Centrient Pharmaceuticals optimaliseert planningsproces via SAP IBP

Centrient is een wereldwijde producent van actieve ingrediënten voor de farmaceutische industrie. De producent levert vooral antibiotica. Het bedrijf heeft acht productielocaties in meerdere landen, waaronder in Nederland, Spanje, Mexico, India en China.

De planning voor de productie- en supplychainomgeving werd binnen Centrient tot enige tijd geleden uitgevoerd via Microsoft Excel. Deze planningen werden maandelijks handmatig bijgewerkt.

Stap naar SAP IBP

Sinds 2021 digitaliseert de producent van farmaceutische ingrediënten deze handmatige planning met behulp van de SAP Integrated Business Planning (IBP)-module. Deze stap moet ervoor zorgen dat de productie- en supplychainomgeving vrijwel geheel automatisch wordt gepland.

“Met de komst van SAP IBP brengen we onze planning echt naar de 21ste eeuw”, geeft Global Director S&OP Alica Klösges van Centrient aan. “Door geautomatiseerd te plannen, willen we meer nauwkeurigheid en betrouwbaarheid bewerkstelligen.”

“Voor de planning in Excel hadden we wel een template van hoe het eruit moest zien, maar met de jaren, zeker als dit gebeurt op meerdere locaties, verandert er veel en ontwikkelt het zich door. Alles is dan niet meer precies hetzelfde. Je hebt natuurlijk methodes om te checken, maar een planning in een systeem is iets anders dan een Excel-bestand dat dagelijks verandert en waarin in de loop der jaren handmatige veranderingen worden aangebracht.”

“Daarnaast wilden we onze planning efficiënter maken en sneller scenario’s kunnen bouwen. Met SAP IBP maakt een planner nu binnen twee minuten een nieuwe planning. Deze planning wordt voor bijna 100 procent door de oplossing zelf gemaakt en dit maakt het planningsproces veel sneller. Hierdoor hebben de planners meer tijd om zich met zogenoemd ‘exception management’ of andere verbeteringen bezig te houden.”

Nieuwe modules

De keuze voor SAP IBP was voor Centrient een logische stap. Klösges: “Al in 2019 begonnen we onze SAP IBP-journey met ons demand planning proces naar IBP te brengen. In 2021 hebben we dan de eerste stappen genomen om ook supplyplanning in IBP uit te voeren. Deze implementatie was vooral gericht op het digitaliseren van de planning, maar nog niet op het optimaliseren ervan. Het resultaat was dat het systeem nog niet werkte zoals de planners écht verwachtten.

“Vorig jaar hebben we dan de Response en Supply-module van IBP aangekocht, hetgeen ons toeliet om gebruik te maken van de supplyplanningoptimizer. De optimizer is een cost-based solver waarmee we een optimaal plan kunnen berekenen die prioriteiten en constraints respecteert. Aangezien we al de basis hadden gelegd binnen IBP voor supplyplanning, was het dus logisch om deze module toe te voegen.”

Ook het gebruik van SAP ECC als ERP backbone speelde een rol. “De integratie met SAP ECC is belangrijk omdat beide systemen goed met elkaar kunnen communiceren. Je werkt in hetzelfde model en herkent dezelfde structuren en concepten”, aldus Klösges.

Samenwerking met Flexso

Zowel de eerste implementatie van SAP IBP voor supply planning in 2021, midden in de pandemie, als de recente implementatie van de optimizer via de Response & Supply-module zijn uitgevoerd in samenwerking met de Belgische SAP-partner Flexso. Klösges: “In de eerste fase in 2021 maakten we gebruik van een ‘big bang’-implementatie op alle productielocaties. Door de pandemie was het toen heel lastig alle mensen bij elkaar te krijgen. Het was belangrijk iedereen die ermee moest gaan werken erbij te betrekken. We hebben daar vooral geleerd dat changemanagement goed moet zijn en dit werkt niet zo goed via Teams.”

“Met Flexso hebben we het plan van aanpak gewijzigd voor de implementatie van de optimizer. We zijn klein begonnen met een proof-of-concept op één locatie - in dit geval Spanje - met een crossfunctioneel team gedurende één week. Hiermee wilden we laten zien dat deze toevoegingen aan SAP IBP echt gingen werken. Vanaf dat moment was de samenwerking heel nauw, waarbij Flexso de expertise op dit terrein inbracht en ons ook uitdaagde waar het simpeler kon. Het voelde als een heel hecht team.”

Competence Lead Digital Supply Chain Eric De Vriendt van Flexso voegt toe: ”Door die proof-of-concept was het ook direct duidelijk waar de pijnpunten lagen. Dat versnelde eigenlijk de implementatie. Met het eerste project uit 2021 hadden we al het volledige supplychainmodel, waarbij we alleen nog de optimizer boven op het bestaande planningsmodel hoefden te plaatsen.”

“We deden de proof-of-concept in november vorig jaar en zijn eind januari met de implementatie begonnen. In april was de pilot live. Voor een optimizer-implementatie is dat waanzinnig snel.”

Tegengas geven

“De expertise van Flexso was hierbij echt een pluspunt”, gaat Klösges verder. “Maar ook ons blijven uitdagen. Als planner zit je vaak helemaal in de materie en wil je steeds meer. Door te zeggen of het misschien toch iets simpeler kan, een beetje remmen en de discussie aangaan of alle details nodig zijn, was heel belangrijk. Soms heb je het helikopterperspectief van een partner nodig.”

De Vriendt: “De meeste klanten waarderen inderdaad het feit dat wij proberen mee te denken. Zeker bij Centrient werkte dat heel goed en leverde het echt toegevoegde waarde op omdat zij ook open stonden voor onze inbreng. Doordat we kunnen meedenken, kritisch kunnen zijn en kunnen zeggen: denk hier of daar nog eens goed over na in plaats van blindelings de requirements van de klant te gaan implementeren, helpt om een meer standaardoplossing te krijgen die meestal iets eenvoudiger is en dus beter te begrijpen door de planner.”

“Wij proberen altijd de balans te vinden tussen complexiteit en begrijpbaarheid”, vervolgt De Vriendt. “Een begrijpbare oplossing leidt tot een grotere kans op adoptie van de oplossing, maar we mogen de oplossing natuurlijk niet te eenvoudig of te complex maken. Bij een optimizer heb je vaak te maken met een zekere 'black box'-ervaring voor de planners, en dat moeten we altijd goed kaderen. Soms is er namelijk een eenvoudigere of betere manier van werken.”

Changemanagement

Tijdens de implementatiefase bleek changemanagement bij de medewerkers een grote rol te spelen. “We zijn een wereldwijd bedrijf en voor de planners op de locaties was het Excel-bestand heilig. Hun ‘single source of truth’ ”, stelt Klösges.

“Nu vroegen we hen een systeem te vertrouwen dat voor hen een ‘black box’ was. Changemanagement is daarom een grote uitdaging. Hierbij was een steunende rol vanuit het management heel belangrijk.”

Resultaten

De implementatie heeft volgens Klösges meerdere resultaten opgeleverd. In de eerste plaats meer efficiëntie. “Door sneller planningen te maken, boeken ze veel tijdswinst. Dit geeft planners meer tijd voor exception management en het ontwikkelen van verschillende scenario’s.”

“Daarnaast hebben de planningen meer connectie met de opeenvolgende stappen in de supplychain en zijn ze veel accurater. Het planningssysteem blijft op de langere termijn betrouwbaar. Planners zijn zelf zeer tevreden, vooral door de tijdswinst en hoe makkelijk zij kunnen zien waar aanpassingen nodig zijn.”

Toekomstige ontwikkelingen

Voor de nabije toekomst wil Centrient de mogelijkheden van SAP IBP verder uitbreiden. “We zitten nu midden in onze roll-out naar de andere productielocaties”, vertelt Klösges. “De overstap naar SAP S/4HANA is daarbij een logische vervolgstap in onze digitale transformatie. Het biedt ons de kans om processen verder te stroomlijnen, realtime inzichten te benutten en nog nauwere integratie met SAP IBP te realiseren. Daarnaast willen we onze interne processen verder optimaliseren en andere SAP IBP-modules toevoegen, zoals inventory management.”

“Bovendien is de inzet van AI voor Centrient een optie.” We genereren nu veel data waarmee we misschien wel een AI-systeem kunnen trainen. Dat zou een logische stap zijn binnen onze digitaliseringsstrategie.”

De Vriendt voegt toe: ”Een generatieve AI-oplossing op basis van SAP-documentatie én documentatie van de planners zelf om planners bij hun werk te helpen, is een reële eerste stap. Daarna kan er gekeken worden hoe Joule (de AI co-pilot van SAP) de planners kan helpen in het begrijpen van bijvoorbeeld optimizer-resultaten. Dit zit eraan te komen in de heel nabije toekomst.”

Tips

Beide gesprekspartners hebben tips voor bedrijven die overwegen SAP IBP te implementeren. “Doe alles vooral niet in één keer, maar in kleine stappen. Begin klein, zodat je tussendoor ook snel de eerste successen kan boeken”, aldus De Vriendt van Flexso.

“Begin bij je processen. De meest succesvolle projecten zijn die waarbij bedrijven hun processen goed begrijpen of op z’n minst een duidelijk beeld hebben van het gewenste eindresultaat. IT puur inzetten als drijvende kracht door een systeem te implementeren, werkt niet. Ook is changemanagement heel belangrijk en kies daar zeker ook een goede partner voor”, besluit Klösges.