Gartner: Hoge werkdruk accountants leidt tot financiële fouten

Dit blijkt uit onderzoek van Gartner onderzoek onder 497 personen die actief zijn als financial controller. De fouten houden onder meer verband met de hoge werkdruk die veel financial controllers ervaren. "Hoewel capaciteitsproblemen niet nieuw zijn in de accountancy, blijft de vraag naar de capaciteit van het personeel stijgen. In de afgelopen drie jaar meldt 73% van de accountants dat hun werkdruk is toegenomen als gevolg van nieuwe regelgeving, en 82% zegt dat de economische volatiliteit de eisen voor hun werk heeft doen toenemen”, zegt Mallory Barg Bulman, senior director research bij de Gartner Finance-praktijk. “Als deze financiële en regelgevende druk blijft toenemen, zoals de geschiedenis suggereert, zullen de toch al beperkte capaciteiten van accountants verder worden uitgerekt en zullen de foutenpercentages toenemen.”

Accountants zijn in het onderzoek gevraagd hoe vaak zij of hun collega's veelvoorkomende fouten maakten. Denk daarbij aan fouten die te wijten zijn aan handmatig werk, automatisering, fouten gemaakt door andere interne zakenpartners, onvoldoende beoordeling, het heropenen van boeken, verkeerde interpretaties of overbelasting door volume/complexiteit. “Financiële fouten kunnen tastbare zakelijke gevolgen hebben. Wanneer accountants fouten maken – en die fouten vinden hun weg in de maand- of kwartaalafsluiting – kan het bedrijf zakelijke beslissingen nemen op basis van onjuiste gegevens of, erger nog, onnauwkeurige financiële overzichten uitbrengen”, aldus Bulman.

Tech helpt foutpercentage te verlagen

Pogingen om de capaciteit te vergroten door middel van financiële technologie hebben niet de verwachte winst opgeleverd. Gezien het belang van technologie voor het vermogen van het accountingteam om fouten te verminderen, brachten Gartner-experts in kaart wat de technologische resultaten verbetert.

“Het valt op dat indien gebruikers blijk gaven van acceptatie van de technologie die ze in de boekhouding gebruikten, ze deze veel effectiever gebruikten, capaciteitsverbeteringen realiseerden en aanzienlijk minder fouten maakten”, aldus Bulman. “Het is beter om minder technologie te hebben met een personeelsbestand dat deze accepteert dan om de allernieuwste technologie en resistente werknemers te hebben.”

Vier elementen

Acceptatie van technologie wordt in deze context gedefinieerd door vier elementen. Gebruikers moeten het gemakkelijk in gebruik vinden, eenvoudig te leren, gemakkelijk kunnen aanpassen aan hun gebruiken, en alle informatie die gebruikers nodig hebben in één oogopslag weergeven. Bedrijven die digitalisering en daarbij hoogwaardige technologie omarmen zien het aantal financiële fouten met 75% teruglopen.

“In dit onderzoek was 73% van de accountants van mening dat de technologie die voor hen beschikbaar was een of meer van de vier acceptatie-elementen mist”, zegt Bulman. “De boekhoudfuncties die erin slagen technologieacceptatie op te bouwen, beschikken niet noodzakelijkerwijs over verschillende technologie: het opbouwen van acceptatie heeft meer te maken met het invoeren van praktijken die het personeel in staat stellen technologie als gebruiksvriendelijk en behulpzaam te ervaren.”

Drie best practices

Gartner-experts bevelen drie best practices aan om de acceptatie van technologie te vergroten:

• Neem gestructureerde feedback van het personeel op bij het testen van leveranciers en geef prioriteit aan technologische verbeteringen.
• Vervang oud gedrag door nieuw gedrag en vertrouw op vast personeel dat u de weg wijst.
• Zorg voor transparantie over fouten en het oplossen van fouten.

“Gezien het potentieel van technologieacceptatie om het foutenpercentage in de boekhouding terug te dringen, moeten controllers ervoor zorgen dat ze de niveaus van acceptatie in hun functies begrijpen en deze waar nodig verbeteren”, aldus Bulman.

Meer informatie is voor klanten van Gartner beschikbaar in 'Reduce Accounting Errors by Building Finance Technology Acceptance'. Niet-klanten kunnen de hoogtepunten van de Gartner CFO Conference terugkijken.