Selmers optimaliseert salesproces en datakwaliteit met SAP Sales Cloud V2

Selmers bouwt hoogwaardige machines die in de pijpcoatingindustrie voor de energie-infrastructuur worden gebruikt. Voor zijn verkooptraject hanteerde de machinebouwer een traditioneel ‘engineering-to-order’(ETO)-proces met veel maatwerk.

De (technische) uitwerking van vragen, die vaak tijdens het salesproces werden gesteld, legden een enorme druk op de engineering-afdeling die steeds verder opliep. Rob Schouten:” Bij een ETO-proces steek je in de voorkant heel veel energie in het opstellen van de juiste oplossing voor een eindklant. We krijgen gemiddeld 40, mogelijk zelfs 100, uit te werken vragen per maand per aanbieding. Uiteindelijk zijn dit gemiddeld 400 per jaar. En met 400 oplossingen per klant verzinnen, liep de druk op de engineering-afdeling enorm op.”

Shipley-methode

Selmers wilde deze druk drastisch terugbrengen en koos ervoor het hele salesproces op de schop te nemen. “We zitten in een nichemarkt die zeer op de onderlinge relatie is gericht. Vragen worden snel beantwoord. We zochten daarom naar een proces dat bij business-to-business en ETO past”, gaat Rob Schouten verder.

“Dit werd het Shipley-proces. Deze methodiek helpt de kwaliteit van de klantvraag zo vroeg mogelijk in het proces zichtbaar te maken. Het salesproces doorloopt zeven fases waarbij je aan het eind van iedere fase afvraagt of de aanbieding nog wel bij je past of niet. Hierdoor wordt het snel duidelijker of de klant om allerlei redenen nog wel bij je past. Zo niet, dan kan je na die fase altijd stoppen en hoef je dus niet het hele salestraject te volgen. Shipley noemt het ’Win it or get out early’.“

Taco Righarts voegt hieraan toe:” Hoe verder in het proces, hoe groter de ‘win’-kans. Aan deze aanbieding wil je dan meer tijd besteden. Dit kan omdat de andere zijn weggefilterd.”

“De kwaliteit van de vragen aan de voorkant is dus echt belangrijk. Vooral in het geval aanbiedingen van miljoenen euro’s. Hiervan hebben we er gemiddeld twee per jaar, naast een aantal kleine. Voor de grote tenders wil je wel zekerheid hebben dat je weet of de vele uren die je er uiteindelijk insteekt, zich uiteindelijk uitbetalen. Je wil niet dat salesmedewerkers eindeloos bezig zijn met het binnenhalen en het beantwoorden van vragen, als dat uiteindelijk niets oplevert.”

Rob Schouten: “Een mooie bijkomstigheid is dat we door het veranderde salesproces ook een stap maken van ‘procesmatig’ naar meer ‘productmatig’ werken. Hiermee verlagen we de druk op engineering. Het is eigenlijk onze handicap; in principe kan engineering iedere vraag omzetten in een oplossing, terwijl je eigenlijk toe moet naar een meer standaardoplossing en die meer gaat ‘tweaken’. Ook hierop krijgen we steeds meer grip.”

SAP Sales Cloud V2

Voor het inrichten van het meer op kwaliteit gerichte salesproces, selecteerde Selmers SAP Sales Cloud V2. Rob Schouten: “De keuze voor nieuwste release van SAP Sales Cloud heeft puur te maken met datakwaliteit. Zeven jaar geleden zijn we naar SAP S/4HANA overgestapt en hebben besloten alle nieuwe software hiermee te integreren. Als je één ‘single source of truth’ hebt, zonder allerlei API’s of anders, gaat de kwaliteit van je data omhoog.”

“Er is nu één database voor alle business partners” voegt Taco Righarts toe. “Die communiceert met S/4HANA. Projectleiders kunnen op die manier alle relevante communicatie met een klant straks in één systeem zien. En niet meer in een Exceltje of in een apart CRM-systeem.”

Samenwerking Delaware

In het implementatieproces werkte Selmers samen met integratiepartner Delaware uit Den Bosch. Rob Schouten: “Voor SAP Sales Cloud hebben we, net als bij S/4HANA, gewoon een best practice gebruikt; de ETO-standaard van Delaware. De organisatie wordt aan de oplossing aangepast en niet omgekeerd.

“Vervolgens hebben we onze salesmedewerkers in de Shipley-methode getraind en hebben de methode in SAP Sales Cloud geïntegreerd. Daardoor was het voor iedereen een simpele overstap, want iedereen wist al hoe Shipley werkte.”

Taco Righarts: “Vanaf de beslissing dat we deze oplossing gingen gebruiken, waren we in een jaar live. De implementatie duurde ongeveer drie maanden. Daar keek ik echt wel van op. Vaak heb je die oplossingen waarbij de implementatie tegen bottlenecks aanloopt. Die hebben we niet gehad. We zijn nog wel zaken aan het finetunen, maar dat zijn de puntjes op de i. Binnen een jaar konden we de data binnen SAP Sales Cloud gebruiken.”

“We hadden tweewekelijks contact met Gert-Jan Stolmeijer van Delaware over problemen waar we tegenaan liepen en die werden vrijwel direct of binnen een week opgepakt. Deels werden die bij SAP gelegd en de rest konden ze zelf oplossen. De hele driehoek van samenwerking tussen Selmers, Delaware en SAP is gewoon goed verlopen.”

Data nu centraal

Een belangrijk voordeel van de komst van SAP Sales Cloud en de Shipley-methode is dat bij de machinefabrikant nu alle data centraal staat. Taco Righarts: “We hebben nu veel meer inzicht, zodat we die data nu ook voor het draaien van rapportages gebruiken. Daarnaast is de onderlinge samenwerking verbeterd. We gebruiken allemaal dezelfde strategie voor het opzetten van een aanbieding en daarbij zo gestructureerd mogelijk te werken. Iedereen heeft hetzelfde overzicht en weet van elkaars verantwoordelijkheden. Ook voor een hand-over na een gesloten deal van sales naar operations heeft het voordelen. Alle stappen zijn makkelijk terug te lezen.”

Rob Schouten: “Uiteindelijk bedienen we hiermee ook de klant beter. Je helpt hen gestructureerd naar een eindproces te komen. Voor ons verkort het nu de lead cycle van veertig vragen per maand naar vier. Dit levert ook betere win rates op, omdat we meer aandacht aan de potentiële klant kunnen geven.”

Uitbreidingsplannen

Voor de nabije toekomst zit Selmers nog vol plannen voor SAP Sales Cloud. Rob Schouten: “Als mkb-bedrijf hebben we een duidelijke groeidoelstelling en willen we in zes jaar dubbele omzet draaien. Dat betekent echt dat je aan de voorkant de datakwaliteit in orde moet hebben. Dat ging niet met de oude systemen. Belangrijk is bijvoorbeeld dat we, onder meer voor de ISO-certificeringen, het hele goedkeuringsproces in het systeem kunnen afhandelen. We zijn ook bezig de producten uit S/4HANA in SAP Sales Cloud beschikbaar te krijgen. Dit in het kader van de eerder genoemde transitie van project naar product.”

“Daarnaast willen we de reporting en dashboarding uitbreiden, zodat je beter op KPI’s stuurt”, voegt Taco Righarts toe. “Hieraan werk ik nu samen met Delaware. We zien dan in real time hoe we ervoor staan. Wat is je win rate, loss rate en conversie-status. Zodat je razendsnel rapporten aanlevert.”

”Verder willen we onze service-activiteiten in SAP Sales Cloud onderbrengen. Hoewel daarvoor natuurlijk ook SAP Service Cloud bestaat, denk ik dat we voor een groot deel onze serviceafdeling ook in SAP Sales Cloud dezelfde functionaliteit kunnen bieden die we bij sales gebruiken. Met playbooks die we speciaal voor service inrichten en alles natuurlijk geborgd bij één klant. Op dit moment weten sales en service niet van elkaar wat ze doen. Ze werken in gescheiden systemen. Dan is het logisch dat je de mensen koppelt.”

“Het komt uiteindelijk allemaal neer op datakwaliteit. Als je gaat sturen op datakwaliteit en niet op onderbuikgevoel wordt je kwaliteit automatisch gewoon beter. Dit met behulp van een volledig gedocumenteerd salesproces waarbij we onze klanten vanaf het begin van hun ‘reis’ tot aan de contracttekening in meenemen”, vat Rob Schouten de komst van SAP Sales Cloud V2 bij Selmers samen.