IT-dienstverlener COOLProfs verbetert projectrapportage gemeente Leidschendam-Voorburg
De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft zijn projectrapportage sterk verbeterd met behulp van een digitaal projectenboek. Niet alleen het opstellen van de projectrapportages gebeurt nu vele malen efficiënter, maar ook de inhoudelijke kwaliteit is sterk verbeterd zo meldt de gemeente. Het digitale projectenboek is in twee maanden ontwikkeld door IT-dienstverlener COOLProfs.
Bij gemeentelijke projecten zijn over het algemeen meerdere mensen en partijen betrokken, zoals wethouders, de raad, ambtenaren, de projectorganisatie en een keur aan inhoudelijke experts en interne en externe adviseurs. Hierdoor vinden projectafstemming en -verantwoording over meerdere schijven plaats. Om een goede afstemming tussen de verschillende projectdeelnemers te krijgen, zijn eenduidige en kwalitatieve projectrapportages essentieel. Tot voor kort konden projectleden binnen de gemeente Leidschendam-Voorburg echter vrijwel nooit op het zelfde moment over de zelfde informatie beschikken. Om het proces van de totstandkoming van projectrapportages te verbeteren en tegelijkertijd de kwaliteit van de rapportages naar een hoger plan te tillen, besloot de gemeente tot de ontwikkeling van een digitaal projectenboek waarin alle projectrapportages worden gebundeld.
Voor de ontwikkeling van het digitale projectenboek ging de gemeente in zee met IT-dienstverlener COOLProfs, dat eerder voor de gemeente al succesvol de Flitsbalie ontwikkelde. Zij realiseerden in een tijdsbestek van slecht twee maanden het digitale projectenboek. Het projectenboek omvat onder meer een beheerfaciliteit, CMS en zoekfunctionaliteit en maakt zoveel mogelijk gebruik van de reeds bestaande systemen. Via web services worden de bestaande systemen ontsloten en kunnen gegevens automatisch in het digitale projectenboek worden ingelezen.
Door Witold Kepinski
