Schoeller Allibert kiest voor SAP SuccessFactors

Het Nederlandse Schoeller Allibert staat aan de vooravond van een wereldwijde expansie. Met de implementatie van het personeelsinformatiesysteem van SAP SuccessFactors is Schoeller Allibert voorbereid op de verwachte groei.

Schoeller Allibert ontwikkelt en produceert recyclebare en inklapbare transportverpakkingen. Bijvoorbeeld de automobielindustrie gebruikt de containers van Schoeller Allibert om onderdelen veilig in te vervoeren. Voor de drankenindustrie maakt het bedrijf frisdrank- en bierkratten.

Groeimarkt

Het bedrijf is daarmee actief in een nichemarkt. "Kratten en kisten kun je overal kopen, maar ze zijn niet allemaal goed voor het milieu", stelt zegt Ron Bijkersma, directeur Corporate HR bij Schoeller Allibert. "Wij pretenderen het 'goede plastic' te produceren. Onze oplossingen kun je oneindig blijven gebruiken en zijn daarmee veel duurzamer dan verpakkingen van hout of karton die je na één keer gebruiken weggooit."

Ingeklapt zijn de kisten van Schoeller Allibert bovendien in grotere hoeveelheden te transporteren, wat zorgt voor een reductie van de CO2-uitstoot. "En daar is de markt momenteel zeker gevoelig voor", aldus Bijkersma. "Onze oplossingen hebben dan ook een enorm marktpotentieel. En dat zien we terug in de groei van ons bedrijf."

Geen personeelsinformatiesysteem

Schoeller Allibert is met bijna tweeduizend medewerkers en een omzet van iets meer dan een half miljard euro actief in Europa, Amerika en Azië. Bijkersma: "Onze ambitie is om met name onze aanwezigheid in Azië en Amerika fors uit te breiden. De komende paar jaar willen we in omvang verdrie- of verviervoudigen."

Een dergelijke groei vraagt het nodige van de personeelsinformatiesystemen. "Bij Schoeller Allibert gebeurde veel nog met Excel-documenten. We hadden eigenlijk helemaal geen personeelsinformatiesysteem", vertelt Henriëtte Hogeveen, HR Assistant bij Schoeller Allibert. "Als wij wilden weten hoeveel mensen we op enig moment in dienst hadden en hoeveel daarvan bijvoorbeeld voor sales werkten, kregen we van twaalf locaties los de informatie toegestuurd."

"Met tweeduizend man is dat nog net 'ambachtelijk' te managen, maar dat is niet meer te doen als je nog verder groeit", vult Bijkersma aan. "Dan moet je de basis op orde hebben, met informatie die klopt en inzicht in wie je allemaal hebt rondlopen. Je hebt dus een centraal systeem nodig waarin je alle mutaties kunt bijhouden."

Stapsgewijze sprong

Voor Schoeller Allibert was de implementatie van een centraal personeelsinformatiesysteem een flinke sprong. "Projecten lopen zelden goed af als je de sprong in één keer probeert te maken", stelt Bijkersma. "We wilden het stapje voor stapje doen. Daarom kozen we voor SAP SuccessFactors."

"Employee Central, het basisdeel van deze oplossing, biedt precies wat we nodig hadden", legt Bijkersma uit. "Die basis kun je vervolgens steeds verder uitbreiden met andere modules uit de SuccessFactors-suite." Als voorbeelden noemt hij Position Management voor meer inzicht in de functies binnen de organisatie, en Performance Management voor de beoordeling van medewerkers.

"Maar eerst moesten we ervoor zorgen dat alle landen de processen op elkaar hadden afgestemd", vervolgt de directeur Corporate HR. "Iedereen had zijn eigen proces en deelde informatie via telefoon, Excel-sheets, et cetera. Dan moet je afspraken maken over hoe je Employee Central inricht en allemaal op dezelfde manier gaan werken. Dat er een 'gelijkheid van werken' ontstond, was al een winstpunt op zich."

Implementatie in waves

De implementatie van SAP SuccessFactors Employee Central werd begeleid door SAP-partner Nextmoves. Met zijn 'Rapid Deployment Solution' zorgde Nextmoves voor een praktische aanpak en een snelle start. Daarnaast biedt de partner met add-ons extra functionaliteit binnen de SuccessFactors-suite. Zo maakt Schoeller Allibert gebruik van de Nextmoves-oplossing voor digitale personeelsdossiers om alle medewerkersdocumenten centraal op te slaan en te beheren. De projectleiding was echter in handen van Hogeveen. "Voor mij was het eenvoudiger om de mensen binnen de organisatie mee te krijgen in het project", aldus de Corporate HR Assistant. "Ik praat uit eigen ervaring en weet waar onze mensen tegenaan lopen."

"We kozen voor implementatie in drie verschillende waves, met workshops per wave waarin we bijvoorbeeld uitlegden hoe het acceptatieproces eruitziet bij mutaties via workflows", schetst Hogeveen. Zo kon Schoeller Allibert van de implementatie leren en in een nieuwe wave verbeteringen in het proces doorvoeren. "Dan moet je er wel voor zorgen dat de waves niet te dicht op elkaar zitten."

Betrouwbare informatiebron

"Schoeller Allibert heeft nu een hr-informatiesysteem waarin alle mutaties worden doorgevoerd en volgens een uniform ingericht workflowproces worden goedgekeurd", concludeert Ronald van den Heuvel, SAP HCM Consultant bij Nextmoves. "Dat heeft gezorgd voor een eenduidige manier van werken, wereldwijd."

"Informatie is nu veel sneller toegankelijk en wijzigingen kunnen we veel sneller doorvoeren en voor akkoord melden", aldus Hogeveen. "Er is nu een betrouwbare bron van informatie waarin al onze medewerkers staan. Dat helpt ons om nu en in de toekomst de juiste beslissingen te nemen."

"We hebben een belangrijke stap vooruit gezet", besluit Bijkersma. Die stap heeft ook geleid tot het gewenste inzicht waar Schoeller Allibert behoefte aan had. "Ik heb nu inzicht in zaken waarvan ik niet eens wist dat ik erover beschikte."