TUC Rail digitaliseert tijdrovende processen met Mendix low-code

TUC RAIL is een dochteronderneming van de Belgische spoorwegbeheerder Infrabel, en is verantwoordelijk voor onder andere het ontwerp, de planning en realisatie van projecten voor de Belgische spoorweginfrastructuur. Voor de realisatie van projecten werkt TUC RAIL samen met verschillende aannemers, waarbij het als opdrachtgever verantwoordelijk is voor tijdige en correcte registratie van de activiteiten en materiaalgebruik op de tientallen verschillende bouwplaatsen die het beheert.

Bijna een vijfde van de tijd kwijt aan registraties

Uit een audit bleek dat dit registratieproces veel tijd kostte. “Het bijhouden van de registratie nam bijna twintig procent van de tijd van de verantwoordelijke medewerkers in beslag,” zegt Michael Cox, IT service manager bij TUC RAIL. “De informatie werd in Excel ingevoerd, gemaild, weer overschreven en kende verschillende templates per project. Foto’s en video’s werden met een telefoon gemaakt en naar een computer gestuurd om het daar in te voegen in hetzelfde Excel-bestand. De registratie nam daardoor veel tijd in beslag en de database was lastig te doorzoeken.”

TUC RAIL besloot daarop dit proces te stroomlijnen volgens drie belangrijke uitgangspunten: foto’s en video’s moeten direct op de juiste plek kunnen worden toegevoegd, de informatie moet altijd en overal toegankelijk zijn en de gegevens moeten ingezet kunnen worden voor rapportages en strategische inzichten.

Bewuste keuze voor low-code

Voor het ontwikkelen van de oplossing koos TUC RAIL na een aanbesteding voor Mendix-partner delaware. Cox: “We kozen bewust voor low-code. Bij veel SaaS-platformen ben je één van de vele klanten en moet je lang wachten op gevraagde aanpassingen. Omdat wij projectleider zijn willen we de volgorde en prioriteit in een ontwikkeltraject kunnen bepalen, zodat we werken op een manier die aansluit bij onze behoeften en processen. Dat is met low-code veel beter mogelijk.”

Matts Devriendt, solution lead low-code & automation bij delaware: “Het is bijzonder om te zien hoe snel de klant de low-code denkwijze omarmde. Dit resulteerde in het bouwen en uitrollen van een app voor het meest tijdrovende proces in minder dan een jaar. Een enorme hoeveelheid tijd is vrijgekomen en de geregistreerde data is doorzoekbaar geworden, wat leidt tot betere analyses. Daarbij bleek het Mendix-platform de beste keuze voor de digitalisering van dit kernproces, dankzij de robuuste en verregaande ondersteuning voor een groot aantal gebruikers en gegevens. Mendix maakte het ook mogelijk om stapsgewijs nieuwe functionaliteiten op te leveren, zodat de applicatie heel snel in de praktijk kon worden getest. Het toont de kracht van low-code en hoe het organisaties kan helpen bij het stroomlijnen van tijdrovende processen.”

Minimum viable product binnen drie maanden gebouwd

Delaware ontwikkelde binnen drie maanden een ‘minimum viable product’ dat op drie bouwplaatsen werd getest. Na uitgebreid testen en verschillende iteraties is de definitieve versie van de app in tien maanden tijd ontwikkeld, deze zal door zo’n 350 gebruikers op meerdere locaties gebruikt worden.

“Het is fantastisch hoe de app is meegegroeid met de feedback van de collega’s die hier dagelijks mee werken”, aldus Cox. “Dankzij de modulaire werkwijze was het heel eenvoudig om hun suggesties te verwerken in de app. Naast de forse tijdsbesparing krijgen we nu bijvoorbeeld inzicht in problemen die bepaalde bouwmachines kunnen veroorzaken, wat helpt om onze bestekken beter te schrijven. Ook krijgen we per aannemer en bouwplaats inzicht in de resultaten en kunnen we die met elkaar vergelijken. Die informatie is nu gestructureerd, doorzoekbaar en helpt ons om strategische, datagedreven beslissingen te nemen.”

Na de succesvolle lancering onderzoekt TUC RAIL de mogelijkheden om de app in andere onderdelen van de organisatie in te zetten. Cox: “Het framework dat we hebben neergezet met deze app, en het succes dat we in korte tijd met low-code hebben weten te boeken maakt dat er binnen de organisatie veel interesse is voor het automatiseren en stroomlijnen van verschillende tijdrovende processen.”