Defensie moderniseert SAP-implementatie voor toekomstbestendigheid

Gezien de huidige geopolitieke ontwikkelingen moet Defensie zich constant aanpassen en zich voorbereiden op vele scenario’s. Het belangrijkste hiervoor is dat de voornaamste hoofdtaak, het beschermen en verdedigen van het Nederlandse grondgebied, inclusief dat van het Caribische gedeelte van het Koninkrijk, en dat van zijn bondgenoten goed kan worden uitgevoerd.

Project Roger

De systeemlogistiek binnen Defensie moet hiervoor goed zijn voorbereid op al deze mogelijke (toekomstige) ontwikkelingen. Sinds 20 jaar wordt hiervoor SAP ERP-oplossingen gebruikt die op dit moment worden gemoderniseerd.

“We gebruiken SAP ERP binnen Defensie op grote schaal”, geeft Project Leader SAP S/4HANA - Lines of Business System Logistics and Defense & Security Joachim van de Weijden van het Ministerie van Defensie aan. “We hebben ongeveer 17.000 eindgebruikers en zetten het in voor finance, inkoop, supplychain, warehousing, onderhoud, transportmanagement en analytics. Dit voor de acht Defensie-onderdelen, waaronder de operationele commando’s en de ondersteunende diensten.”

Joachim van de Weijden

“De functionaliteit van SAP zit in de haarvaten van onze operationele en ondersteunende bedrijfsvoering. We maken er als organisatie dagelijks gebruik van. Het oude SAP ECC zette de business-continuïteit door beperkingen onder druk. Daarom stappen we nu met Project Roger in vijf jaar over naar de nieuwe standaard: S/4HANA.”

“Belangrijkste reden hiervoor is in de eerste plaats het verzekeren van de business-continuïteit. Met de modernisering willen we ervoor zorgen dat de gebruiksmogelijkheden van SAP ook in de toekomst zijn gegarandeerd.”

“In de tweede plaats moet de overstap naar S/4HANA ervoor gaan zorgen dat we het systeem kunnen uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan de toekomstige overgang naar de cloud, maar ook aan functionele uitbreidingen zoals Corporate Analytics, Disconnected Operations SAP Service and Asset manager voor mobiel werken, SAP Portfolio en Projectmanagement en Resource Scheduling for S/4HANA.”

Van der Weijden geeft aan dat dit laatste heel erg belangrijk is. “Wanneer we over systeemlogistiek praten, gaat het over het professioneel en integraal plannen van onderhoud van de (wapen)systemen op verschillende niveaus. Dit moet goed in orde zijn en we moeten altijd over de juiste informatie beschikken, omdat het direct raakt aan de belangrijkste kerntaak van Defensie.”

“Het maakt ook deel uit van onze visie van informatiegestuurd optreden voor ons operationele domein. Het gaat hierbij niet alleen om tactische informatie, maar ook over informatie over de beschikbaarheid en inzetgereedheid van mensen en middelen.”

SAP EAM en D&S

Voor het inzet-gereed en beschikbaar houden van de (wapen)systemen, implementeerde Defensie binnen Project Roger een tweetal nieuwe SAP-oplossingen: SAP Enterprise Asset Management (EAM) en de zeer specialistische SAP Defense & Security (D&S).

“Voor het doorgroeien in de EAM-functionaliteit waren er beperkte mogelijkheden. In de toekomst willen we een breder palet gebruiken. Denk aan ‘phase based maintenance’ en onderliggende modellen, maar ook ‘resource scheduling’ zodat we uiteindelijk efficiënter onderhoud kunnen plannen. Hierdoor gaat de beschikbaarheid van (wapen)systemen omhoog.”

”Dat we hiervoor ook weer bij SAP uitkwamen, is heel simpel. We werken al twintig jaar met SAP samen. Door nu SAP EAM te gebruiken zorgen we ervoor dat wij integraal informatie kunnen ontsluiten, de materiële, de personele gereedheid en de geoefendheid van personeel kunnen zien en daaruit afleiden of we helemaal (operatie) gereed zijn”, gaat Van der Weijden verder.

Aanvullende mogelijkheden SAP D&S

De speciale SAP D&S-oplossing biedt Defensie aanvullende mogelijkheden. “D&S is de opvolger van een eerdere specialistische SAP-oplossing en zorgt ook voor meer toekomstvastheid”, voegt SAP Managing Consultant Steven Bammens van Capgemini toe.

Steven Bammens

Van der Weijden licht toe: “Onder meer gaat het hierbij om interfacefunctionaliteit die interoperabiliteit met een NATO-systeem mogelijk maakt. Daardoor kunnen we samen met onze bondgenoten vanuit SAP sturen op het voorbereiden van operaties en de uitvoer daarvan.”

“Andere functionaliteit die wij via SAP D&S krijgen, is het mogelijk maken van zogenoemde ‘disconnected operations’. Hierbij kunnen we SAP in elke situatie, ook als we geen verbindingen met de ‘homeland SAP-omgeving’ hebben, in operationele situaties blijven gebruiken.”

Samenwerking met Capgemini

De implementatie voerde Defensie uit samen met onder andere Capgemini. “Onze eigen IT-organisatie kon de uitvoering van een dergelijke grote transitie niet aan, zodat we partners hebben gezocht”, aldus Van der Weijden. “Daarnaast is het heel lastig de echte Defensie-kennis van hoe de processen zijn ingericht om SAP goed te kunnen gebruiken - het gebruik op de werkvloer- te combineren met de behoeften van de beheerorganisatie. Daarvoor is een externe partij, zoals Capgemini, nodig die ervaring heeft met dit soort transformaties. Die samenwerking gaat op dit moment heel erg goed.”

Bammens:”We werken samen in multidisciplinaire of cross-functionele teams samen met de IT-afdeling van Defensie en de bedrijfsvoering. Voor de nieuwe toepassingen maken we onder meer proof of concepts van hoe die oplossingen in elkaar zitten, welke keuzes we hebben gemaakt en wat dat uiteindelijk betekent voor de beheerorganisatie.”

Minder maatwerk

“Een belangrijke doelstelling is om, volgens het clean-core beleid van Defensie, minder maatwerk te gebruiken en meer over te stappen naar standaarden”, vervolgt Van der Weijden. Het programma Roger is een echt transformatieprogramma waarin we met de bedrijfsvoering de overgang naar de nieuwe standaard S/4HANA mogelijk maken en de nieuwe functionaliteit ontsluiten.”

“Een belangrijk onderdeel van het transformatieprogramma zijn de verandermanagement activiteiten om opleidingsmateriaal creëren en de migratie uitvoeren.”

Eerste voordelen

De implementatie heeft al direct voordeel opgeleverd, stelt Bammens. “Inmiddels is door het hele programma heen al best wat maatwerk verwijderd. Dit maakt ook de stap naar de cloud al een stuk eenvoudiger. Daarnaast hebben we ook resultaten het in gebruik nemen van Extended Warehouse Management (EWM) en Transport Management bereikt.”

Van der Weijden nuanceert: “Als je naar puur SAP EAM kijkt, valt de vernieuwing voor ons op dit moment nog helaas wat tegen. Dit komt vooral dat de vernieuwing binnen EAM tegenvalt en er een aantal belangrijke functionaliteiten, zoals het phase-based maintenance-concept, te laat zijn geïntroduceerd om mee te kunnen nemen in dit programma. Dit zal later gebeuren in de doorontwikkeling van het programma.”

Toekomstige ontwikkelingen

Voor de toekomst kijkt Defensie naar de verdere doorontwikkeling. Bammens: “De doorontwikkeling van het programma staat voor medio 2026 gepland. Dit zal bestaan uit een aantal SAP-zaken, maar ook andere IT-roadmaps die daarmee te maken hebben. Denk daarbij aan echte intelligente oplossingen rondom assetmanagement, en performancemanagement.”

“We hebben binnen Defensie natuurlijk heel veel data en AI kan zeker helpen uit deze grote hoeveelheid data informatie te extraheren die we weer verder kunnen gebruiken. Een belangrijke stap hiervoor is de overgang naar SAP Analytics Cloud”, volgens Van der Weijden.

Tips

Beide heren hebben ook tips voor andere bedrijven. Bammens: “Het is heel belangrijk is een dergelijk complex proces goed voor te bereiden. Doe een goede analyse van hoe gebruikers met de tools omgaan en wat de invloed op de werkvloer is. Maak vroeg in het programma keuzes van wat je wel en niet doet. En heel belangrijk, betrek de eindgebruikers.”

“Werk samen met ervaren partners. Ook de samenwerking met SAP zelf hebben we als heel positief ervaren. Met hen hebben we bijvoorbeeld een contract afgesloten om te partneren en de ondersteuning te krijgen. Hiervoor zit Defensie soms met de ontwikkelaars direct aan tafel om te kijken wat er mis is en wat zij eraan kunnen doen”, besluit Joachim van der Weijden.