JDE Peet’s zet stap richting AI-gedreven declaraties

“Het systeem ondersteunt onze medewerkers bij het boeken en betalen van reizen, verblijf en andere zakelijke uitgaven. Wereldwijd werken zo’n 3.000 tot 4.000 medewerkers frequent met deze oplossing.”

JDE Peet’s gebruikt SAP Concur in ongeveer veertig markten, verspreid over alle continenten. De schaal waarop het bedrijf opereert zorgt voor een complexe omgeving, met uiteenlopende wet- en regelgeving per land. “De wereld verandert continu,” vertelt Van Sliedregt. “Andere landen stellen nieuwe eisen, de Europese Unie introduceert nieuwe digitale richtlijnen, en we moeten voortdurend bijsturen om compliant te blijven.”

Een concreet voorbeeld is Frankrijk, waar digitale kopieën van bonnetjes niet automatisch als wettig document gelden. SAP Concur werkt met een gecertificeerde oplossing die door de Franse overheid wordt erkend. “Daardoor krijgt een ingescande bon een ‘blauw vinkje’ en is die juridisch geldig,” licht de vertegenwoordiger van SAP Concur toe. “Dit soort innovaties zorgen ervoor dat bedrijven niet telkens zelf complexe compliance-oplossingen hoeven te ontwikkelen.”

Efficiëntie

Hoewel reizen voor JDE Peet’s geen kernactiviteit is – de focus ligt op het produceren en verkopen van koffie en thee – wil het bedrijf de processen rond reizen en declaraties zo efficiënt mogelijk houden. “Het is een ondersteunend proces, dus het moet zo weinig mogelijk tijd, geld en moeite kosten voor onze medewerkers,” aldus Van Sliedregt.

De organisatie werkt al meer dan tien jaar met SAP Concur en heeft de oplossing voortdurend doorontwikkeld. “We kijken steeds wat er nieuw is, wat voor ons relevant is en wat nog even kan wachten. Zo proberen we het proces telkens iets efficiënter te maken, zowel voor de reiziger als voor de manager die moet goedkeuren.”

Voorspellen

Een belangrijk doel voor JDE Peet’s is de verschuiving van after the fact-controle naar before the fact-analyse. Van Sliedregt: “De grootste uitdaging is dat de meeste controles pas achteraf plaatsvinden, als de kosten al gemaakt zijn. Wij willen die controles naar voren halen, zodat we op het moment van boeken of betalen kunnen signaleren of iets compliant is.”

Het bedrijf werkt met een wereldwijd creditcardprogramma. Dat maakt realtime-controle extra relevant. “Als achteraf een transactie non-compliant blijkt, kunnen we die niet blokkeren omdat de card provider centraal betaald wordt,” legt hij uit. “Daarom willen we voorafgaand aan de transactie meer checks uitvoeren, zodat we fouten en herstelwerk achteraf voorkomen.”

AI

Binnen dat streven naar efficiëntie experimenteerde JDE Peet’s met AI. Een intern team ontwikkelde een pilot met een chatbot die veelgestelde vragen van medewerkers over beleid en declaraties kon beantwoorden. “We merkten dat ons centrale supportteam wereldwijd veel tijd kwijt was aan herhalende vragen,” vertelt Van Sliedregt. “De chatbot kon dat deels overnemen, zodat we ons konden richten op complexere vraagstukken.”

De pilot verliep succesvol, maar leidde ook tot nieuwe inzichten. “We kregen vanuit IT-governance terecht de vraag om AI-initiatieven meer centraal te trekken,” zegt hij. “De kennis en data die we in de pilot hebben opgebouwd, willen we nu integreren in de bredere IT-oplossingen binnen JDE Peet’s. Het gaat ons niet om de chatbot zelf, maar om de kennisbasis die we hebben opgebouwd.”

Data

De volgende stap is het benutten van data voor predictive analytics. JDE Peet’s wil datasets uit SAP Concur combineren met gegevens van reisagenten en andere SAP-systemen om beter onderbouwde beslissingen te kunnen nemen.

“Een manager krijgt nu vaak een reisaanvraag zonder volledig beeld,” zegt Van Sliedregt. “Er is geen directe businesscase, geen inzicht in eerdere reizen of in wat er nog gepland staat. Door data te combineren kunnen we managers helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Dat maakt goedkeuringen objectiever en transparanter.”

SAP Concur ziet die ontwikkeling ook als een logische evolutie. “AI-tools kunnen bijvoorbeeld direct berekenen wat de verwachte kosten van een reis zijn, op basis van actuele vlucht- en hoteldata,” zegt Edwin Gabriëls, Solution Advisor bij SAP Concur. “Zo ontstaat een ‘informed approval’ zonder dat de medewerker extra stappen hoeft te zetten.”

Standaardisatie

De integratie van verschillende databronnen blijft een uitdaging. “Je hebt altijd meerdere partners nodig,” benadrukt Van Sliedregt. “SAP Concur is één onderdeel, maar we werken ook met verschillende creditcardproviders, reisagenten en lokale leveranciers. Niet iedereen zit overal ter wereld, dus we hebben te maken met uiteenlopende setups en regelgeving.”

Daarom is standaardisatie de eerste stap. “Waar we kunnen standaardiseren, moeten we dat doen. Vanuit die basis kunnen we verder bouwen – eerst in prioriteitsmarkten, daarna breder. Het doel is één samenhangend dataplatform waarop we analyses kunnen draaien.”

Gebruikerservaring

De toepassing van AI in SAP Concur sluit aan bij de bredere visie van SAP op geïntegreerde bedrijfsprocessen. “Concur is één van de applicaties binnen de SAP Business Suite,” aldus Gabriëls. “Met AI-agents en predictive analytics worden processen steeds slimmer en meer proactief.”

Volgens Van Sliedregt betekent dat een verschuiving in de manier waarop gebruikers met het systeem omgaan: “In plaats van zoeken ga je straks gewoon vragen stellen aan het systeem. Je vraagt bijvoorbeeld of een hotel beschikbaar is, of een proces goed loopt, en krijgt direct antwoord. De mens blijft creatief beslisser, maar de uitvoering wordt ondersteund door AI.”