Workday lanceert AI-assistent Sana Concierge

Volgens Workday onderscheidt Sana zich van andere AI-copilots doordat het niet alleen vragen beantwoordt, maar ook acties uitvoert. Daarvoor gebruikt het systeem de gegevens die Workday over een organisatie heeft, zoals informatie over medewerkers, salarissen, bedrijfsbeleid, bevoegdheden en bedrijfsprocessen. Elke actie verloopt volgens de bestaande regels van de organisatie. Als menselijke beoordeling of goedkeuring nodig is, wordt de juiste persoon erbij betrokken.

Startscherm past zich aan de medewerker aan

De startomgeving wordt afgestemd op de functie, agenda, toegangsrechten en werkzaamheden van de gebruiker. Bij het openen van Workday ziet een medewerker welke taken en beslissingen aandacht vragen, waarom die belangrijk zijn en welke acties nodig zijn. Die acties kunnen vanuit hetzelfde scherm worden uitgevoerd.

Sana past ook de interface aan op de taak. Het systeem genereert in realtime formulieren, agenda's, goedkeuringsverzoeken en datavisualisaties, met behulp van Jev, een nieuw AI-model van TypeSafe AI. Wie verlof wil aanvragen, krijgt bijvoorbeeld een datumkiezer te zien; na bevestiging handelt Sana het verzoek af. Ook langere werkprocessen die dagen of weken duren, zoals het voorbereiden van beoordelingsgesprekken, een kwartaalafsluiting of een personeelsplanning, worden ondersteund. Sana houdt bij wat er gebeurt, ook als werk wordt overgedragen tussen medewerkers, AI-agents en systemen.

Eén aanspreekpunt in plaats van tickets

Sana Concierge voegt eerder aangekondigde functies voor selfservice en Sana voor IT Service Management samen met Workday Help en Case Agent. Medewerkers kunnen er terecht met vragen over onder meer in- en uitdiensttreding, verlof, salaris, wachtwoorden en toegang tot applicaties, zonder eerst te hoeven uitzoeken welke afdeling of welk loket daarvoor bedoeld is.

Een medewerker die in november een baby verwacht, kan bijvoorbeeld vragen op hoeveel verlof diegene recht heeft, wat dat voor het salaris betekent en wat er nog geregeld moet worden. Sana Concierge zoekt dan het bedrijfsbeleid op, combineert dat met de persoonlijke gegevens in Workday en begeleidt de medewerker door de stappen. Ook vraagt het systeem de benodigde goedkeuringen aan bij HR, de salarisadministratie en de leidinggevende.

Specialist krijgt volledige voorgeschiedenis

Waar traditionele supportsystemen een ticket aanmaken en doorsturen, kan Sana Concierge volgens Workday zelf handelen op basis van het geldende beleid en de toegangsrechten. Dat kan zowel binnen Workday als in gekoppelde systemen. Is menselijke beoordeling nodig, dan gaat het verzoek naar de juiste specialist, die de volledige voorgeschiedenis, relevante informatie en voorgestelde vervolgstappen te zien krijgt.

Het systeem leert bovendien van afgehandelde verzoeken en stelt zelf nieuwe kennisartikelen en geautomatiseerde processen voor. Na goedkeuring kunnen die worden gebruikt om vergelijkbare verzoeken voortaan automatisch op te lossen.

Sana Concierge is nu beschikbaar voor een geselecteerde groep klanten. Workday verwacht dat de assistent in het eerste kwartaal van 2027 voor alle klanten beschikbaar is. Voor Workday Home worden de komende tijd extra functies en ondersteuning toegevoegd.