OLVG kiest voor nieuwe servers en storage voor patiëntinformatiesysteem

De fusie van twee ziekenhuizen brengt de nodige veranderingen met zich mee, zeker op ICT-gebied. Hewlett Packard Enterprise Platinum Partner AXEZ bood samen met ARP en HPE de beste server- en storageoplossing voor het patiëntinformatiesysteem Epic van OLVG. De partners zorgden voor een soepele implementatie en uitstekende service.

ICT van levensbelang
Onze Lieve Vrouwe Gasthuis en Sint Lucas Andreas Ziekenhuis zijn sinds juni 2015 samen OLVG: het grootste topklinisch ziekenhuis van Nederland met twee hoofdlocaties in Amsterdam, Oost en West. Gerard Heiner (rechts op de foto), Hoofd Automatisering bij OLVG, houdt zich bezig met alle ICT die binnen het ziekenhuis gebruikt wordt. Hij geeft aan hoe belangrijk ICT is voor OLVG: “Servers, storage, netwerk, interne en externe verbindingen, firewalls, VMware, Citrix, e-mail, Active Directory en functioneel beheer van enkele applicaties vallen onder de verantwoordelijkheid van mijn afdeling Onze medewerkers moeten betrouwbaar en eenvoudig kunnen werken met het systeem en dat kunnen ze nu, dankzij de nieuwe servers en storage. Tegenwoordig ondersteunt ICT het werk van de artsen helemaal bij het behandelen van de patiënt. Als de ICT niet werkt, kan de dokter niet werken, zo simpel is het. We hebben geen papieren dossiers in mappen meer. Het is óf de computer of niets. Hoe langer eventuele ICT-problemen bij ons voortduren, des te groter zijn de gevolgen. Daarom zorgen we ervoor dat alle automatisering hier zo soepel mogelijk werkt. Omdat ICT in hetzelfde rijtje staat als water en zuurstof: het is een primaire levensbehoefte voor onze organisatie.”

Totaalplaatje
Naast een eigen afdeling ICT wordt OLVG ondersteund door AXEZ, HPE Converged System Partner of the Year 2015. “De relatie tussen AXEZ en OLVG bestaat sinds eind 2013,“ licht René van Dop (links op de foto), Directeur van AXEZ, toe. “Om half zes op kerstavond hebben we de handtekeningen gezet onder onze eerste samenwerking, samen met ARP. Dat ging om een aanbesteding voor servers en storage van HPE, destijds nog voor het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis.” Heiner legt uit waarom de keuze op de combinatie HPE en AXEZ viel: “Natuurlijk was de prijs belangrijk, maar door de vele voordelen van de door HPE en AXEZ geboden oplossing, hoefden we niet lang na te denken over de overstap. Het was echt een goede aanbieding op gebied van hardware, kennis én service. Omdat het totaalplaatje klopte besloten we na twaalf jaar met een andere leverancier te hebben gewerkt, over te stappen op de oplossing van HPE. De aanbieding, de mensen die we gesproken hebben, de filosofie van AXEZ, de technologie die werd aangeboden en het servicepakket. Voor ons allemaal redenen om te kiezen voor een langdurige relatie met een nieuwe leverancier.”

Eén patiëntinformatiesysteem
Vanwege de ophanden zijnde fusie besloot OLVG om voor beide locaties hetzelfde patiëntinformatiesysteem te gaan gebruiken. De keuze viel op Epic, een wereldwijd bekend systeem uit de Verenigde Staten. Heiner: “Zo ondervindt de patiënt er geen hinder van dat hij in twee systemen staat. Hij kan gewoon van de ene naar de andere locatie en zijn röntgenfoto’s, afspraken en brieven van de arts staan centraal klaar in Epic. We hebben voor dit project een implementatietijd gehad van ruim een jaar. Er hebben in totaal meer dan honderd mensen aan gewerkt. Alle afdelingen moesten samen bepalen hoe ze gaan werken. Op de locatie West werkte men al met Epic, maar alle informatie van de locatie Oost moest gemigreerd worden. Inclusief alle systemen die hieraan gekoppeld zijn, zoals de eigen systemen van radiologie, laboratoria en de eerste hulp.” 

Strenge specificaties
De software moest moeiteloos draaien en de data moesten redundant worden opgeslagen. Daar lag de uitdaging voor OLVG, AXEZ en HPE, want Epic heeft hele strenge specificaties opgesteld voor de systemen die zij wel of niet ondersteunen. Van Dop: “Daardoor is Epic heel erg bepalend geweest in de configuratie van het server- en storagesysteem. Epic werkt met comfortlevels, waarmee ze aangeven hoe comfortabel het werkt met bepaalde configuraties die zij getest hebben. Daarbinnen heeft OLVG aangegeven minimaal comfortlevel 2 te willen voor maximale zekerheid. Toen we de configuratie samen rond hadden gemaakt, kwam HPE met de aanvulling dat ze ook alles met SSD-schijven konden leveren, wat nog betere prestaties zou opleveren. Qua snelheid betekent dit zeker comfort level 3. Omdat deze configuratie te nieuw was, had Epic dit nog nooit getest. Uiteindelijk gaven ze hun goedkeuring. Voor ons was heel fijn, want we wilden geen systeem neerzetten dat eigenlijk al verouderd was, ook al had de fabrikant die configuratie wel getest.” 

Meer voordelen
Naast de veel hogere snelheid en betere prestaties die de HPE hardware biedt, zijn er nog meer voordelen. Heiner: “Met de huidige oplossing hebben we minder stroom en koeling nodig. Tevens is onze footprint kleiner, omdat het aantal benodigde U’s flink minder is. Waar we vroeger kasten vol hadden staan met servers, is het nu een bodempje. Dankzij de SSD-schijven is alles kleiner én sneller geworden. De migratie ging heel goed. De nauwe samenwerking tussen onze ICT’ers en die van AXEZ zorgde ervoor dat alles snel, soepel en volgens planning verliep.” 

Snelle service
HPE biedt dankzij de Proactive Services zo’n hoge mate van service dat OLVG er zelf eigenlijk geen werk meer aan heeft. Heiner: “Dat werkt heel erg goed. Voorheen moesten we altijd zelf bellen en van alles opsturen voordat we geholpen werden. Nu komen we ’s ochtends binnen en dan vinden we bij wijze van spreken de harddisk al op ons bureau. Mét een melding in de mail dat er iets kapot is gegaan en dat de monteur onderweg is. Dat geeft echt een veel beter gevoel dan dat je het achteraf zelf allemaal moet regelen.”