SAP Sales Cloud V2 bereidt MAAS voor op belangrijke ERP-integratie

MAAS International BV, onderdeel van het Belgische concern Miko Coffee Service, is een Nederlandse leverancier van koffiemachines, koffie en thee, waterconcepten en vendingmachines voor frisdranken en (gezonde) snacks op de werkvloer vanuit het Brabantse Son.

Voor de zakelijke verkoopprocessen werkte MAAS de afgelopen jaren nog veel met Excel en het CRM-systeem Sage. Ongeveer een jaar geleden besloot de leverancier van zakelijke koffie- en theemachines over te stappen naar een nieuw CRM-systeem. “Sage was een heel statisch systeem”, zegt Naomi Donninger. “Wanneer we verbeteringen wilden doorvoeren, konden we dat bouwtechnisch niet doen. Dan stop je op een gegeven moment met dromen en hou je vast aan een systeem waarmee je al twintig jaar werkt.”

Integratie met ERP

“Op een gegeven moment wil je gewoon doorgaan en wil je ook alle teams, zowel aan de commerciële als de operationele kant, met elkaar laten werken in één systeem. Bijvoorbeeld via een integratie met het SAP ERP-systeem. Dat kon niet met ons oude systeem. In het CRM systeem noteren we in de verkoopfase de prognose van het verbruik van de klant, het ERP-systeem laat zien wat klanten daadwerkelijk doen.”

“Door deze twee systemen te integreren, kan je factchecken wat ze doen aan afname, consumptie-aantallen, wat goed loopt of niet en wat de maandelijkse omzet is. Dat overzicht hebben we nu nog niet in ons CRM en straks wel door de integratie.”

“Op dit moment werken alle collega’s die operationele werkzaamheden uitvoeren in ERP en wat commercie is in ons nieuwe CRM-systeem SAP Sales Cloud V2”, voegt Maike Levering toe.” Wat je nu nog merkt is dat beide bedrijfskanten elkaar nog steeds heel erg controleren, want de één zit niet in het systeem van de andere. Dit is natuurlijk niet efficiënt en maakt en integratie tussen het CRM- en ERP-systeem gewoon bedrijfstechnisch noodzakelijk.”

The Value Chain

De keuze voor SAP Sales Cloud V2 als nieuw CRM-systeem verliep organisch. Maike Levering: “We hebben verschillende CRM-systemen bekeken, totdat we erachter kwamen dat ons moederbedrijf Miko uit België gewoon een goedwerkend systeem had: SAP Sales Cloud V1. Miko heeft ook SAP als ERP-systeem.”

Naomi Donninger: “Wij zijn nu dus als MAAS begonnen met de implementatie van SAP Sales Cloud V2 en Miko volgt daarmee. Het is de bedoeling dat ook alle andere bedrijven die in Nederland onder ons vallen op termijn naar V2 gaan.”

Bij de implementatie werd MAAS geholpen door de Nederlandse vestiging van de Belgische SAP-partner The Value Chain. Maike Levering: “The Value Chain is voor Miko al de SAP-partner en opereert ook in België en Nederland. We hebben het implementatieproces met beide vestigingen besproken. Dit was ook voor hen de eerste keer, dat zowel de Belgische als Nederlandse vestiging samen bij één klant aan tafel zaten. Dit was voor hen ook een leuk leerproces.”

Beginnen met data cleaning

De hele implementatiefase nam ongeveer 3,5 maanden in beslag. In de opstartfase richtten Maike en Naomi zich vooral op een strak data-opschoningsproces. Maike Levering: “Eerst keken we naar de aanwezige data in het oude CRM-systeem. Als accountmanager heb ik veel in het Sage-systeem gewerkt en wist welke functies je heel erg nodig had, maar welke ook niet. Daarom zijn we er samen doorheen gegaan: Welke willen we overnemen en welke niet, kunnen we data aanpassen of is er betere data te vinden?”

“Vaak bleken bepaalde zaken, zoals contractdata, niet te kloppen. Die laatste gingen niet altijd mee. Als iets in veld A werd aangepast, dan gebeurde dat niet altijd in veld B. Dit moet gewoon kloppen. We hebben ervoor gezorgd dat dit in elk veld gelijk was, zodat alle data werden opgeschoond. Ook verwijderden we bewust velden en voegden ontbrekende velden toe.”

“Uiteindelijk hebben we salesmedewerkers strakke deadlines gegeven om ontbrekende data aan te vullen of aan te passen”, vult Naomi Donninger aan. “Alles wat uiteindelijk niet is meegegaan, schijnt ook geen relevante data te zijn geweest. En we hebben daarover niets meer vanuit Sales terug gehoord.”

“Ook voor de nieuwe velden in SAP Sales Cloud V2 hebben we harde deadlines gesteld om deze te vullen met de juiste data van klanten. Ze zijn nu voor iedere klant gevuld.”

Maike Levering: “Een mooie bijkomstigheid was dat dit aanvulproces na de live-gang eigenlijk salesmedewerkers meteen in het nieuwe systeem aan het werk zette en ze het op een heel laagdrempelige manier leerden kennen. We hebben hier bewust voor gekozen.”

Voordelen

De implementatie heeft MAAS een groot aantal voordelen opgeleverd. “Door de data cleaning is de datakwaliteit verbeterd. We hebben nu de basis staan, maar de echte winst zit volgend jaar in de integratie met het SAP ERP-systeem”, volgens Naomi Donninger.

Maike Levering:” Een echte grote ‘win’ is dat onze verkoopmedewerkers nu de mobiele SAP Sales Cloud-app gebruiken. Zodat ze ook makkelijk onderweg hun data kunnen bijwerken. Dit was vroeger een lastig proces. Data bleef daardoor vaak achterlopen. Door de mobiele app is het bijwerken van de data veel toegankelijker geworden.”

“Medewerkers kunnen nu eigen data aanpassen, maar niet die van collega’s. Wie zien hierdoor nooit meer wijzigingen in de ruwe data. Zoals een account die op de ene salesmedewerker staat, maar dat de ‘opportunity’ voor deze klant bij een andere staat. Dat zagen we wel eens gebeuren. Nu kunnen ze wel alles van elkaar zien, maar niets wijzigen. Dit helpt ook bij de data cleaning, want je wil voorkomen dat het systeem niet opnieuw vervuilt.”

Roadmap 2025-2027

MAAS heeft nog een aantal wensen. Naomi Donninger: “Nummer één is de integratie met (SAP)ERP. Hierbij gaan we onder meer kijken naar het opmaken van offertes binnen het systeem en het lanceren van real-time op maat gemaakte rapportages voor contractmanagement.”

“In plaats van dat zaken door meerdere personen te laten afhandelen en evenzoveel applicaties, kunnen we het dan terugbrengen naar één of twee. Dan is SAP Analytics als add-on een mooie applicatie.”

“We zijn ook bezig met het implementeren van de customer journey. Deze bouwen we door ‘verkoopcampagnes’ binnen SAP Sales Cloud te gebruiken. Via verkoopcampagnes zijn we in staat om op basis van triggers onze klanten vanuit SAP Sales Cloud te mailen.”

“Een andere integratie is die met Microsoft 365. Hiermee lossen we problemen met Outlook 2019 op. Vooral omdat we dan meer doelgerichte e-mails naar klanten kunnen sturen en zien hoe die daar op reageren. Het moet het nu gebruikte Mailchimp-platform vervangen.”

Vervult belangrijkste wensen

Maike Levering ziet dat SAP Sales Cloud V2 voor MAAS veel bereikt. “Vooral door alle add-ons die je nog kan toevoegen, iets waar wij dus nu echt heel erg mee bezig zijn. We gaan nu echt kijken welke applicaties ook ons moederbedrijf heeft en gaan die integreren. Interessant van dit programma is dat we dit nu gewoon kunnen bouwen.”

Naomi Donninger besluit: “Het is voor ons uiteindelijk fijn een CRM-systeem te hebben dat onze data goed kan analyseren, zodat wij onze klanten te allen tijde kunnen voorzien van de beste koffie, thee, snacks en fris op het werk.”