AP publiceert sjablonen voor privacyregels mkb
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft twee documenten gepubliceerd die kleine en middelgrote bedrijven moeten helpen om aan de privacywetgeving te voldoen. Het gaat om sjablonen voor een verwerkingsregister en een privacyverklaring. Met de documenten kunnen ondernemers beter bijhouden wat zij met persoonsgegevens van klanten doen en dit ook duidelijker aan hen uitleggen.
Volgens de AP hebben ondernemers aangegeven regeldruk te ervaren door de AVG en behoefte te hebben aan kant-en-klare sjablonen als basis voor onder meer een verwerkingsregister en een privacyverklaring. De sjablonen zijn tot stand gekomen na eerder overleg van de AP met onder meer het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en MKB-Nederland.
Verwerkingsregister
Bedrijven die persoonsgegevens verzamelen, gebruiken of delen, zoals gegevens van klanten, zijn volgens de AVG in veel gevallen verplicht een verwerkingsregister bij te houden. Ook moeten zij klanten informeren over wat er met hun gegevens gebeurt, iets waarvoor een privacyverklaring vaak wordt gebruikt.
De sjablonen bevatten voorbeeldtabellen voor tien sectoren: educatie, horeca, retail, IT, logistiek, productie, dienstverlening, vastgoed, zorg en bouw. Ondernemers kunnen onderdelen die niet op hun bedrijf van toepassing zijn verwijderen en waar nodig aanvullende informatie invullen.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
In een verwerkingsregister staat welke persoonsgegevens een bedrijf verwerkt, zoals naam- en adresgegevens van klanten of een kopie van een identiteitsbewijs van een medewerker. Het register kan ook worden gebruikt bij het opstellen van een privacyverklaring, bij verwerkersovereenkomsten en bij het uitvoeren van privacyrechten van betrokkenen.
Daarnaast kan een bijgehouden verwerkingsregister van belang zijn bij een datalek, omdat een bedrijf dan direct kan nagaan welke gegevens zijn getroffen en sneller maatregelen kan nemen om verdere schade te beperken.
Mogelijk verandert de verplichting overigens in de toekomst: de Europese Commissie heeft voorgesteld dat een verwerkingsregister alleen nog nodig is bij verwerkingen met een hoog privacyrisico.
Privacyverklaring
Een privacyverklaring informeert klanten over het gebruik van hun persoonsgegevens, waaronder welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, welke privacyrechten zij hebben en hoe zij deze kunnen uitoefenen. Bij bijvoorbeeld een contactformulier op een website kan worden verwezen naar de privacyverklaring voor meer informatie over de verwerking van ingevulde gegevens.
Meer over privacy
Over Wouter Hoeffnagel
