'Europese organisaties zijn onvolwassen in IT asset management'

IT-organisaties in Europa hebben te weinig inzicht in de door hen aangeschafte software en hardware. Ze weten vaak niet wat ze in huis hebben en lopen daardoor grote risico’s, bijvoorbeeld met verkeerd gebruikte licenties.

Dat blijkt uit nieuw onderzoek van CA Technologies, leverancier van IT-beheeroplossingen.

72 procent van de Europese organisaties heeft moeite om ongebruikte software binnen het bedrijf te detecteren en deze voor nieuwe eindgebruikers beschikbaar te stellen. Dit vergroot de kans aanzienlijk dat deze bedrijven een software audit niet met succes doorstaan.

De meerderheid (52 procent) van de organisaties blijkt niet over de juiste oplossing voor licentiebeheer te beschikken. Hun informatie over software en licenties is daardoor verspreid over verschillende systemen, spreadsheets en in gearchiveerde overeenkomsten vastgelegd. Het gevolg hiervan is dat 80 procent van de ondervraagden aangeeft dat zij ofwel niet of slechts gedeeltelijk in staat zijn om de financiële situatie van hun IT goed in kaart te brengen. Deze organisaties moeten nu actie ondernemen: 91 procent verwacht namelijk in de komende twaalf maanden één of meer audits voor softwarelicenties te krijgen.

Maar liefst 93 procent van de respondenten geeft bovendien aan nog afhankelijk te zijn van veel handmatige taken voor het maken van een software-inventarisatie. Zo beheert 52 procent van de bedrijven hun licenties via meerdere typen systemen, 33 procent via een geïntegreerd asset managementsysteem, en 8 procent geeft zelfs aan de licenties in het geheel niet te beheren.

De resultaten wijzen op een gebrek aan volwassenheid met betrekking tot IT asset management, concludeert CA. Er is geen zicht op de vraag welke software en hardware op een bepaald moment wordt gebruikt en aan welke afdeling binnen de organisatie de kosten kunnen worden toegeschreven. 26 procent van de organisaties wijst kosten toe, zonder dit te koppelen aan het daadwerkelijke gebruik van de middelen of diensten. Het ontbreekt deze organisaties aan vooropgezette standaarden om inzichtelijk te maken in welke IT-middelen wordt geïnvesteerd. Hierdoor verspillen IT-organisaties volgens de onderzoekers jaarlijks een aanzienlijk bedrag. Dat komt bijvoorbeeld door onnodige licentie-aanbestedingen, door ondersteuning en onderhoud van licenties die niet nodig blijken te zijn of door software die ze niet gebruiken.

Het gebrek aan inzicht in het gebruik van activa betekent dat organisaties worden blootgesteld aan juridische en financiële risico's met betrekking tot software compliance. Een volledige oplossing voor Asset Lifecycle Management stelt organisaties in staat om te bepalen welke middelen beschikbaar of in gebruik zijn.

De peiling werd onder 125 senior IT-professionals uitgevoerd tijdens de Gartner IT Financial, Procurement & Asset Management Summit 2013.

(DT)