Hoe IT-managers tijd besparen door slimmer samen te werken
IT-managers staan onder druk om voorop te blijven lopen. Wie te laat nieuwe applicaties ontdekt of cruciale software niet tijdig bijwerkt, verliest efficiëntie, geld en kansen voor innovatie. Toch is vooruitkijken lastig wanneer de agenda vol staat met dagelijkse taken. Het lijkt een uitdaging, maar er zijn manieren om tijd terug te winnen en ruimte te maken voor innovatie.
Voordat ik in ga op manieren om tijd te besparen, is het belangrijk om te begrijpen waar vaak tijd verloren gaat. Een veelvoorkomend probleem is onvolledige informatie. Managers moeten regelmatig beslissingen nemen of problemen oplossen zonder dat ze het complete plaatje hebben. Dat leidt tot fouten én dubbel werk. Soms is alle informatie er wel, maar slecht georganiseerd, waardoor kostbare tijd verloren gaat aan het zoeken naar en interpreteren van informatie. Wanneer data direct en overzichtelijk beschikbaar is, kunnen managers sneller betere beslissingen nemen.
Daarnaast is het lastig om consensus te bereiken bij het bespreken van complexe systemen of processen. Teams denken soms dat er overeenstemming is, maar in de praktijk blijkt dat later niet zo te zijn. De gebruikelijke tekstgebaseerde communicatie, of zelfs face-to-face communicatie, is onvoldoende in staat om deze problemen op te lossen. Visualisatietools die samenwerking, documentatie én bevestiging van afstemming ondersteunen, zijn daarom essentieel. Zo werkt iedereen met dezelfde informatie en wordt tijdverlies voorkomen.
Problemen oplossen met effectieve samenwerking
Deze problemen zijn goed oplosbaar. Met de juiste aanpak pakken organisaties complexe projecten aan én stimuleren ze samenwerking, waardoor medewerkers tijd besparen door werk meteen goed uit te voeren. Er zijn een paar manieren om dit te bereiken.
1. Visuele hulpmiddelen inzetten
Een probleem oplossen begint met een gedeeld begrip. Het team moet op één lijn zitten en het probleem op een georganiseerde manier oplossen. Visuele samenwerking is hierbij heel belangrijk. Visuele tools zoals diagrammen en flowcharts vergroten het inzicht en versnellen het leerproces, soms zelfs met wel 400%. Zo begrijpt het team sneller het probleem, kan het de juiste vragen stellen en oplossingen effectief implementeren. Dit is ook ideaal voor het inwerken van nieuwe medewerkers, die dankzij duidelijke documentatie snel wegwijs raken in complexe systemen.
2. Snel toegang tot actuele data
Effectieve besluitvorming vraagt om direct beschikbare, georganiseerde en actuele informatie. Tools die diagrammen met gekoppelde data in realtime weergeven, bieden een duidelijk overzicht van de huidige systemen en projecten. Zo beschikt het team altijd over dezelfde context, wat fouten voorkomt en snellere, beter geïnformeerde beslissingen mogelijk maakt.
3. Samenwerking op basis van gelijkwaardigheid
In traditionele meetings bepalen vaak de luidste stemmen de uitkomst. Hierdoor is er niet zoveel ruimte voor de medewerkers die terughoudender zijn om zich uit te spreken, maar die wel fantastische ideeën hebben en veel kunnen bijdragen om een probleem op te lossen. Door gelijkwaardige samenwerking te stimuleren – bijvoorbeeld via anoniem stemmen of een privémodus in samenwerkingstools – krijgt iedereen dezelfde kans om bij te dragen. Ook is het minder intimiderend om meningen te delen als iedereen het tegelijkertijd doet. Dit zorgt voor betere ideeën, eerlijkere besluitvorming en minder beïnvloeding of bias en dit is erg belangrijk bij IT-projecten, waarbij de diepgaande technische kennis van elk teamlid belangrijk is om een probleem op te lossen.
Verder is bij traditionele manieren van samenwerken vaak fysieke aanwezigheid nodig. Wie er niet bij kan zijn, mist belangrijke context en kan niet gelijkwaardig bijdragen. Met visuele samenwerkingssoftware wordt documentatie automatisch vastgelegd, waardoor IT-projecten een duidelijke audit trail hebben, compliance makkelijker te garanderen is en wijzigingen eenvoudig ongedaan gemaakt kunnen worden. Zo kan het project doorgaan, ongeacht wie er op dat moment (fysiek) aanwezig is.
Echte impact
Door visuele tools te gebruiken, realtime toegang tot data te garanderen en samenwerking op basis van gelijkwaardigheid te stimuleren, winnen IT-managers niet alleen tijd terug, maar verbeteren ze ook de kwaliteit van beslissingen en projecten. Het resultaat is een team dat beter geïnformeerd, efficiënter en innovatiever te werk gaat, ongeacht waar en wanneer mensen bijdragen. Slimmer samenwerken betekent dus niet alleen minder tijdverlies, maar ook meer ruimte om vooruit te kijken, te innoveren en echt impact te maken.
Door: David Torgerson, VP of Technology and Security bij Lucid Software
