IBM FileNet speelt belangrijke rol bij Generiek platform Document- en Archiefbeheer Belastingdienst

Het Adviescollege maakt zich naar aanleiding van het onderzoek zorgen of het project tot een succesvolle doorstart van de ontwikkeling komt. Het Adviescollege heeft hiervoor de volgende redenen:

• Er is nog geen eenduidigheid over de oplossingsrichting. Dit komt omdat het de Belastingdienst enerzijds niet lukt om te komen tot een eenduidig programma van eisen en anderzijds niet lukt om tot een eenduidige technische invulling voor het project te komen.
• De projectorganisatie vult de voorwaarden voor een doorstart niet in. Zo zorgt het project niet voor een effectieve voortbrenging. Daarnaast overweegt het project het meest voor de hand liggende scenario niet, namelijk het doorontwikkelen op basis van het beschikbare en werkende bouwblok voor document- en archiefbeheer binnen de Belastingdienst.

Om te zorgen dat een doorstart van GDA op korte termijn mogelijk wordt, adviseert het Adviescollege om een realistische koers in te zetten, waarbij gebruik gemaakt wordt van de aanwezige kennis en ervaring bij de Belastingdienst:

1. Ontwikkel stapsgewijs verder op basis van het bestaande bouwblok voor document- en archiefbeheer. Sluit zo snel mogelijk een afdeling aan en ontwikkel in samenspraak met aansluitende afdelingen een beheersbaar basisdienstenaanbod van het GDA.
2. Vul de voorwaarden voor een succesvolle doorstart in door een aantal stappen te zetten. Voer op korte termijn verbeteringen door in de aanpak en besturing van het project, zodat aan de voorwaarden voor succesvolle doorontwikkeling en goede ondersteuning voor aansluitende afdelingen wordt voldaan.

Op korte termijn zijn verbeteringen door in de aanpak en besturing van het project, zodat aan de voorwaarden voor succesvolle doorontwikkeling en goede ondersteuning voor aansluitende afdelingen wordt voldaan. De volgende stappen zijn:

Wijzig de samenstelling van het projectteam naar een multidisciplinair team waarin alle benodigde expertise aanwezig is op het gebied van archiefbeheer en -regelgeving, documentbeheer, het bouwblok, IBM FileNet, ICTinfrastructuur en interfaces naar aansluitende afdelingen. Maak dit team verantwoordelijk voor het resultaat en geef het mandaat voor de gehele voortbrenging van GDA.

Binnen veel betrokken afdelingen van de Belastingdienst werken medewerkers die ervaring hebben met zowel documentmanagement en archiveren, als met de IBM FileNet-oplossing. Maak maximaal gebruik van deze expertise. Ga na op welke kennisgebieden externe inzet de realisatiesnelheid kan verhogen.

Stel een inhoudelijk sterke en resultaatgedreven projectleider aan die ervaring heeft met de organisatorische complexiteit van de Belastingdienst.

Leg het opdrachtgeverschap bij de directeur-generaal Belastingdienst. We kunnen ons voorstellen dat deze het gedelegeerd opdrachtgeverschap
neerlegt op directeurenniveau bij een directie die niet alleen ervaring heeft met de organisatorische en technische complexiteit die het ontwikkelen van een generiek platform met zich meebrengt, maar ook kan omgaan met de bestuurlijke en politieke druk. Gezien de aanwezige inhoudelijke kennis en de directe contacten met aansluitende afdelingen vinden wij de directie IV het meest voor de hand liggen. Zorg voor voldoende mandaat.

Zorg dat de betrokkenheid van de aansluitende afdelingen wordt verhoogd zodat zij tijdig kunnen anticiperen op projectactiviteiten die van invloed zijn op het aansluitproces. Zorg tenminste dat aansluitende afdelingen vertegenwoordigd zijn in stuurgroep.

Lees de reactie van de minister op het BIT-advies project Generiek platform Document- en Archiefbeheer.