AI transformeert administratie in de zorg

Met een team van twintig collega’s beheert ze vrijwel alles in huis. Alleen 24/7-ondersteuning, zoals security en het hoofdsysteem, wordt uitbesteed. “De rest doen we zelf, inclusief het netwerk. En inmiddels kunnen we écht meedenken over wat de zorg nodig heeft.”

De Forensische Zorgspecialisten behandelen klinische patiënten met strafrechtelijke titel zoals terbeschikkingstelling (tbs) en complexe GGZ-patiënten met een zorgmachtiging. “We hebben drie locaties van de Van der Hoeven Kliniek met verschillende beveiligingsniveaus, twaalf forensische poliklinische locaties en veel behandelaren verspreid over verschillende regio’s,” legt Josee uit. “Met zo’n omvang komt veel administratie kijken.” Eén van de drie lopende AI-projecten ontstond niet in de directiekamer maar direct vanuit de werkvloer. Behandelteams maken elke drie maanden een samenvatting van het dagelijks leven van de tbs-patiënt voor officiële rapportages. “Dat kost gemiddeld acht uur per verslag. De vraag was simpel: kunnen we dit proces ondersteunen met AI?”

"Van zorgvraag naar AI-oplossing"

De impact is aanzienlijk. Met ruim 300 patiënten en vier verslagen per jaar komt dat neer op 9.600 uur administratie. “Als we dit kunnen halveren naar vier uur per verslag, besparen we 4.800 uur per jaar. Dat staat gelijk aan bijna drie fulltime medewerkers die zich volledig kunnen richten op patiëntenzorg.”

“Pionieren met AI in de zorg”

Na experimenten met standaard AI-tools bleek de zorgcontext te complex. “Dat bracht ons bij de beslissing om professioneel aan de slag te gaan.” In juli ging het team in gesprek met Infinity en UbiOps. In september stond er een beveiligde omgeving waarin volledig geanonimiseerde dossiers zijn geplaatst. “Het bijzondere is dat we het AI-model forensische terminologie aanleren. Daarom is ook gekozen voor de naam FARO, de Forensische AI Rapportage Ondersteuning.”

In november reviewen drie groepsleiders en een hoofd behandeling de eerste output. “Idealiter kunnen groepsleiders straks automatisch een verslag genereren. We willen weten wat er aan input nodig is.” Natuurlijk blijft het altijd nodig om zelf de output te valideren. Omdat het AI-model een intern proces automatiseert, kunnen ze veilig experimenteren. “We kunnen fouten maken en leren zonder directe impact op externe rapportages.”

De ambitie reikt verder. “Uiteindelijk willen we ook officiële verslaglegging automatiseren, zoals rapportages naar de het ministerie van Justitie. Maar we beginnen bewust intern, waar we de ruimte hebben om de technologie te perfectioneren.”

“Digitale transformatie in volle gang”

Het AI-project is onderdeel van een bredere digitale transformatie. “We hebben dit jaar drie AI-pilots lopen,” vertelt Josee. Naast rapportage-automatisering wordt spraak-naar-tekst technologie getest op een van de locaties van de Waag. “Spannend of cliënten dat toestaan,” geeft ze toe. Ook loopt er een pilot met AI-tools voor ondersteunende diensten. Alle betrokkenen volgen een e-learning over kunstmatige intelligentie. “We evalueren alles projectmatig. Het kan mislukken, maar dan leren we veel. En als het slaagt, kunnen we het breder trekken – hopelijk ook naar andere (forensische) GGZ- en tbs-instellingen.”

Josee deelt haar ervaringen graag met andere GGZ-instellingen. “We hebben elkaar nodig, er zijn genoeg instellingen die belangstelling hebben voor de pilot, de crux zit ‘m in het delen van de benodigde rekenkracht en opslagcapaciteit, zo maken we geavanceerde AI-technologie bereikbaar en verbeteren we samen de zorg.”

AI is volgens Josee geen hype, maar een blijvend onderdeel van het zorgproces. “Het helpt behandelaren zich te focussen op behandeling in plaats van administratie. Dat is waar je het voor doet. Het verhoogt ook het werkgeluk, omdat mensen kunnen doen waarvoor ze de zorg zijn ingegaan.”

“We staan nog aan het begin,” besluit ze. “De echte lessen komen zodra we dieper in de inhoud duiken. Maar de eerste stappen zijn gezet, het enthousiasme is groot, en de mogelijkheden lijken eindeloos.”