelijk.

Daarom is het niet verrassend dat Open op Orde in zijn actieplannen metadata een prominente plek geeft. Inzicht krijgen in het volume en de aard van informatie is simpelweg onmogelijk zonder goede metadatering. Evenmin kunnen informatiesystemen verbeterd worden als de basisstructuur — de metadata — ontbreekt of onbetrouwbaar is.

Dwars door de Orde: radicale eenvoud

Arre Zuurmond, regeringscommissaris Informatiehuishouding, brengt in zijn recente rapport ‘Dwars door de Orde’ de uitdaging nog scherper in beeld. Volgens Zuurmond is de overheid te complex geworden, te gefragmenteerd en daardoor te traag en te onbetrouwbaar in haar dienstverlening. Hij pleit voor radicale eenvoud: herontwerp van processen vanuit de burger, niet vanuit systemen.

En opnieuw geldt: zonder metadata geen herontwerp. Om processen te verbeteren, moet eerst inzicht zijn in hoe informatie stroomt. Welke gegevens waar ontstaan, hoe ze worden verrijkt, welke besluiten erop worden gebaseerd. Metadata geven deze noodzakelijke transparantie. Zuurmond benadrukt bovendien het belang van eigenaarschap over informatie. Bestuurders moeten snappen wat de informatiepositie van hun organisatie is — en dat kan alleen als die informatie goed beschreven en vindbaar is.

Bestuurders worden afgerekend

Wat Open op Orde en Dwars door de Orde duidelijk maken: informatiehuishouding is geen ‘ICT-probleem’ meer, maar een bestuurlijke verantwoordelijkheid. Bestuurders worden afgerekend op de staat van hun informatie. Niet alleen om wettelijke redenen — de Wet open overheid en de Archiefwet — maar vooral omdat gebrekkige informatiehuishouding direct leidt tot maatschappelijke schade.

Wie nu nog denkt dat metadata slechts een technische kwestie zijn, ziet de nieuwe werkelijkheid niet onder ogen. Goed metadateren betekent bestuurlijke grip op informatie. Het betekent kunnen aantonen waarom besluiten zijn genomen. Het betekent fouten kunnen herstellen en vertrouwen kunnen herwinnen. Metadata zijn dus geen administratieve ballast, maar een strategische asset.

Van compliance naar vertrouwen

De klassieke reflex bij programma’s als Open op Orde is vaak: ‘Hoe voldoen we aan de regels?’ Maar de echte uitdaging is groter. Het gaat niet alleen om compliance, maar om vertrouwen. Burgers moeten erop kunnen rekenen dat de overheid zorgvuldig met hun informatie omgaat. Transparant als het moet, beschermd als het hoort.

In mijn eerdere blogs heb ik vaker benadrukt hoe belangrijk het is om metadata te zien als een integraal onderdeel van informatiekwaliteit. Niet als ‘iets erbij’, maar als iets wat vanaf het ontstaan van informatie vanzelfsprekend wordt vastgelegd. Zoals ik in “Data: bezit of gebruik?” beschreef: informatie is pas echt waardevol als je weet wat het is, waar het vandaan komt en waarvoor het mag worden gebruikt.

Conclusie: Metadata als kompas voor een open overheid

Een open overheid begint niet met mooie woorden, maar met goede metadata. Metadata maken informatie betekenisvol, controleerbaar en toegankelijk. Ze vormen het kompas waarmee bestuurders koers kunnen houden in de complexe wereld van moderne informatievoorziening.

Open op Orde is een noodzakelijke stap, maar pas als metadata serieus worden genomen, kan de overheid werkelijk transparant, betrouwbaar en responsief worden. Zoals Zuurmond scherp stelt: het is tijd om ‘dwars door de orde’ te denken en radicale keuzes te maken.

Laten we beginnen bij het begin: metadata. Want wie zijn metadata niet op orde heeft, krijgt zijn openheid nooit geregeld.

ArQiver: metadata in de praktijk

Gelukkig zien we ook inspirerende initiatieven ontstaan. Een mooi voorbeeld is ArQiver, een open metadata-platform dat is ontwikkeld naar aanleiding van de toeslagenaffaire. ArQiver maakt het mogelijk om informatieproductstromen vanaf het allereerste moment te voorzien van metadata. Niet achteraf registreren, maar direct bij creatie vastleggen — zo wordt informatie daadwerkelijk ‘in orde’ gemaakt.

Zoals ik eerder schreef in “ArQiver: Een andere kijk op archiveren”, biedt ArQiver een neutrale, transparante infrastructuur die niet alleen archivering, maar ook verantwoording en governance ondersteunt. Door metadata centraal te stellen, maakt ArQiver informatie betekenisvol, controleerbaar en toekomstbestendig. Precies de kwaliteiten die Open op Orde beoogt te realiseren.

Archiveren én delen: twee zijden van dezelfde medaille

Daarnaast toont ArQiver perfect aan dat goed metadateren niet alleen noodzakelijk is voor archiveren, maar ook voor gecontroleerd delen van data. In de moderne informatiehuishouding wordt informatie steeds vaker gedeeld over organisatiegrenzen heen. Denk aan de Europese initiatieven rondom Data Spaces, waarin data veilig, vertrouwd en interoperabel wordt gedeeld binnen sectoren en over landsgrenzen heen.

Ook binnen deze Data Spaces vormt metadata de sleutel: duidelijke afspraken over herkomst, context, gebruiksrechten en vertrouwelijkheid zijn essentieel. Zonder betrouwbare metadata geen verantwoord datadelen. ArQiver sluit hier naadloos op aan en bewijst dat een stevig metadataplatform niet alleen compliance ondersteunt, maar ook innovatie en samenwerking mogelijk maakt.

Metadata geven informatie bovendien een inherente intelligentie: ze maken het mogelijk om automatisch te sturen op toegang, gebruik, kopiëren, registratie en bewaartermijnen. Daarmee ondersteunen ze niet alleen compliance en governance, maar ook een adaptieve, responsieve overheid die wendbaar kan inspelen op veranderende maatschappelijke verwachtingen.

Zo wordt duidelijk: metadata maakt niet alleen Open in Orde, maar ook Delen in Vertrouwen mogelijk.

Door: Hans Timmerman (foto)