Remote koppelt zakelijke betaalkaart aan salarisadministratie van EOR-medewerkers

De kaarten zijn alleen beschikbaar voor medewerkers die hiervoor in aanmerking komen, in de landen waar Remote de dienst aanbiedt. Het is een onderdeel van Remote EOR en dus geen zelfstandig platform voor zakelijke betaalkaarten. Ook is het geen kredietproduct of persoonlijk betaalmiddel.

Gegevens uit het personeelssysteem

Het verschil met losse betaalkaarten is dat Remote Expense Cards putten uit de personeelsgegevens die Remote al beheert, zoals de juridische entiteit, functie, locatie en belastingstatus van de medewerker. Elke kaarttransactie wordt daardoor automatisch gekoppeld aan de juiste medewerker en entiteit. Financiële teams hoeven geen gegevens uit een apart systeem samen te voegen en hebben geen extra leverancier nodig.

Bij bedrijven met personeel in meerdere landen vallen zakelijke uitgaven volgens Remote vaak buiten de systemen voor personeels- en salarisadministratie. Medewerkers schieten kosten voor, waarna financiële teams die achteraf verwerken via declaraties, privébetaalkaarten en aparte tools. Die systemen geven geen inzicht in wie de werknemer is of in welk land diegene in dienst is, en uitgaven zijn niet te controleren op het moment dat ze plaatsvinden.

Regels vooraf, bon achteraf

Met de kaarten verschuift het proces van betalen, goedkeuren en vergoeden naar vooraf controleren, betalen, beoordelen en registreren. Beheerders bepalen wie een kaart krijgt, welke aankopen ermee mogen worden gedaan en hoeveel er mag worden uitgegeven. Het beleid wordt toegepast op het moment van aankoop in plaats van achteraf.

Elke kaarttransactie wordt automatisch vastgelegd in Remote Expenses. Om de transactie als uitgave af te ronden, voegt de medewerker een bon toe in de Remote-app. Een declaratie indienen en wachten op vergoeding via de salarisadministratie is voor kaartuitgaven niet meer nodig.

Declareren blijft mogelijk

Voor uitgaven die beter achteraf kunnen worden vergoed, blijft declareren via Remote Expenses bestaan. De kaart is daar een optie naast. Volgens Remote kan dit handmatig werk voor financiële teams verminderen en het voorschieten van kosten door medewerkers beperken. Klanten betalen geen platformkosten en geen kosten per kaart.

"Het beheren van reis- en onkosten is een essentieel onderdeel van het aansturen van internationaal personeel. Toch hebben financiële en HR-teams vaak moeite om de salaris- en uitgavengegevens van medewerkers op elkaar af te stemmen", zegt Michiel Boere, Chief Financial Officer bij Remote. "Remote brengt gegevens over dienstverbanden, salarisadministratie en uitgaven samen in één systeem. Met Remote Expense Cards kunnen medewerkers wereldwijd bijvoorbeeld reiskosten betalen zonder zelf geld voor te schieten, terwijl teams op individueel niveau controles instellen en elke transactie naast de personeelsgegevens kunnen bekijken."