Beltug publiceert aanbevelingen voor AI-vergadertranscriptie

Hoewel AI-transcriptie de samenwerking, vastlegging en opvolging kan verbeteren, benadrukt Beltug dat het gebruik ervan gepaard gaat met belangrijke verantwoordelijkheden, met name op het gebied van privacy, transparantie en governance zo meldt Beltug.

Nieuwe uitdagingen in de gedigitaliseerde werkplek

De toenemende adoptie van AI-gebaseerde transcriptietools verandert de manier waarop vergaderingen worden gedocumenteerd. Hoewel de nauwkeurigheid en efficiëntie toenemen, introduceert het gebruik van deze technologieën nieuwe uitdagingen met betrekking tot:

• Toestemming
• Vertrouwelijkheid
• Toezicht (Governance)

"Het opstellen van duidelijke regels en toezicht is essentieel om ervoor te zorgen dat deze technologieën op een verantwoorde en conforme manier worden geïmplementeerd," aldus de Beltug-publicatie.

Concrete richtlijnen voor organisaties en werknemers

De nieuwe paper van Beltug biedt concrete aanbevelingen voor zowel organisaties als werknemers over hoe AI-transcriptietools op een verantwoorde, veilige en conforme manier moeten worden geïmplementeerd en gebruikt, in overeenstemming met juridische en ethische normen.

De aanbevelingen bestrijken zes cruciale domeinen:

• Doel en gebruik: Duidelijkheid over de beoogde toepassing van de tools.
• Toestemming en transparantie: Het waarborgen van duidelijke communicatie en de vereiste toestemming van alle deelnemers voordat een opname/transcriptie start.
• Privacy en vertrouwelijkheid: Maatregelen om gevoelige en persoonlijke gegevens te beschermen.
• Tool governance: Richtlijnen voor het beheer, de selectie en de configuratie van de AI-tools.
• Nauwkeurigheid en toezicht: Het controleren van de betrouwbaarheid van de AI-transcripties en samenvattingen.
• Bewaring en recordbeheer: Regels omtrent de opslagduur en het beheer van de opgeslagen vergadergegevens.

Organisaties die op zoek zijn naar bredere richtlijnen voor het gebruik van Generatieve AI op de werkplek, kunnen ook de eerdere "Beltug's Recommendations on Corporate GenAI Policies" raadplegen.