Hoogvliet koopt nieuwe planningssoftware

Met een toenemend aantal vrachten per week (momenteel 1250+) en een groeiend aantal filialen (momenteel ruim 60) staat Hoogvliet voor een flinke planningsuitdaging. Om deze uitdaging aan te gaan, heeft de supermarktketen ervoor gekozen om in zee te gaan met Ortec, planningsspecialist uit Gouda. Jan van Rijn, Supply Chain Manager bij Hoogvliet: “Het belangrijkste dat we willen bereiken met Ortec is uiteraard een verhoogde klanttevredenheid. Met Ortec zullen we daarnaast flink besparen in de kosten en bereiden we onze logistiek voor op verdere groei, maar nog belangrijker is voor ons dat we de uitlevering aan de winkels kunnen verbeteren.”

Hoogvliet belevert zijn filialen middels het concept van wisselbakken: vrachtwagens  die kant en klaar voor een filiaal worden geladen en daar vervolgens geheel worden neergezet. Dit concept biedt meerdere voordelen: het levert zeer weinig overlast rondom de supermarkt vanwege de korte laad- en lostijd, en het biedt elk filiaal tijdelijke opslagruimte. Met Ortec wil Hoogvliet haar huidige manuele werkwijze automatiseren, om zodoende de rolcontainers optimaal te vullen, de inhoud beter traceerbaar te maken en de pick-tijd te minimaliseren.

Jan van Rijn legt uit hoe Hoogvliet werkt: “De filialen worden beleverd vanuit één DC. Momenteel houden 5 tot 6 mensen zich bezig met de planning. Zij zorgen ervoor dat de bestellingen die binnenkomen vanuit de filialen, plus alle cross-dock leveringen worden toegewezen aan de juiste vracht. Dit manuele proces zorgt voor een hele papierwinkel, die overigens uiterst efficiënt verloopt. De rolcontainers die met de ritten mee moeten, worden gecombineerd met de cross-docks, waarbij een brievenbak continu gevuld wordt met de volgende bestelling, en dat voor alle filialen tegelijk. In de laatste ronde wordt de bestelling/ vracht gelabeld. "Dit alles gebeurt op hoge snelheid”, vertelt Jan van Rijn. “We hebben voor de documenten slechts 18 minuten nodig per vrachtwagen. Dat is al snel, maar het kan wellicht nog iets sneller. Door de huidige order-verzamel methodiek te optimaliseren, verwachten we dat de gemiddelde doorlooptijd van 6 uur voor alle vrachtwagens 5,5 uur wordt.”

Kwaliteit uitlevering

Dankzij de efficiënte werkwijze, zit er tussen bestelling en uitlevering bij Hoogvliet slechts 3 tot 6 uur. “Winkels die in de ochtend bestellen, kunnen we dus al ’s middags beleveren”, aldus Jan van Rijn. “We verwachten niet dat we meer of sneller zullen leveren. Wél zullen we de kwaliteit van de uitlevering verbeteren. Stel dat er momenteel per week 20 tot 40 fouten gemaakt worden bij het laden van 33.000 containers. Dan willen we dat aantal reduceren met in ieder geval 50%.”

Dankzij de planningsoplossing van Ortec heeft Hoogvliet alle data straks digitaal voorhanden. “Hierdoor kunnen we vrachten eenvoudig monitoren op afwijkingen en bovendien sneller schakelen in geval van wijzigingen. Bijvoorbeeld: Wanneer een winkel 31 containers heeft besteld en er kunnen maar 30 mee, zijn we beter in staat sneller een knoop door te hakken over welke container er moet achterblijven. Doordat we inzichtelijk hebben welke producten naar welke winkels moeten en wat zich in welke container bevindt, maken we hierin straks dus betere keuzes. Bovendien kunnen we de stap maken naar papierloos picken”

De medewerkers bij Hoogvliet zijn positief en enthousiast over de ontwikkelingen. “Uiteraard vinden ze het ook wel spannend, maar ze beseffen heel goed dat deze automatiseringsslag noodzakelijk is. Ze ondervinden immers aan den lijve dat het werk teveel wordt om handmatig te (blijven) doen. Daarnaast zijn ze blij dat er minder fouten gemaakt zullen worden.”

Besparen

Dankzij de automatisering van het hele proces, zal Hoogvliet straks ook zeker besparen in manuren. “Zo zullen we straks 2 mensen op de planning hebben in plaats van de 5 tot 6 mensen die zich er nu mee bezig houden.” Van Rijn benadrukt hierbij nogmaals dat het zeker niet alleen om de besparingen gaat. “Samengevat is het belangrijker dat we met deze oplossing onze groei kunnen kanaliseren, dat we de kwalitatieve uitlevering aan de winkels verbeteren, daarmee de klantenservice verhogen en ten slotte dat we de data digitaal beschikbaar hebben.”

Hoogvliet koos voor Ortec uit vier partijen, waarbij in de eerste instantie twee partijen overbleven. Deze twee maakten uiteindelijk een functionele analyse die de doorslag gaf in het voordeel van Ortec. “Ortec zat dusdanig in de materie, dat we bij jullie simpelweg de beste aansluiting vonden”, aldus Jan van Rijn. “Daarbij heeft een Ortec-specialist vanaf het begin aan meegedraaid op de afdeling. Hierdoor werden alle ins & outs meegenomen. Dit getuigt van inlevingsvermogen, wat erg positief heeft uitgepakt voor de samenwerking. De klik met Ortec is er, en de planningsoplossing is gewoon de beste.”

Hoogvliet B.V. is een supermarktketen met moderne winkels in Zuid-Holland, Noord-Holland, Utrecht en Gelderland. Het service- en distributiecentrum bevindt zich in Alphen aan den Rijn. Met 5000 enthousiaste medewerkers en ruim 60 filialen bedient Hoogvliet gemiddeld 950.000 consumenten per week. Hoogvliet heeft haar transport voor 100% in eigen beheer. Voor een deel verzorgt Hoogvliet het transport zelf, maar Hoogvliet maakt ook gebruik van de diensten van 2 vaste externe transporteurs. Met zo’n 60 wagens vervoert Hoogvliet een groeiend aantal vrachten per week (huidig: 1250+) tussen DC en filialen. Hoogvliet groeit momenteel met ongeveer 3 filialen per jaar.