M&I/Partners: ICT-kosten gemeenten stijgen naar € 121 per inwoner

De stijging van de personeelskosten wordt onder meer veroorzaakt door loonontwikkelingen uit cao-afspraken en een groei van het aantal IT- en IV-medewerkers met 4%. Bij de softwarekosten spelen de verdere overgang naar SaaS-oplossingen, stijgende uitgaven aan bedrijfsvoeringssoftware en kantoorautomatisering een doorslaggevende rol, aldus de ICT Benchmark Gemeenten.

Infrastructuurkosten — waaronder de uitgaven voor servers, storage en werkplekken — lieten juist een daling zien. M&I/Partners onderzoekt of dit een incidentele dip betreft of dat er sprake is van een structurele trendbreuk door het uitfaseren van lokale apparatuur.

Groei in kantoorautomatisering en licenties

De softwarekosten stegen in 2025 naar € 43 per inwoner, een toename van € 4,50 ten opzichte van een jaar eerder. Binnen deze categorie valt vooral de stijging van de kosten voor kantoorautomatisering op (+€ 2 per inwoner). Dit heeft direct te maken met een intensiever gebruik van Microsoft-producten en aanvullende AI-functionaliteiten zoals Microsoft Copilot. Veel gemeenten stappen daarnaast over op uitgebreidere licentiestructuren, zoals Microsoft 365 E5.

Ook de kosten voor bedrijfsvoeringssoftware gingen omhoog, met name door de migratie naar moderne ERP-systemen voor de financiële administratie. In het primaire proces stegen de uitgaven eveneens, met name binnen het sociaal domein en op het vlak van bestuur en ondersteuning.

Transitie naar SaaS nadert eindfase

De modernisering van het gemeentelijke applicatielandschap zet stevig door. Inmiddels wordt 69% van het totale softwarebudget uitgegeven aan SaaS-oplossingen (Software as a Service). Binnen de frontoffice (81%) en de bedrijfsvoering (79%) ligt dit aandeel het hoogst.

De softwarekosten namen tussen 2021 en 2025 gemiddeld met zo'n 30% toe. Opvallend is dat de stijging relatief het sterkst voelbaar is bij kleine gemeenten (tot 100.000 inwoners). Weliswaar hebben zij de laagste absolute kosten per inwoner, maar door vaste drempelbedragen van softwareleveranciers en een grotere afhankelijkheid van externe adviseurs wegen de stijgingen verhoudingsgewijs zwaarder. Kleine gemeenten lopen wel voorop in de cloudtransitie: gemiddeld 81% van hun softwarekosten gaat naar SaaS-toepassingen.

Regie en regiefuncties centraal

Met een SaaS-aandeel van bijna 70% lijkt de publieke sector het kantelpunt van de digitale transitie voorbij. De stap naar de cloud verplaatst het technisch beheer en de hardware grotendeels naar externe leveranciers.

Volgens M&I/Partners verschuift de grootste uitdaging voor gemeenten daardoor van het vervangen van technologie naar het organiseren van effectieve regie. De afgelopen twee jaar is een duidelijke verandering zichtbaar in de personeelsopbouw: het aantal technische beheerders neemt af, terwijl de vraag naar functioneel beheerders en regiefuncties sterk toeneemt om grip te houden op data, leveranciers, veiligheid en kosten.