Mensura digitaliseert 350 personeelsdossiers en verkort contractafhandeling tot enkele minuten

In het eerste halfjaar na de ingebruikname liet Mensura 370 documenten digitaal ondertekenen. Een groot deel van de manuele opvolging verdween en fouten door het opnieuw invoeren van gegevens werden beperkt. De aanleiding was praktisch: op kantoor stonden nog ongeveer 350 papieren personeelsdossiers, en toen het HR-team van thuis uit werkte, bleek hoe moeilijk het was om snel bij die informatie te komen.

Word, Excel en handtekeningen op papier

Voor het HR-team betekende de oude werkwijze veel manueel werk. Documenten werden in Word opgesteld en naar verschillende ondertekenaars gestuurd. De ondertekende exemplaren moesten daarna opnieuw door HR worden verwerkt en opgeslagen, terwijl de opvolging deels in Excel gebeurde. Dat woog extra door omdat medewerkers vanuit verschillende regio’s werken en dagelijks bij klanten komen.

“Ik vind het belangrijk dat we onze collega’s zoveel mogelijk manueel werk uit handen nemen, zodat ze hun focus kunnen leggen op waar het echt toe doet: onze werknemers”, zegt Sharris v.Loh-Lambrechts, HRIS Specialist bij Mensura. “Wij zijn gespecialiseerd in wellbeing. Dan willen we er ook zijn voor het welzijn van onze eigen werknemers, in plaats van tijd te besteden aan documenten inscannen en ander manueel werk.”

Mensura koos voor SAP SuccessFactors als basis. Employee Central beheert de personeels- en organisatiegegevens, Employee Central Payroll ondersteunt de loonverwerking en SuccessFactors Time registreert aan- en afwezigheden. Mensura keek ook naar andere oplossingen, maar vond het belangrijk dat het processen en templates zelf kon bouwen en aanpassen, zonder telkens op een partner te wachten. Ook het gebruiksgemak voor medewerkers woog mee: zij werken vlot met het systeem en de instructies die bij het ondertekenen werden meegestuurd, zijn nauwelijks nog nodig. Verder speelde mee dat SAP AI-functionaliteit geleidelijk uitrolt en partners als HuRis eigen uitbreidingen laat bouwen. Omdat Mensura met gevoelige personeels- en gezondheidsgegevens werkt, screenden IT en het securityteam de oplossing vooraf grondig.

Gegevens komen rechtstreeks uit het systeem

Document Manager ondersteunt het genereren, verzenden, ondertekenen en opslaan van HR-documenten. De templates halen gegevens via merge fields rechtstreeks uit SuccessFactors, waardoor HR die niet meer hoeft over te nemen. Ook de volgorde van sommige processen veranderde. Bij een functiewijziging wachtte HR vroeger tot de bijlage volledig ondertekend was voordat de nieuwe gegevens in SuccessFactors kwamen. Nu wordt de wijziging eerst geregistreerd, waarna het systeem automatisch het document opstelt en het ondertekeningsproces start.

“Daardoor hebben we minder typfouten en is de opvolging veel eenvoudiger”, zegt Sharris. “Vroeger moesten we in Excel controleren of een bijlage al ondertekend was. Nu zien we dat in Document Manager en krijgen we een melding zodra het document ondertekend is.”

HuRis begeleidde de implementatie en werkte samen met het HR-team de processen uit. Sharris v.Loh-Lambrechts kreeg een opleiding om zelf templates en processen te bouwen. Via workshops met het HR-adminteam werd de aanpak afgestemd op de dagelijkse werking, zodat Mensura nieuwe behoeften grotendeels zelf kan omzetten in aangepaste processen.

Historische documenten vroegen het meeste werk

De grootste uitdaging tijdens de implementatie waren de historische documenten. De 350 papieren dossiers moesten manueel worden gescand, soms met honderden documenten per dossier. Bij bestaande digitale documenten was geen consequente naming convention gebruikt. Daardoor konden die niet automatisch aan de juiste categorie worden toegewezen en vergde de migratie extra manueel werk.

Mensura wil medewerkers nu toegang geven tot hun eigen digitale personeelsdossier, wat voorheen niet kon. Ook wil de organisatie Document Manager breder inzetten, onder meer bij Fleet voor contracten rond bedrijfswagens en bij externe medewerkers. SAP SuccessFactors krijgt bovendien steeds meer de rol van centraal HR-masterdatasysteem, met koppelingen naar onder meer planning en rapportering.

Dat levert een duidelijke les op voor organisaties die een vergelijkbaar project voorbereiden. “Denk vooraf goed na over je naming convention en over de structuur van je personeelsdossier”, adviseert Sharris. “Bepaal ook welke informatie je medewerkers later zelf wilt laten zien en welke informatie afgeschermd moet blijven.”

Mensura gebruikte de digitalisering meteen om bestaande werkwijzen opnieuw te bekijken, van overbodige bijlagen tot mappen die konden verdwijnen. Tegelijk kijkt de organisatie verder. Nieuwe oplossingen voor learning & development en recruitment staan op de agenda, net als AI op iets langere termijn. “We willen eerst vertrouwen creëren bij onze werknemers”, zegt Sharris. “We hebben de afgelopen jaren al heel veel gedigitaliseerd. De volgende stappen komen wel, maar stap voor stap.”

Met die digitale basis wil Mensura de komende jaren verder bouwen aan eenvoudigere HR-processen en technologie die medewerkers ondersteunt. De focus blijft daarbij dezelfde: minder administratie en meer tijd voor wat echt belangrijk is: de mensen binnen de organisatie.