Zo verbeteren organisaties hybride samenwerking
Een effectieve samenwerking binnen teams in organisaties levert verschillende voordelen op, waaronder verbeterde communicatie tussen collega’s, hogere productiviteit en een grotere betrokkenheid van medewerkers. Organisaties stellen steeds vaker cross-functionele teams samen, afkomstig uit verschillende delen van de organisatie, om zo meer diverse invalshoeken en ideeën te stimuleren. Na de pandemie zijn veel mensen een aantal dagen vanuit huis blijven werken. Nederland is daarin koploper: meer dan de helft van de beroepsbevolking werkt deels vanuit huis. Nu we al een aantal jaren hybride en dus op verschillende locaties werken, is goede communicatie tussen de medewerkers nog belangrijker.
Uit onderzoek van Corel Corporation blijkt dat 30,5% van de Nederlandse medewerkers van mening is dat virtuele samenwerking slechter is dan fysieke samenwerking. Dit percentage is het hoogste van alle onderzochte landen. Bovendien vindt 72% van de Nederlanders dat het managementteam meer moet doen om samenwerking tussen collega's te stimuleren. Kortom, communicatie moet meer prioriteit krijgen. Welke opkomende technologieën maken het moderne werken eenvoudiger? En hoe kiezen organisaties de juiste technologie om samenwerking te optimaliseren?
Kantoren herinrichten
Volgens IDC zal tegen 2024 maar liefst 55% van de wereldwijde organisaties gebruikmaken van tools voor werkplekplanning om hun kantoorruimtes efficiënter in te richten. Door te analyseren hoe medewerkers de kantoorruimte gebruiken, krijgen organisaties waardevolle inzichten voor herindeling die de samenwerking tussen alle medewerkers bevordert. Organisaties kunnen bijvoorbeeld meer stopcontacten en monitoren installeren op plekken waar werknemers vaak samenkomen voor vergaderingen. De mogelijkheid om apparaten aan te sluiten, informatie helder weer te geven en ervoor te zorgen dat alle teamleden – met name degenen die op een andere locatie werken – goed verstaanbaar zijn en geen belangrijke punten missen, wordt steeds belangrijker.
Een ander essentieel onderdeel voor productieve hybride samenwerking is naadloze connectiviteit. IDC voorspelt dat de scheidslijn tussen fysieke en virtuele ruimtes verder zal vervagen. Tegen 2025 zal de online aanwezigheid van maar liefst 65% van de G2000-bedrijven even groot zijn als de persoonlijke interacties, wat onderstreept dat hybride werken een blijvende rol zal spelen in samenwerkingen. Daarom moeten kantoorruimtes worden ontworpen met hybride interacties in gedachten, waarbij heldere video- en geluidskwaliteit belangrijk zijn. Op deze manier verkleinen organisaties de kloof tussen persoonlijke en hybride interacties.
Verschillen in behoeften
Uit onderzoek van Corel Corporation blijkt dat 53% van de Nederlandse medewerkers van mening is dat de algehele bedrijfsgroei belemmerd wordt door samenwerkingstools van slechte kwaliteit. Maar liefst 63% is het ermee eens dat slechte virtuele samenwerking hun productiviteit belemmert en leidt tot tijdverlies. Maar liefst 39,5% van hen denkt 3 tot 5 uur per week te kunnen besparen als hun bedrijf de juiste samenwerkingstools biedt.
Organisaties moeten hun complete technologische ecosysteem herzien, waaronder beeldschermen, randapparatuur zoals toetsenborden, muizen en headsets, evenals software. Samen kunnen deze elementen de samenwerking en daarmee de productiviteit aanzienlijk verbeteren.
Ga je hiermee aan de slag? Dan is het belangrijk rekening te houden met de technologische behoeften van medewerkers met verschillende achtergronden en functies. Als zij samenwerken in één ruimte, welke uiteenlopende tools hebben ze dan nodig? Welke hardware en randapparatuur zal bijdragen aan een verbeterde werkervaring? Voor werknemers die veel onderweg zijn, is de keuze van apparatuur extra belangrijk. Zij hebben behoefte aan lichte, draagbare apparaten die krachtig genoeg zijn voor het werk, ongeacht hun locatie. Deze apparaten moeten compact en duurzaam zijn, met voldoende opslagruimte, poorten en processorkracht om diverse taken aan te kunnen.
Diensten en software
Tot slot kan het gebruik van de nieuwste tools de productiviteit verhogen en de samenwerking tussen teams verder bevorderen. Kunstmatige intelligentie kan bijvoorbeeld waardevolle inzichten halen uit interne gegevens en zo de besluitvorming ondersteunen. Door samenwerkingen te analyseren, kunnen organisaties communicatietrends spotten en belemmeringen voor productiviteit opsporen. Daarnaast is de verwachting dat geavanceerde oplossingen voor videoconferenties en technologieën gebaseerd op augmented reality/virtual reality (AR/VR) en AI de efficiëntie zullen verbeteren door traditionele werkmethoden te transformeren. Training via AR/VR kan bijvoorbeeld boeiender en efficiënter zijn voor medewerkers.
Investeren in nieuwe technologieën is wellicht financieel niet voor elke organisatie haalbaar. Dankzij nieuwe modellen zoals 'pay-as-you-go' en 'as-a-service', kunnen organisaties hun IT vereenvoudigen en de nieuwste technologie implementeren tegen voorspelbare kosten – en tegelijkertijd geld vrijmaken om te investeren in het moderniseren van de werknemerservaringen. Verder kunnen oplossingen zoals volledig geïntegreerd, end-to-end, multi-vendor beheer van de levenscyclus van apparaten de complexiteit van het beheer verminderen.
Technologische én strategische overweging
Effectieve samenwerking tussen medewerkers kan een concurrentievoordeel opleveren, ongeacht de omvang of het type organisatie. Besluiten om te investeren in verbeterde samenwerking is niet alleen een technologische, maar ook een strategische overweging die de hele koers van een organisatie kan beïnvloeden.
De kantoren van de toekomst hebben technologische infrastructuur nodig die een naadloze, efficiënte en productieve overgang tussen verschillende werkomgevingen ondersteunt, waardoor flexibiliteit wordt vergroot en samenwerking verbetert. Organisaties die een mensgerichte aanpak hanteren en een diepgaand begrip hebben van de middelen die hun medewerkers nodig hebben om effectief te werken, zullen snel de voordelen ervaren van gelukkiger, productiever en innovatiever personeel.
Door: Jean-Guillaume Pons (foto), SVP & GM EMEA CSG, Dell Technologies
