Hoe de overheid haar geheugen kan terugkrijgen

Dat lijkt misschien een paradox. Hoe kan een organisatie die dagelijks duizenden documenten produceert toch moeite hebben om haar eigen geschiedenis terug te vinden? Het antwoord ligt in een fundamentele verandering die de digitale wereld met zich heeft meegebracht. Informatie is niet langer vanzelf verbonden met haar context. Een document op papier droeg zijn eigen betekenis met zich mee. Een digitaal document is slechts een stukje informatie in een veel groter technisch en organisatorisch ecosysteem.

De waarde van informatie ontstaat niet alleen door het document zelf, maar door de verbindingen eromheen. Wie heeft het gemaakt? Waarom is het gemaakt? Welke beslissing lag eraan ten grondslag? Welke andere documenten horen erbij? Welke gebeurtenis beschrijft het? Pas wanneer die samenhang behouden blijft, ontstaat geheugen.

Het geheugen begint niet bij het archief

Misschien moeten we daarom anders gaan kijken naar archiveren. Jarenlang hebben we archiveren gezien als iets wat aan het einde van een proces gebeurt. Eerst wordt informatie gemaakt, daarna wordt zij gebruikt, vervolgens wordt een dossier afgesloten en uiteindelijk wordt bepaald wat blijvend moet worden bewaard. Dat was logisch in de wereld van papier. Maar de digitale wereld werkt anders.

Een digitaal document kan in een fractie van een seconde worden gekopieerd, aangepast of verplaatst. De technische omgeving waarin het document ooit is gemaakt, kan binnen enkele jaren verdwijnen. De vraag of informatie betrouwbaar beschikbaar blijft, ontstaat daarom niet pas wanneer een dossier oud genoeg is om naar een archief te worden overgebracht. De belangrijkste keuze wordt veel eerder gemaakt. Op het moment waarop informatie ontstaat.

Een definitief vrijgegeven document heeft immers een bijzondere eigenschap. Het vertegenwoordigt een moment in de tijd. Het is de versie waarop een besluit is gebaseerd, waarop een ontwerp is goedgekeurd of waarop een afspraak is vastgelegd. Wanneer iemand later iets wijzigt, ontstaat niet een nieuw verleden, maar een nieuwe versie. Juist daarom verdient de oorspronkelijke bron bescherming. Niet omdat de wet dat over tien jaar vraagt. Maar omdat de betrouwbaarheid van de overheid vandaag begint.

Van bewaren achteraf naar vastleggen bij de bron

Deze verandering vraagt om een andere manier van denken. Archiveren is niet langer een activiteit die losstaat van het primaire proces. Het is onderdeel van het proces zelf. Wanneer een ambtenaar een besluit opstelt, wanneer een ingenieur een ontwerp vrijgeeft, wanneer een organisatie een overeenkomst sluit of wanneer een beleidsdocument definitief wordt vastgesteld, ontstaat informatie die later betekenis kan krijgen. Dat is het moment waarop het geheugen van de organisatie wordt gevormd.

Een overheid die pas jaren later probeert te reconstrueren wat er is gebeurd, loopt altijd achter de feiten aan. Een overheid die vanaf het begin zorgvuldig vastlegt, bouwt continu aan haar eigen geheugen. Daarmee verandert ook de rol van informatieprofessionals. Zij beheren niet alleen meer het verleden. Zij helpen het toekomstige geheugen van de organisatie ontwerpen.

Maar wat doen we met het vergeten verleden?

Nieuwe informatie goed organiseren, is noodzakelijk. Maar het lost één groot probleem nog niet op. De afgelopen dertig jaar heeft een enorme digitale erfenis achtergelaten. Oude documenten, oude systemen, oude formaten en oude bestanden die ooit zijn gemaakt met een duidelijk doel, maar waarvan vandaag vaak niemand meer precies weet wat ze bevatten. Oude netwerkschijven zijn verworden tot digitale archiefdozen van onze tijd.

Alleen staan deze dozen niet netjes in een depot met een inventaris erop. Ze staan verspreid over systemen, servers en applicaties. Sommige documenten hebben duidelijke metadata, andere nauwelijks. Sommige bestanden zijn herkenbaar, andere hebben namen als “versie_definitief_nieuw2.pdf”. En ergens tussen deze miljoenen documenten bevinden zich de besluiten, afspraken en gebeurtenissen die de geschiedenis van de overheid vormen. De vraag is alleen: Hoe vinden we die terug? 

Informatie moet zichzelf kunnen verklaren

De traditionele manier van archiveren is gebaseerd op mensen die documenten beoordelen, ordenen en beschrijven. Dat werkt uitstekend voor overzichtelijke hoeveelheden informatie. Maar niet voor miljoenen digitale documenten. Daarvoor is een andere benadering nodig. Niet langer alleen kijken naar waar een document staat, maar begrijpen wat erin staat. Een document bevat namelijk vaak zelf de aanwijzingen die nodig zijn om het te classificeren. De inhoud vertelt wat voor soort document het is. De tekst bevat namen, gebeurtenissen, besluiten en context. De betekenis zit niet alleen in de titel of de map waarin het document ooit is opgeslagen.

Door digitale informatie inhoudelijk te analyseren, ontstaat de mogelijkheid om grote hoeveelheden historische informatie opnieuw toegankelijk te maken. Niet door ieder document handmatig te openen. Maar door technologie te gebruiken om patronen, relaties en betekenis te herkennen. De archivaris blijft degene die bepaalt wat waarde heeft en wat behouden moet blijven. En wat op basis van de huidige privacy wetgeving intussen dwingend moet worden vernietigd. Nieuwe technologie maakt het mogelijk om eindelijk weer grip te krijgen op de schaal van het probleem. Om ‘zwarte data’ te doorzoeken en te openen. 

Waarom wachten tot het einde van de keten?

De afgelopen jaren zijn e-depots ontstaan als oplossing om digitale informatie afdoende en langdurig te kunnen archiveren. Er zijn intussen ook betrouwbare platformen die deze digitale informatie tot de ‘eeuwigheid’ kunnen bewaren en inhoudelijk beschikbaar houden. Alleen zij moeten wel gevuld worden met de informatie vanuit de bron. De creator. De bewerker, de eerste gebruikers. En het liefts zo snel mogelijk. Want waarom zou informatie eerst jarenlang moeten wachten voordat zij onderdeel wordt van het geheugen van de overheid?

Een document dat vandaag zijn definitieve betekenis krijgt, hoeft niet eerst een lange reis door verschillende systemen te maken voordat het veiliggesteld wordt. Het geheugen van een organisatie ontstaat niet aan het einde van het proces. Het ontstaat bij de bron. Hierbij kan een pre-depot een nuttige tussenstap zijn, maar het kan nooit de fundamentele oplossing zijn voor een probleem dat eerder in de informatieketen ontstaat. 

De ontbrekende schakel

Vanuit deze gedachte – en de ervaringen uit de toeslagenaffaire – is als initiatief ArQiver ontstaan. Niet vanuit de behoefte om nóg een archiefsysteem te bouwen. Maar vanuit de veel fundamentelere vraag: Hoe zorgen we ervoor dat de overheid haar geheugen terugkrijgt? Niet twintig of straks tien jaar later, maar op het moment dat informatie ontstaat.

Het antwoord bestaat uit twee bewegingen die samen één geheel zijn gaan vormen. De eerste beweging kijkt vooruit. Nieuwe digitale informatie moet vanaf het moment van ontstaan betrouwbaar kunnen worden vastgelegd. het liefst direct en automatisch. Zodra een document definitief wordt vrijgegeven, kan het vanuit de authentieke bron direct worden bevroren en veiliggesteld. Daarmee blijft niet alleen de inhoud behouden, maar ook de context, de versie en de bewijswaarde. Een soort geboortebewijs van nieuwe data waar ik eerder over heb geschreven ‘NFD: het geboortebewijs van data‘.  

De tweede beweging kijkt terug. De enorme hoeveelheid bestaande en vaak grijze of zelfs zwarte digitale informatie moet alsnog worden gearchiveerd en (dus!) opnieuw worden onderzocht. Door documenten inhoudelijk te analyseren, kunnen ontbrekende metadata worden aangevuld, kan informatie worden geclassificeerd en gesegmenteerd en kan worden bepaald welke documenten onderdeel moeten worden van het blijvende geheugen van de overheid.

Zo ontstaat een verbinding tussen verleden en toekomst. Nieuwe informatie raakt niet opnieuw verloren. Bestaande informatie krijgt opnieuw betekenis. 

Het geheugen terugbrengen

De nieuwe Archiefwet is daarmee meer dan een wettelijke verplichting. Zij is een uitnodiging om opnieuw na te denken over de rol van informatie binnen de overheid. Want uiteindelijk gaat archiveren niet over dozen, bestanden of systemen. Het gaat over vertrouwen.

Een burger moet erop kunnen vertrouwen dat de overheid kan uitleggen waarom zij een besluit heeft genomen. Een ambtenaar moet kunnen beschikken over de informatie die nodig is om zorgvuldig te handelen. Een bestuurder moet kunnen aantonen waarop keuzes zijn gebaseerd. En een burger heeft het recht om zijn overheid daarop aan te spreken.

Dat kan alleen wanneer de overheid haar eigen geheugen betrouwbaar beheert. De technologie om dat mogelijk te maken bestaat inmiddels. De kennis is beschikbaar. De urgentie is groter dan ooit. De uitdaging is nu om informatie weer te behandelen als wat zij altijd is geweest: het collectieve geheugen van de samenleving. Onze digitale erfenis, die we alsnog inzichtelijk, begrijpelijk en duurzaam toegankelijk moeten maken.

Vanuit die overtuiging is ArQiver verder uitgebouwd en intussen als werkende oplossing beschikbaar. Niet om nóg een archiefsysteem te leveren, maar als een hulpmiddel om de overheid haar geheugen terug te geven en de achterstanden in digitale archivering beheersbaar te maken.

Want een overheid zonder geheugen verliest haar verleden. En wie zijn verleden niet meer kent, kan het heden niet goed beoordelen en de toekomst al helemaal niet verkennen.

Misschien is dat wel de belangrijkste les van de digitale revolutie. De oudste taak van de overheid is nooit veranderd. Sinds de eerste beschavingen ontstonden, is zij verantwoordelijk voor het betrouwbaar vastleggen van de gebeurtenissen waarop een samenleving haar rechten, plichten en geschiedenis baseert. Daar ligt haar belangrijkste bijdrage aan de maatschappij.

Wanneer een overheid haar geheugen verliest, verliezen burgers uiteindelijk ook hun vertrouwen in dat – steeds digitaler – collectieve geheugen. En juist dat vertrouwen is de stille pijler onder iedere democratische rechtsstaat.

Dat mogen we als samenleving nooit laten gebeuren.

Door: Hans Timmerman (foto)