Flexibiliteit koop je niet met maatwerk, maar met standaards

De logische tegenwerping luidt dan: maar onze situatie is écht ingewikkeld, met alleen standaard oplossingen kun je dat toch niet aan? Het tegenovergestelde is waar. Juist omdat het ingewikkeld is, heb je standaards nodig. Want alleen dan hou je grip op complexiteit.

Wat standaardiseren echt betekent

Standaardiseren wordt vaak verward met versimpelen of met het inleveren van vrijheid. Dat is het niet. Het betekent dat je de manier waarop systemen met elkaar praten loskoppelt van wat je inhoudelijk met die systemen doet.

Neem een doorsnee MBO-instelling. Het studentinformatiesysteem, de belangrijkste applicatie binnen het onderwijs, moet gegevens uitwisselen met een reeks back-office applicaties: financiën, roostering, leeromgeving, toetsing, rapportage en die applicaties wisselen ook weer gegevens uit met elkaar. In de maatwerkwereld bouw je voor elke combinatie een eigen koppeling. Dat levert al snel tientallen verbindingen op, elk met zijn eigen logica, zijn eigen beheer en zijn eigen risico als er iets wijzigt.

Dat gebeurde al gedeeltelijk met RestAPI’s of, in gevallen waar legacy componenten aanwezig zijn, met oudere protocollen. In de ideale gestandaardiseerde wereld sluit elk systeem aan op één afgesproken manier. De sector heeft die manier zelf vastgelegd in de Open Education API, het voormalige OOAPI. Geen point-to-point spaghetti meer, maar één set afspraken waar alles op aanhaakt. De winst zit niet in minder functionaliteit, maar in minder unieke moeilijk te beheren, vendor-specifieke functies op de plekken waar je dat juist niet wil.

Beheerde integratie als regie-laag

De vraag is dan: waar leg je die standaard neer? Niet in elk systeem apart, en niet in een berg scripts die een enkele specialist in zijn hoofd heeft zitten. Wel in een aparte integratielaag die het verkeer tussen al die systemen regelt, en die onafhankelijk van applicaties functioneert en als dienst beheerd kan worden.

Dat is wat gestandaardiseerde integratie doet. De koppelingen draaien op een gedeelde, gestandaardiseerde basis in plaats van als losse maatwerkprojecten. Het beheer ligt bij een partij die er dagelijks mee bezig is, in plaats van bij een onderbezette IT-afdeling die het er even bij doet. En alles is zichtbaar in één dashboard, zodat je ziet wat er stroomt, waar het hapert en wie waar afhankelijk van is.

Dat dashboard is geen detail. Het is het verschil tussen integraties die een black box zijn en integraties waar je regie op voert. Voor een IT-afdeling die continu keuzes moet verantwoorden aan docenten en bestuur, is dat zicht het verschil tussen reageren en sturen.

De voordelen die een instelling daarmee binnenhaalt zijn concreet:

• Lagere kosten per koppeling. Individuele maatwerkintegraties zijn duur om te leggen en te onderhouden. Een gestandaardiseerde basis verdeelt die last en haalt het dure handwerk eruit.
• Hergebruik van koppelingen. Koppelingen die éénmaal zijn ontwikkeld kunnen snel ingezet worden voor andere onderwijsinstellingen.
• Minder beheerlast. De instelling hoeft niet langer elke koppeling zelf in de lucht te houden. Dat scheelt schaarse capaciteit, precies in een sector die kampt met te weinig IT-personeel.
• Regie via één overzicht. Eén plek waar het hele integratielandschap zichtbaar is, in plaats van kennis die verspreid zit over mensen en documenten.
  Wendbaarheid bij verandering. Een nieuw systeem, een fusie, een leverancier die wisselt. In een gestandaardiseerd landschap sluit je aan en ontkoppel je, zonder dat het hele bouwwerk wankelt.

Soevereiniteit als bonus, niet als bijzaak

Er speelt nog iets in het onderwijs dat zwaarder weegt dan in veel andere sectoren. Scholen denken kritisch na over hun afhankelijkheid van grote, invloedrijke, internationale techleveranciers. Waar draait onze data, onder welke jurisdictie valt die, en wat gebeurt er als de geopolitieke wind draait?

Beheerde integraties op Nederlandse infrastructuur geeft daar een direct antwoord op. De gegevens van studenten en medewerkers stromen door een laag die hier draait, onder Nederlands en Europees recht, zonder dat je je hoeft over te leveren aan een hyperscaler. Dat is geen ideologisch standpunt maar een praktische risicobeperking. En het sluit aan op het uitgangspunt dat ook in de Open Education API centraal staat: de instelling blijft eigenaar van haar eigen data.

De keuze die eronder ligt

Uiteindelijk gaat dit niet over een product of een platform. Het gaat over de vraag die elke MBO-instelling vroeg of laat moet beantwoorden: wil ik mijn schaarse capaciteit, mijn budget en mijn aandacht steken in het onderhouden van uniek maatwerk, of in de dingen waar ik me echt mee onderscheid?

Maatwerk voelt als controle, maar het is een vorm van vastzitten. Standaard voelt als inleveren, maar het is wat ruimte maakt. De instelling die haar koppelingen standaardiseert en het beheer ervan uit handen geeft, houdt energie over voor het enige wat er echt toe doet: goed onderwijs, voor studenten die alles in één app verwachten, en docenten die hun werk willen doen.

De leidingen zijn overal hetzelfde. Word uniek in wat je erdoorheen stuurt.

Door: Marcel den Hartog, Trend & Development Expert bij Enable U