BAM zet stap naar de toekomst met payroll-module SAP SuccessFactors Employee Central

De salarisadministratie binnen de Human Resources (HR)-afdeling van bouwconcern BAM werkte al jaren met een verouderd payrollsysteem dat dringend aan vervanging toe was. Toen bekend werd dat de ondersteuning van dit payrollsysteem stopte, werd het tijd voor een nieuw systeem.

“BAM is een bedrijf met een lange historie en heeft vele overnames gedaan. Hierdoor hebben we in Nederland en de andere landen waar we actief zijn meerdere payroll systemen. Dit was voor BAM natuurlijk niet ideaal”, zegt Jeroen Sanders van BAM.

“We hadden met SuccessFactors al de basis gelegd zodat we een centrale basisadministratie hadden voor alle medewerkers in alle landen. Dit is belangrijk omdat we ons als bedrijf sneller moeten kunnen aanpassen aan een snel veranderende wereld. Met payroll maken we nu de volgende stap van standaardisatie.

“Andere zaken die meespelen, zijn het versimpelen en standaardiseren van processen, selfservice en het meer datagedreven aansturen van onze HR-werkzaamheden.”

SAP SuccessFactors Employee Central

Uit het selectietraject kwam de payroll-module voor SAP SuccessFactors Employee Central als beste uit de bus. Jeroen Sanders: “Een SaaS-platform is een standaardpakket dat je inricht naar je eigen wensen. Dit kwam overeen met onze visie. Deze visie is dat het systeem dat we hiervoor nodig hebben werkt en gewoon goed en solide is. Dus kiezen voor bewezen standaarden uit de markt.”

“BAM werkt sinds 2017 met SAP SuccessFactors en heeft daarvoor module voor module live gebracht. Deze selectie kwam echt vanuit HR. Je ziet hierbij ook de kracht van dit platform: het maakt geïntegreerde processen mogelijk. Bijvoorbeeld dat je na een beoordeling op basis van de salarisgegevens automatisch de salarisverhoging uitrekent en die automatisch toepast in de payroll. Vroeger gebeurde dit in Excel en moest je handmatig checken of alles wel klopte.”

“We ontlasten hiermee de medewerkers volledig in hun dagelijkse werk, zodat ze zich op hun eigen werk kunnen focussen en minimaal tijd besteden aan randprocessen als urenregistratie, verlof opnemen of je gegevens aanpassen. Voor medewerkers moet het registeren en uitbetalen van de uren na een lange werkdag gewoon vlekkeloos verlopen.”

Implementatietraject met Strada

Voor de implementatie van de nieuwe payroll-module zocht BAM een partner met een bewezen integratie in SAP SuccessFactors. “We wilden een oplossing waarmee we eigenlijk vanuit één user-interface konden werken en real-time inzicht hadden in de salarisverwerking. Payroll draait elke dag en niet alleen aan het einde van de maand”, gaat Jeroen Sanders verder. “Verder wilden we pieken in de maandelijkse salarisverwerking voorkomen. Hierdoor kan het payrollteam efficiënter werken en is er veel meer controle.”

“We hebben eerst een Request for Information (RFI) uitgestuurd naar vier partijen en daar is vanwege de aanpak en prijs Strada uitgerold. We zijn vervolgens begin januari 2024 van start gestart en binnen 12 maanden live gegaan.”

Dennis van de Stolpe van Strada voegt toe: “Vanuit Strada doen wij veel van dit soort selectietrajecten. Bij BAM zagen wij een gedegen voorbereid traject met goede deep dives. Er zat een echte verdieping in, ook op basis van het bestek dat ze hadden opgesteld.”

“BAM had ook een goede inschatting van de duur van het project, waardoor de juiste mensen en de fasering goed op elkaar aansloten. Zo’n goede samenwerking is, zeker bij dit soort payroll-projecten, heel belangrijk. Vooral op momenten wanneer dat nodig is met elkaar naar oplossingen zoekt, in plaats van naar elkaar te wijzen.”

Jeroen Sanders: “Ik zocht een partner die ons op sleeptouw nam, ons bij de les en elkaar scherp hield. Het was natuurlijk ook voor Strada belangrijk dat wij onze deadlines haalden en andersom ook. Dan zit je er ook echt gezamenlijk in. En het helpt enorm als er goede menselijke verhoudingen zijn. Die klik was er vanaf het begin. Gewoon de mouwen opstropen en recht door zee. Dat past bij ons als bouwbedrijf.”

Implementatiefases

Het hele implementatieproject verliep in een aantal fases. Dennis van de Stolpe:”Het startte met een ontwerpfase met workshops, vervolgens de bouwfase en uiteindelijk ga je de testfase in.”

Jeroen Sanders voegt toe: “We hadden zelf onze projectstartarchitectuur al staan. Hoe past payroll in ons eigen IT-landschap. Het systeem moet immers integreren met andere systemen, zoals pensioenfondsen, de Belastingdienst of banken. Hiervoor hadden we een eigen architectuur- en integratieteam, zodat Strada zich op de payroll-implementatie kon richten.”

“We hebben een aantal maanden getest. Kloppen alle basissalarissen? We hebben ook een run gedaan met alle variabelen uren van één maand. We vergeleken ons productiesysteem met ons testsysteem of we verschillen kunnen verklaren en of het klopte op basis van de inrichting. Daarna zijn we live gegaan. Zowel het BAM payrollteam als het IT-beheerteam waren vanaf het begin betrokken zodat het beheer soepel verliep en daarbij hadden we 3 maanden hypercare met Strada op de werkvloer. Zodat wanneer er zaken misgingen, deze direct konden worden aangepakt.”

Voordelen

De payroll-module in SAP SuccessFactors Employee Central draait bij BAM nu bijna een jaar en de eerste duidelijke voordelen zijn merkbaar. Jeroen Sanders vervolgt: “We hebben minder mensen nodig voor de payroll-taken. Er is ook minder piekbelasting, omdat het werk nu over de hele maand wordt verdeeld.”

“Daarnaast zijn nu alle systemen met de master data aan elkaar gekoppeld. Alles is SAP. Het zorgt ervoor dat we strikter onze processen kunnen doorvoeren en hanteren we een striktere governance op data.”

“Het systeem werkt bovendien naadloos samen met andere SAP-producten, zoals de mobiele SAP SuccessFactors-app. In deze app kunnen de BAM-medewerkers nu vrij eenvoudig hun laatste salarisbetaling bekijken, zonder hun salarisstrookje te openen. Ook kan je hieruit heel makkelijk andere zaken regelen, zoals verlof aanvragen.”

“Andere voordelen die we merken, zijn onder meer dat een datadump mogelijk is -dat kon niet in het oude systeem- en dat we via API’s nieuwe technologie kunnen koppelen. Omdat het in een SAP-datacenter draait, voldoet het aan de AVG en hoeven we zelf geen back-ups te maken.”

“De implementatie is zo’n succesverhaal, dat ook de vestiging van BAM in het Verenigd Koninkrijk gaat overstappen. Dit succes heeft hen overtuigd om op dezelfde manier te gaan werken.”

Toekomstige ontwikkelingen

Op dit moment is het stabiliseren van de werking van het nieuwe payroll-systeem nog de belangrijkste prioriteit voor BAM. Wel geeft Jeroen Sanders aan dat hij, naast de komende uitrol in het VK, ook naar de toekomst kijkt. “We zijn technisch al bezig met het installeren van SAP’s GenAI-assistent Joule. Daarmee kunnen medewerkers straks vragen stellen over hun loonstrook”

“Een andere mogelijke verrijking is uitbreiding van dashboarding of (externe) rapportage verplichtingen. Je krijgt als bedrijf natuurlijk steeds meer eisen waarop je moet rapporteren.”

Pijnloos en snel

“Een implementatietraject zoals wij het hebben uitgevoerd, is eigenlijk een verblijf in de tandartsstoel. Niemand vindt het fijn, maar het moet. Als het maar pijnloos en snel is, en je opgelucht weer uit de stoel stapt”, besluit Jeroen Sanders.