Microsoft Exchange Auto-Archiving biedt soelaas tegen volle mailboxen

De uitrol van Auto-Archiving voor alle openbare clouds is gepland voor oktober 2025, met overheidsclouds die volgen in november.

Tot nu toe vertrouwden veel organisaties op tijdgebaseerde archiveringsbeleidsregels (MRM policies), waarbij items pas naar het archief werden verplaatst nadat ze een vaste leeftijd hadden bereikt (bijvoorbeeld twee jaar). Echter, door de toenemende stroom van grote bijlagen, geautomatiseerde meldingen en nieuwe AI-gegenereerde content (zoals Copilot-notities), kunnen mailboxen sneller dan verwacht vol raken. Dit kan leiden tot onverwachte functionele verliezen, wat de bedrijfscontinuïteit direct schaadt.

Een nieuwe aanpak

Als antwoord op de vraag van klanten naar een proactieve, geautomatiseerde ruimtebeheerfunctie, introduceert Microsoft nu een drempelgebaseerde archivering.

Zodra het gebruik van de primaire mailbox de 90% van de quotumlimiet nadert of overschrijdt, treedt Auto-Archiving in werking. De Managed Folder Assistant van Exchange Online begint automatisch met het verplaatsen van de oudste items naar het online archief van de gebruiker. Dit proces stopt pas wanneer het mailboxgebruik onder de kritieke drempel van 90% zakt.

Deze nieuwe functie fungeert als een noodmechanisme dat tijdelijk de huidige archiveringsregels overschrijft om onmiddellijke verstoring van de mailstroom te voorkomen. Hetzelfde concept is ook van toepassing op de map met herstelbare items (Recoverable Items of 'Dumpster'), wanneer deze zijn quotum nadert.

Belangrijke details en uitzonderingen

• Voorwaarde: Auto-Archiving werkt alleen als er al een online archiefmailbox voor de gebruiker is ingesteld en er nog opslagcapaciteit in dat archief beschikbaar is.
• Geen override van beveiliging: De functie respecteert de bestaande tag "Never Move to Archive". Items of mappen met dit label worden overgeslagen.
• Compliance blijft gegarandeerd: Zelfs wanneer een mailbox onder een Retention Hold staat (wat normaal gesproken archivering opschort), wordt Auto-Archiving nog steeds toegestaan. Dit is om een kritiekvolle mailstroomverstoring te voorkomen; de data wordt verplaatst, maar niet verwijderd, waardoor de compliance gehandhaafd blijft.
• Uitschakelen niet mogelijk: Microsoft benadrukt dat het niet mogelijk is om deze drempelgebaseerde Auto-Archiving uit te schakelen, omdat het een essentieel beveiligingsmechanisme is om storingen te voorkomen.

Voor transparantie worden gedetailleerde diagnostische logboeken bijgehouden in de Exchange Online Shell, zodat beheerders kunnen zien wanneer en waarom Auto-Archiving is geactiveerd.