Jan-Paul van Staalduinen, CIO Universiteit Utrecht: ‘IT-samenwerking is een must voor universiteiten’

Jan-Paul van Staalduinen, CIO van de Universiteit Utrecht.

In zijn huidige rol als CIO komen de ervaringen uit veel eerdere functies goed van pas, stelt Jan-Paul van Staalduinen, CIO Universiteit Utrecht: IT-consultancy, promotieonderzoek en zo’n 6 jaar in verschillende rollen bij de TU Delft, plus 15 jaar aan nevenactiviteiten in het openbaar bestuur. Het bedienen van grote en diverse groepen bijvoorbeeld, in een omgeving met meerdere stakeholders en zeer uiteenlopende IT-behoeften.

“De Universiteit Utrecht telt ruim 40.000 studenten en 9.000 medewerkers - verdeeld over zeven faculteiten – en acht beleidsdirecties. Mijn directie – ITS – bedient onderwijs, onderzoek én bedrijfsvoering. Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor een goede IT-infrastructuur, -netwerk en beveiliging. Kortom, alles van eigen glasvezelkabels in de binnenstad van Utrecht tot en met een applicatielandschap met ruim honderd diensten.”

Enorme diversiteit

Wat Van Staalduinens werk mede interessant maakt, is de net genoemde enorme diversiteit aan behoeften. Ook binnen onderwijs verschilt bijvoorbeeld sterk wat studenten en docenten nodig hebben, nog los van onderzoek en bedrijfsvoering. “En die diversiteit geldt ook voor de vele sterke opinies over wat er aan IT nodig is, elke dag weer. Dat geeft een uitdaging die negen van de tien keer ontzettend leuk is en soms ook hoofdpijn geeft.”

De digitalisering is bij alle universiteiten en hogescholen eerst geleidelijk en toen steeds sneller toegenomen. “De strategische functie van IT neemt toe. Ging het 40 jaar geleden om rekencentra en kantoorautomatisering, inmiddels raakt IT vrijwel ieder facet van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering.”

Zeker tijdens corona is IT nauw vervlochten geraakt met onderwijs, waar dat volgens Van Staalduinen al langer het geval was voor onderzoek en in mindere mate bedrijfsvoering. En omdat de vraag naar IT in theorie oneindig geworden is, is het ook de taak van de IT-afdeling om af te kaderen waar de behoeften zitten en waar toegevoegde waarde te leveren is. “En juist in tijden van bezuinigingen moeten we nog scherpere keuzes maken, ook als het gaat om de IT-operatie. We brengen nu bijvoorbeeld in kaart waar IT-applicaties en dienstverlening voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering kunnen worden stopgezet, samengevoegd of efficiënter ingezet. Dit moet leiden tot kostenverlaging en minder overlap.”

“Mijn voorganger heeft een stabiel IT-landschap neergezet, maar we kunnen ook daarmee niet overal ‘ja’ op zeggen. Daarnaast was en is mijn opdracht om IT op een strategisch niveau te verankeren in de organisatie. Die verandering, daar zijn we momenteel mee bezig. Zoiets stopt ook nooit echt, het is een soort natuurlijke evolutie van een steeds complexer landschap.

Bovendien, merkt Van Staalduinen op, staat de IT-afdeling voortdurend onder druk om het invoeren van nieuwe technologie of nieuwe producten af te wegen, omdat je anders mogelijk steeds verder gaat achterlopen. “Stilstand is toch echt wel achteruitgang in de IT. Wij bevinden ons gelukkig niet in zo’n situatie, maar we moeten er voortdurend aan werken om te voorkomen dat dit wel gebeurt.”

Meerdere snelheden

Dat werken betekent ook steeds vaker samenwerken tussen IT en ‘business’, om aanbod en vraag goed op elkaar af te stemmen. Daarbij is er sprake van meerdere snelheden. Zo is met name onderzoek echt maatwerk. Zeker een onderzoeker die op AI-gebied actief is, ligt soms ver voor op wat de centrale IT-organisatie aan kennis in huis heeft en aan ondersteuning kan bieden. De vraag of IT ‘even’ 500 Terabyte aan opslagcapaciteit kan regelen, is zeker niet uitzonderlijk.

“Bij bedrijfsvoering zie je een heel ander tempo. Mensen hebben wel allerlei innovatieve applicaties op hun smartphone, maar werken met een ERP (enterprise resource planning, red.)-systeem dat 20 jaar geleden uitgerold is. Voor de vernieuwing hiervan loopt nu een aanbesteding. Dan studenten: dat zijn vaak digital natives, maar makkelijk omgaan met TikTok is niet hetzelfde als werken met digitale leeromgevingen. Daar moeten zij vaak nog wel in ondersteund worden. En natuurlijk moeten ook docenten hierin meegenomen worden.”

Noodzaak sectorpartners

Uiteenlopende tempo’s en behoeften betekent dat de directie ITS zich vooral richt op de grote middengroep met de grote bedrijfs- en onderwijssystemen. Hiervoor, maar ook voor die soms vergaande behoeften van onderzoek, leunen universiteiten zoals de UU op sectorpartners zoals SURF. “De SURF-coöperatie levert het hoger onderwijs onder meer opslag, rekenkracht, individuele diensten, veiligheidsmaatregelen. SURF doet hele mooie en cruciale dingen. Ik denk dat we daar samen met het VK in Europa koploper zijn.”

Maar ook de onderlinge samenwerking op IT-vlak is groot, meent Van Staalduinen. “CIO’s van universiteiten delen veel kennis, zodat het wiel niet meermaals uitgevonden wordt. Samen kun je grotere stappen zetten. Natuurlijk concurreren we als universiteiten op onderzoekers en studenten en IT-personeel, maar slechts beperkt.”

Feit is dat samenwerking nodig is, benadrukt Van Staalduinen, om voldoende kennis, mens- en innovatiekracht te realiseren. “We kunnen niet meer als elke universiteit apart een rekencentrum in de lucht houden voor de groeiende vraag naar opslag en rekencapaciteit. We hebben binnen de directie ITS met ruim 250 FTE een serieuze IT-organisatie. Maar voor de grote zaken, zoals supercomputer voor onderzoek, is schaalvergroting echt nodig. Dat kun je niet meer op individuele basis doen.”

Samenwerking wordt verder belangrijker omdat de financiële en andere middelen steeds verder onder druk komen te staan, mede door de overheidsbezuinigingen Dat noopt universiteiten ook om weer meer focus te hebben op efficiency, stelt de CIO van de UU. “En hoe belangrijker de strategische functie van IT, hoe belangrijker die samenwerking. Denk aan gezamenlijke supercomputers voor onderzoekers van meer universiteiten.”

Security en weerbaarheid

Ook op het gebied van cybersecurity en -weerbaarheid verandert er veel. Van Staalduinen hierover: “Wij passen natuurlijk zaken zoals SOC’s, SIEM’s en dikke firewalls toe. In sectorverband hebben we een normenkader vastgesteld onder auspiciën van SURF en in samenspraak met OCW, om het benodigde volwassenheidsniveau te bepalen voor cybersecurity en -weerbaarheid. We zijn ook in termen van security operations, CISO- en ISO-achtige rollen echt gegroeid. En terwijl awareness en eigen verantwoordelijkheid van IT-gebruikers meer aandacht krijgt, moeten we soms zaken ook gewoon dichtzetten.”

En, zo benadrukt de CIO, hier groeit samenwerking tussen universiteiten eveneens. “Na de hack bij de Universiteit Maastricht heeft is die universiteit op fantastische wijze een voorbeeld geweest door openheid te geven en hun ervaringen te delen. Dit heeft de toon gezet in de sector, waarna andere universiteiten - UvA-HvA, recent nog TU Eindhoven - zo ook met die incidenten omgaan. Dat is een hele mooi manier om van elkaar te leren. Een formele afspraak hierover is niet gemaakt; dat was ook niet nodig. En hoe rottig ook, die voorbeelden kunnen we ook gebruiken om intern duidelijk te maken waarom we bepaalde security-stappen zetten. Soms leidt dat tot pittige gesprekken. In de academische wereld is academische vrijheid het hoogste goed, men wil geen bemoeienis van IT met de inrichting van een onderzoeksomgeving. Maar je ziet hier door de goede voorbeelden en door de veranderende geopolitieke situatie wel een verschuiving.”

Jan-Paul van Staalduinen: "Voor de grote zaken, zoals supercomputer voor onderzoek, is schaalvergroting echt nodig. Dat kun je niet meer op individuele basis doen."

AI: bedreiging én kans

Technologie zoals (gen) AI kan zowel een kans als een bedreiging vormen voor een universiteit: een delicate balans, merkt Van Staalduinen op. “Net als Internet is AI niet één ding. Dat maakt het gesprek erover soms complex. ‘Wat doen we met AI in het onderwijs’ is dan ook een thema waar we soms wel en soms geen rol in hebben. En we hebben compliance-verantwoordelijkheden als het gaat om data en AI: de AVG, de AI Act, de DSA. Dat zorgt voor een reflex om steeds meer zaken dicht te zetten in de strijd tegen spreekwoordelijke Trojaanse paarden, terwijl ik tegelijkertijd wil voorkomen dat we het ‘nee’- departement worden.”

Dan de kansen van AI: die zijn er volop. In IT helpt AI om code te ontwikkelen. In het onderwijs om tentamens te maken. In de bedrijfsvoering in het verbeteren van de efficiency door bijvoorbeeld snellere data-analyse. En in onderzoek gaat AI een absolute revolutie veroorzaken, gelooft Van Staalduinen. “Op diagnostisch gebied bij UMC’s bijvoorbeeld. Of in de geesteswetenschappen, waar AI kan helpen om middeleeuwse manuscripten vele malen sneller te lezen dan een onderzoeker ooit kan.”

Tevreden man

Wanneer is Van Staalduinen een tevreden man? Over dit antwoord hoeft hij niet lang na te denken. “Bij binnenkomst was mijn opdracht: zet digitalisering als strategisch thema op de kaart. Vorig jaar is onze digitaliseringsstrategie door het bestuur goedgekeurd en digitalisering is een belangrijk onderdeel van de overkoepelende UU-strategie. Daar ben ik blij mee. Een andere wens is een meer wendbare, meer efficiënte IT-organisatie realiseren die resultaten kan blijven leveren in een wereld met minder middelen voor onderwijs. En als derde wil ik een meer weerbare UU neerzetten in termen van security en nukken van een of enkele leveranciers of landen. Als dat gelukt is, ben ik tevreden.”