President Safety maakt logistiek en databeheer efficiënter met SAP

Het bedrijf, opgericht in 2016 door een team van ervaren professionals uit de PBM-sector, levert via wederverkopers een breed assortiment veiligheidsproducten. Dit omvat onder meer handschoenen, schoenen, brillen en helmen voor klanten in de industrie, food- en agrarische sector. Met vestigingen in Spijkenisse (hoofdkantoor) en Oud-Gastel (magazijn van 5.500 m²) is President Safety een gevestigde naam in de Benelux.

Snelle levering garanderen

De modernisering van het ERP-systeem ondersteunt de ambitie van het bedrijf om snelle levering te blijven garanderen. “En daarin speelt SAP een cruciale rol”, zegt Robert Jan van Duijne, SAP Implementation Manager bij President Safety. Het bedrijf werkte sinds 2018 met SAP S/4HANA 1709 in een private cloudomgeving. “We waren destijds een van de eerste bedrijven in Nederland die de overstap van ECC naar S/4HANA maakte”, vertelt Van Duijne. “Maar na vijf jaar merkten we dat de technologie om ons heen snel was doorontwikkeld. De nieuwe S/4-versies boden een moderne interface, meer standaardfunctionaliteit en betere rapportagemogelijkheden.”

Het bedrijf stond voor een keuze: upgraden binnen de bestaande private omgeving, of volledig overstappen naar SAP S/4HANA Public Cloud. “We hebben beide scenario’s uitgebreid onderzocht, inclusief de financiële businesscase die SAP samen met ons opstelde”, legt Van Duijne uit. “De conclusie was duidelijk: public cloud bood ons niet alleen de nieuwste technologie, maar ook voorspelbare kosten en minder afhankelijkheid van externe consultants.”

In recordtijd geïmplementeerd

Samen met SAP-partner Quinso startte President Safety op 1 maart 2025 met de implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud. Na exact vier maanden – op 1 juli – ging de nieuwe omgeving succesvol live. Roel Reimink en Mark Kokkeler van Quinso trokken het project als externe consultants.

Dat traject verliep volgens Reimink uitzonderlijk soepel. “President Safety had een helder doel en een klein, gemotiveerd team. Dat maakte snel schakelen mogelijk. We hebben gekozen voor een fit-to-standard-aanpak: zoveel mogelijk gebruikmaken van de best practices in de cloud en maatwerk vermijden.”

De schouders eronder

Dat de implementatie in recordtijd verliep, had ook alles te maken met de manier van samenwerken. “We hebben met z’n allen echt de schouders eronder gezet”, vertelt CEO Alexander Nijs. “Zowel bij ons als bij Quinso gold: als er iets moest gebeuren, stond iedereen direct klaar. Die mentaliteit maakte dat we in korte tijd veel konden bereiken.”

SAP Implementation Manager Robert Jan van Duijne vult aan: “We hadden meteen een klik met Quinso. We zijn hetzelfde type mensen: nuchter, betrokken en met een no-nonsensementaliteit. Dat gedeelde DNA zorgde voor vertrouwen en energie in het project. Iedereen trok aan hetzelfde touw.” Ook aan Quinso-zijde was de waardering groot. “Het was een van de leukste projecten die ik tot nu toe heb gedaan,” zegt consultant Roel Reimink. “Met zo’n team kun je bergen verzetten.”

Sneller schakelen

Iedere dag ervaren de medewerkers én de klanten van het bedrijf de voordelen van de cloudmigratie. Bijvoorbeeld bij het actualiseren van de webshop, een belangrijk verkoopkanaal voor President Safety voor erkende wederverkopers. “In onze oude omgeving was het lastig om productdata snel te actualiseren of nieuwe velden toe te voegen”, vertelt Van Duijne. “We moesten daarvoor telkens onze partner inschakelen. Dat kostte tijd én geld.”

Met de nieuwe cloudomgeving is dat verleden tijd. “Nu kunnen we zelf sneller schakelen. Nieuwe productinformatie of prijsaanpassingen zijn vrijwel direct zichtbaar voor klanten”, zegt Van Duijne. “De integratie tussen SAP en de webshop is stabieler en efficiënter. Het berichtenverkeer is met een factor tien afgenomen.”

Datakwaliteit sterk verbeterd

Ook de datakwaliteit is sterk verbeterd. “Het uploaden en synchroniseren van artikeldata verloopt nu gestructureerder en veiliger”, vult Reimink aan. “De controlemechanismen in SAP zorgen ervoor dat fouten direct zichtbaar zijn.”

Het effect is merkbaar: inmiddels wordt 25% van alle orders volledig automatisch via de webshop geplaatst. “Dat scheelt enorm veel telefoontjes en handmatige verwerking”, constateert Van Duijne tevreden. “Klanten kunnen nu realtime zien welke producten op voorraad zijn, inclusief gebruiksaanwijzingen, technische specificaties en aanvullende foto’s. Dat verhoogt de service én vermindert fouten in de orderverwerking.”

Groeiambities

Het vernieuwingstraject past bovendien bij de stevige groeiambities van President Safety. “We willen jaarlijks 15% groeien”, zegt Nijs. “Dan moet je iedere vijf jaar verdubbelen. Onze nieuwe SAP-omgeving kan die groei moeiteloos ondersteunen.”

Het bedrijf kan eenvoudig nieuwe gebruikers toevoegen, buitenlandse vestigingen aansluiten en interfaces met externe systemen uitbreiden. “De cloud biedt ons de flexibiliteit om snel te schalen zonder dat we een groot IT-team nodig hebben”, zegt Van Duijne. “We hebben geen interne ABAP-ontwikkelaars; alles wat we nodig hebben zit standaard in het systeem.”

Daarnaast vormt de implementatie het fundament voor verdere digitalisering. “Met SAP BTP kunnen we onze data ontsluiten voor rapportages en dashboards”, legt Nijs uit. “Daarmee creëren we realtime inzicht in verkoop, logistiek en voorraad. Dat maakt besluitvorming sneller en beter onderbouwd.”

Focus op AI

De komende periode wil President Safety verder bouwen op de mogelijkheden van het SAP Business Technology Platform (BTP). Binnen de organisatie wordt onderzocht hoe data uit SAP nog beter kunnen worden benut voor rapportages, klantinteractie en toekomstige toepassingen met kunstmatige intelligentie (AI). Van Duijne: “We hebben met deze stap een solide basis gelegd. Nu willen we kijken hoe we onze data slimmer kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld om klanten proactief te informeren over voorraden of levertijden. Daar liggen nog volop kansen voor innovatie en klantgerichtheid.”