Gartner-advies: Zo kiest u de juiste Microsoft 365-structuur

Met de voortdurende golf van fusies, overnames en globale expansies worstelen veel organisaties met de vraag of ze al hun gebruikers in één enkele digitale omgeving (tenant) moeten onderbrengen, of dat een versnipperde aanpak met meerdere omgevingen juist voordelen biedt.

De kernvragen: Kosten, techniek en samenwerking

Sebastian Kempf begon zijn presentatie door de vier meest gestelde vragen van klanten op een rij te zetten:

1. Wat is de beste technische benadering?
2. Wat zijn de voor- en nadelen van beide modellen?
3. Wat is de impact op de kosten bij consolidatie?
4. Hoe wordt de onderlinge samenwerking beïnvloed?

Het dilemma van consolidatie

Veel organisaties streven instinctief naar één enkele tenant (consolidatie). De voordelen lijken helder: een uniforme ervaring, eenvoudiger beheer en lagere licentiekosten. Kempf waarschuwde echter dat de weg naar consolidatie bezaaid is met hindernissen. "Consolidatie is niet alleen een technische migratie, het is een organisatorische verandering," aldus de analist.

De kosten van een tenant-to-tenant migratie zijn vaak aanzienlijk en de impact op de dagelijkse samenwerking tijdens de overgang mag niet worden onderschat. Bovendien kunnen juridische beperkingen of specifieke data-soevereiniteitseisen in bepaalde landen een 'single-tenant' aanpak onmogelijk maken.

Multitenant: Complexiteit vs. Autonomie

Aan de andere kant biedt een multitenant-strategie meer autonomie aan verschillende bedrijfsonderdelen of regio's. Dit is vaak de realiteit na een snelle overname. Het nadeel is echter de 'versnippering' van de werknemerservaring. Denk aan problemen met het delen van agenda's, complexe 'cross-tenant' samenwerking in Teams en dubbele administratieve lasten.

Kempf benadrukte dat Microsoft weliswaar steeds meer functies introduceert om multitenant-omgevingen soepeler te laten samenwerken, maar dat dit nog steeds extra configuratie en beheer vereist.

Het Gartner beslissingsframework

Om IT-leiders te helpen, presenteerde Kempf een strategisch actieplan:

• Maandagochtend (Directe actie): Breng de huidige 'tenancy'-pijnpunten in kaart. Waar loopt de samenwerking spaak en waar lekken kosten weg? Identificeer daarnaast de drijfveren voor een eventuele verandering (bijv. een naderende contractvernieuwing of een grote reorganisatie).
• De komende 90 dagen: Ontwikkel een besluitvormingsmatrix op basis van de prioriteiten van de organisatie. Kies je voor maximale centrale controle of voor lokale flexibiliteit? Bouw je selectieproces rondom deze prioriteiten.
• De komende 12 maanden: Evalueer de strategie continu. De technologie van Microsoft verandert snel, en wat vandaag een beperking is, kan morgen opgelost zijn. Pas je plannen aan als de prioriteiten van de business verschuiven.

Conclusie

De presentatie van Sebastian Kempf maakte duidelijk dat de keuze tussen single-tenant en multitenant geen puur technische exercitie is. Het is een strategische afweging tussen operationele efficiëntie en organisatorische wendbaarheid. Voor CIO's is de boodschap van de Summit 2026 helder: focus niet blindelings op consolidatie, maar bouw een architectuur die de unieke behoeften en groeistrategie van jouw organisatie ondersteunt.