Kennisgebrek belemmert optimale inzet van AI-tools

Dat blijkt uit het AI Readiness Report 2025, een onderzoek onder 261 professionals in Nederland. Uit het rapport komt naar voren dat 63 procent van de medewerkers AI-tools inzet voor hun werkzaamheden. Toch blijft een aanzienlijk deel van de institutionele kennis – zoals routines, informele werkwijzen en praktijkervaring – ongedocumenteerd. Zo’n 86 procent van de ondervraagden werkt met kennis die niet systematisch wordt vastgelegd. Hierdoor ontstaat het risico dat deze informatie zowel voor nieuwe collega’s als voor AI-systemen die het werk moeten ondersteunen, onzichtbaar blijft.

Met name afdelingen als operations (36%), klantenservice (29%), engineering (28%) en financiën (27%) lopen daardoor een verhoogd risico op kennisverlies en inefficiëntie.

“Institutionele kennis bepaalt voor veel medewerkers het dagelijks werk, maar zonder documentatie en structuur hebben teams moeite om processen op elkaar af te stemmen en te professionaliseren”, zegt Dan Lawyer, Chief Product Officer bij Lucid Software. “Er liggen grote kansen voor organisaties om de basis te leggen voor een succesvolle implementatie van AI. Door processen te stroomlijnen en workflows herhaalbaar te maken, kan AI teams helpen effectiever samen te werken en resultaten binnen de hele organisatie te versnellen.”

Documentatie vaak onvolledig of verouderd

Zelfs wanneer kennis wel wordt vastgelegd, ervaren medewerkers problemen. Slechts de helft vindt dat de huidige workflows ‘redelijk goed’ zijn gedocumenteerd. De documentatie is volgens respondenten regelmatig onvolledig (31%), verouderd (27%) of moeilijk toegankelijk (26%).

Het succesvol implementeren van AI vereist een solide operationele basis, met structuur, transparantie en consistente werkwijzen. Nederlandse professionals noemen als grootste belemmeringen voor het documenteren van kennis: gebrek aan tijd (42%), onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is (28%) en een tekort aan geschikte tools (23%).

Samenwerking en procesdocumentatie 

Wanneer gevraagd wordt welke tools of methoden kunnen helpen bij de overgang naar AI-gedreven werken, noemen respondenten vooral samenwerking in documenten (32%), procesdocumentatie (24%) en rolmapping (23%). Ruim twee derde (69%) verwacht dat AI-tools tijd kunnen besparen, waarbij 31 procent aangeeft hiermee meer dan drie uur per week te kunnen winnen. Daarnaast denken zij dat deze tools de productiviteit verhogen (38%), documentatie efficiënter maken (27%) en teamverantwoordelijkheden verduidelijken (27%).

Het onderzoek concludeert dat investeringen in documentatie, duidelijke processen en gestructureerde workflows organisaties in staat stellen om kennislekken te dichten en AI effectiever in te zetten.

Lees het volledige AI Readiness Report 2025 hier.