McCoy ondersteunt Croonwolter&dros bij doorontwikkeling van SAP-landschap

Croonwolter&dros is een technisch dienstverlener die actief is in onder meer utiliteit, industrie en infrastructuur, met werkzaamheden aan gebouwen, ziekenhuizen, universiteiten, hoogspanningsinstallaties, tunnels, bruggen en sluizen. Die brede dienstverlening vraagt om overzicht over projecten, service, onderhoud, planning, middelen en financiën.

In 2023 startte Croonwolter&dros met de overstap naar SAP S/4HANA Private Cloud, met een livegang in 2024. Doordat het voorgaande systeem het einde van zijn levensduur naderde, moest de implementatie snel verlopen. De eerste fase richtte zich daarom op de basisfunctionaliteit: het registreren van orders, inkoop, financiële bewaking en facturatie.

Processen stap voor stap aanpakken

Na de livegang verschoof de aandacht naar een volgende fase, waarin de organisatie processen stap voor stap probeert te vereenvoudigen en consistenter te maken. Daarbij gaat de aandacht vooral naar werkzaamheden die medewerkers dagelijks raken, zoals serviceorders, onderhoudsprocessen, projectinformatie, planning en facturatie.

“Wij hadden twaalf maanden om live te gaan. Dan moet je heel scherp kiezen wat eerst nodig is”, zegt Floris Huizeling, programmamanager Strategische projecten bij Croonwolter&dros. “De basis moest staan. Daarna zijn we gaan doorontwikkelen. Nu kijken we hoe we processen slimmer kunnen maken en hoe het systeem meer werk voor de gebruiker kan doen.”

Van brede systeemmix naar meer standaardisatie

Voorafgaand aan de overstap gebruikte Croonwolter&dros een groot aantal verschillende applicaties, waarbij ook Excel op veel plekken een rol speelde. Afdelingen werkten daardoor deels los van elkaar, met verschillen in werkwijze tussen teams. De invoering van SAP moest hier meer eenduidigheid in aanbrengen.

“Onze grootste uitdaging was het standaardiseren en verbeteren van processen”, zegt Huizeling. “SAP helpt ons daarbij, omdat het afdwingt dat je op een duidelijke manier werkt. We blijven een inventieve organisatie, maar we willen wel toe naar meer grip en meer eenduidigheid.”

Finance en control functioneren volgens het bedrijf inmiddels beter op de nieuwe basis. Op het gebied van onderhoud en service wordt gewerkt aan verdere automatisering, met als doel het aantal handelingen voor medewerkers te verminderen. In sommige inkoop- en onderhoudsprocessen is het aantal benodigde klikken al teruggebracht van tien naar vijf.

“Medewerkers willen dat het systeem voor hen werkt”, zegt Huizeling. “Ze willen niet de hele tijd het systeem vertellen wat het moet doen. Dat vraagt tijd, maar daar zit voor ons veel winst.”

Business bepaalt de verbeteragenda

De doorontwikkeling wordt vormgegeven vanuit business teams, waarin onder meer service managers, planners, contractcoördinatoren en projectmedewerkers zitten. Zij brengen knelpunten en ideeën aan. Elke zes weken wordt binnen de organisatie besproken welke verbeteringen prioriteit krijgen en welke capaciteit daarvoor beschikbaar is.

IT vervult in dit proces vooral een ondersteunende rol, terwijl de business de inhoudelijke keuzes maakt. McCoy ondersteunt Croonwolter&dros in deze fase met kennis, capaciteit en uitvoering, waarbij nieuwe ideeën worden uitgewerkt, beoordeeld, gebouwd, getest en uitgerold.

“Croonwolter&dros laat goed zien dat de waarde van SAP na de livegang verder groeit”, zegt Frank van de Pas, Senior Sales Executive bij McCoy. “De organisatie haalt ideeën actief op uit de business en vertaalt die stap voor stap naar betere processen. Wij helpen om die verbeteringen concreet te maken, van verdere automatisering in service en onderhoud tot toepassingen op SAP Business Technology Platform. Zo sluit het SAP-landschap steeds beter aan op het dagelijkse werk van medewerkers.”

Beter inzicht voor monteurs en projectteams

Een van de concrete ontwikkelingen is een klantenkaart op SAP Business Technology Platform, een digitaal overzicht waarmee monteurs sneller klant- en projectinformatie kunnen raadplegen. Het gaat onder meer om veiligheidsvoorschriften, benodigde veiligheidsmiddelen, betrokken onderaannemers, contractafspraken en informatie over meerwerk.

Daarnaast onderzoekt Croonwolter&dros verdere automatisering binnen SAP Field Service Management. Op dit moment plannen medewerkers serviceorders grotendeels op basis van eigen kennis en ervaring. Onderzocht wordt hoe het systeem een groter deel van die planning kan overnemen, zodat planners minder handmatig werk hebben.

Voorbereid op AI en Joule

Croonwolter&dros werkt met McCoy ook aan een upgrade naar de nieuwste versie van SAP S/4HANA. Deze stap moet de weg vrijmaken voor nieuwe functionaliteit, waaronder de AI-copilot Joule. De organisatie ziet mogelijkheden voor AI-agents die medewerkers kunnen ondersteunen bij terugkerende taken, zoals het controleren van facturen, het afsluiten van projecten en het voorbereiden van time-and-material-facturatie.

Daarbij wordt nadrukkelijk gekeken naar governance, dataveiligheid en autorisaties. Vooral bij klantdata, contractinformatie en projectgegevens wil het bedrijf duidelijk vastleggen wie welke informatie mag gebruiken.

Toekomstvast platform

De keuze voor SAP volgde uit een marktverkenning in 2022, waarbij Croonwolter&dros niet alleen keek naar de functionele eisen van dat moment, maar ook naar de vraag of het platform op langere termijn kan meegroeien met de organisatie.

De huidige SAP-omgeving vormt voor Croonwolter&dros de basis voor verdere verbetering. De organisatie richt zich de komende periode op het vereenvoudigen van processen, het verminderen van handmatig werk en het sneller beschikbaar maken van informatie voor medewerkers, met ruimte om AI op een gecontroleerde manier toe te passen in service, onderhoud en projectuitvoering.