Ongebruikte licenties zijn voor veel organisaties een onzichtbare kostenpost

Dat blijkt uit de IT-Indicator 2026 van Aces Direct, een onderzoek onder 1.018 werkende Nederlanders bij organisaties met 250 tot 1.200 medewerkers. Het uitgeven van licenties verloopt in veel organisaties wel soepel. Van de werknemers had 56 procent bij indiensttreding alle benodigde licenties op de laptop staan. Een even groot deel zegt dat een verlopen licentie binnen de organisatie snel weer actief wordt.

Abonnementen stapelen zich op

De problemen ontstaan aan de achterkant van het proces. Als een licentie niet meer nodig is, loopt het abonnement vaak gewoon door. Zo stapelen de abonnementen zich op zonder dat iemand nog controleert of ze daadwerkelijk worden gebruikt.

Naast overtollige licenties speelt ook het omgekeerde: één licentie die meerdere mensen gebruiken. Een op de vijf werknemers (21 procent) deelt een softwareaccount met collega’s. Dat is praktisch voor het dagelijkse werk, maar het maakt handelingen niet meer herleidbaar tot één persoon.

Wie heeft wat gedaan?

Bij een incident, audit of datalek is daardoor lastig vast te stellen wie op welk moment wat heeft gedaan. Wat een organisatie bespaart door accounts te delen, kan ze achteraf dubbel terugbetalen wanneer ze moet uitleggen wat er is gebeurd.

Sven van Boxtel, CEO bij Aces Direct: "Er is altijd een reden om een licentie aan te zetten, maar zelden iemand die hem weer uitzet. Mijn advies: leg twee keer per jaar het werkelijke gebruik naast je licentieadministratie. Wat niet meer wordt gebruikt, zeg je op. En wie nog een account deelt, krijgt een eigen inlog. Dat is geen groot project. Je bespaart er direct mee, en als je bij een audit of incident moet aantonen wie wat heeft gedaan, kun je dat ook."