Mensgerichte aanpak cruciaal bij cloudtransformatie Domeinen Roerende Zaken
Domeinen Roerende Zaken (DRZ) heeft de stap naar een volledige moderne en veilige cloudwerkomgeving succesvol afgerond. Door een intensieve focus op verandermanagement en adoptie, ondersteund door IT-partner Insight, verliep de overstap naar Microsoft 365 zonder extra druk op de IT-servicedesk en met een hoge tevredenheid onder de medewerkers.
Achtergrond
Als wettelijk bewaarder van in beslag genomen goederen en verwerker van overtollig rijksvastgoed, vervult DRZ een cruciale rol binnen de overheid. De organisatie startte tijdens de coronaperiode een versnelde digitale transitie. Om de samenwerking te optimaliseren en de beheerlast te verlagen, ontstond de wens om door te groeien naar een integrale, veilige cloudwerkplek waarbij het personeel actief betrokken zou worden.
De uitdaging
Hoewel Teams Chat al in gebruik was, bleven veel functionele mogelijkheden van Microsoft 365 onbenut. De uitdaging lag in het moderniseren van de infrastructuur met strikte aandacht voor security, compliance en governance, zonder de medewerkers te overweldigen. "We zijn een pragmatische organisatie," vertelt Daan Koning, Projectleider IT bij DRZ. "Normaal voeren we uit en stellen we bij, maar hierbij wilden we ons beter laten informeren om te voorkomen dat de verandering zou leiden tot een overbelaste servicedesk."
“De gestructureerde aanpak was even onwennig, maar de doortastendheid van Insight gaf houvast en vertrouwen. Geweldig om te zien hoe soepel iedereen met de nieuwe werkwijze aan de slag kon”, aldus Jaco de Leeuw, Hoofd Bedrijfsvoering, ICT en Innovatie DRZ.
Strategie en resultaat
Samen met Insight koos DRZ voor een traject waarin de menselijke kant (Adoption & Change Management) hand in hand ging met de technische migratie. Na een grondige onderzoeksfase volgde een pilot waarin medewerkers de nieuwe mappenstructuur en samenwerkingsvormen testten. Cindy Willemsen, Projectleider communicatie bij DRZ, legt uit: “Mensen zijn gewend aan hun eigen manier van werken. Daarom lieten we een testgroep de nieuwe structuur eerst ervaren en feedback geven.”
Tijdens de uitrol werden medewerkers ondersteund met webinars, trainingen en een ambassadeursprogramma. Deze proactieve aanpak zorgde ervoor dat de livegang vrijwel geruisloos verliep. Nanda Heijnen, specialist bij Insight, vult aan: “Door continu bij te sturen op basis van behoeften, realiseerden we een verandering die echt door de organisatie wordt gedragen.”
Waarom Insight?
Volgens DRZ was de combinatie van technische expertise en regievoering op adoptie doorslaggevend. Er werd niet simpelweg uitbesteed, maar écht samengewerkt tussen de architecten, security-experts en beheerders van beide partijen. Deze nauwe samenwerking resulteerde in een omgeving die voldoet aan het rijksbeleid en een solide basis biedt voor toekomstige innovaties.
De resultaten op een rij:
Efficiëntere samenwerking: Succesvolle overstap naar een volledig geïntegreerde Microsoft 365-omgeving.
Veiligheid: Verhoogde security en compliance conform de landelijke normen.
Geruisloze livegang: Minimaal aantal supportvragen dankzij intensieve begeleiding.
Hoge adoptie: Gebruikers voelen zich meegenomen en zijn direct productief.
