NS Stations digitaliseren

NS Stations gaan over naar Het Nieuwe Werken. VDD IQware heeft NS Stations ondersteund bij deze overgang. NS Stations had 6.000 meter fysiek archief en had als doelstelling om zoveel mogelijk over te gaan naar een papierloos kantoor, waarbij het digitaliseren van bestaande dossiers en het opzetten van een efficiënt en flexibel document management systeem belangrijke pijlers waren. NS Stations is door de overgang naar Het Nieuwe Werken op de toekomst voorbereid en realiseert hiermee een flinke efficiencyslag.

Het hoofdkantoor van NS Stations in Utrecht is volledig opnieuw ingericht om Het Nieuwe Werken zo goed mogelijk te faciliteren. Zo is er geen archiefruimte meer en is er nog zeer beperkt ruimte voor het bewaren van dossiers. Alle documenten en dossiers, zoals contracten, tekeningen, plattegronden en brieven zijn nu digitaal toegankelijk. De Hyarchis.Net Document Management portal maakt het mogelijk dat medewerkers veilig, op elke plek en op ieder moment documenten kunnen inzien en bewerken. Daarnaast zet NS Stations de oplossing in om bijvoorbeeld de einddata van contracten te monitoren.

“We hebben een ontzettend mooi resultaat bereikt door de samenwerking met VDD IQware”, vertelt Debby Wagendorp, Programmamanager bij NS Stations. “Mede doordat we geen ruimte meer hebben voor papierwerk, moesten we zorgen dat alle dossiers en contracten digitaal beschikbaar werden. Er is zes kilometer aan fysieke documenten gedigitaliseerd, waardoor we nu bijna papierloos werken. Hyarchis.Net maakt het onder andere mogelijk om onze documenten digitaal te ontsluiten en plaats- en tijdonafhankelijk in te zien, wat natuurlijk een randvoorwaarde is voor Het Nieuwe Werken. In samenwerking met VDD IQware hebben we dit digitaliseringstraject snel en efficiënt volbracht.”