Aces Direct voorkomt frustratie en tijdsverlies bij on- en offboarden medewerkers

Cindy Cusell is sinds begin 2025 Technical Manager bij ACES Direct, na 21 jaar in verschillende rollen bij HPE en ruim zes jaar als teamhoofd bij het St. Antonius Ziekenhuis in Utrecht. Die ervaring vanuit zowel leverancier als eindgebruiker benut ze nu bij Aces Direct. Daar is ze verantwoordelijk voor de teams presales, projectmanagement en development en daarnaast voor de nieuwe locatie in Waalwijk. “Dat is sinds kort onze services-hub”, vertelt ze. “Onze dienstverlening richting klanten, distributeurs en voor onszelf vindt daar plaats. Het gaat om ITAD-dienstverlening (IT Asset Disposition, red.), last-mile logistics, mobiele dienstverlening en het on- en offboarden van medewerkers. Het past heel goed bij onze ambitie om de meest duurzame IT-partner voor onze klanten te zijn. We helpen hen bij het hele IT-traject: de aanschaf, de financiering, het verlengen van de levensduur van apparatuur en het verantwoord afvoeren.”

Nieuwe collega

De dienstverlening rond het on- en offboarden van medewerkers neemt een steeds belangrijkere plaats in, vertelt ze. “Wij begrijpen als geen ander dat de tijd en de resources van onze klanten schaars zijn. We willen ze ontzorgen, zodat hun eigen mensen hun tijd kunnen inzetten voor dingen die voor het bedrijf écht belangrijk zijn. Dat doen we onder andere met on- en offboarden. Een HR-medewerker van een klant kan in ons portaal aangeven dat er een nieuwe collega in dienst komt. Wij zorgen ervoor dat alles wat aan de IT-kant nodig is, wordt afgeleverd. Dat doen we bij de nieuwe collega thuis of op de locatie van het bedrijf. We zorgen er ook voor dat het systeem goed is ingericht.”

Dat is op de eerste plaats fijn voor nieuwe medewerkers, zo weet ze. “Die hebben hun spullen zelf al kunnen klaarzetten of komen op locatie aan, waar alles netjes is ingericht. Dat zorgt ervoor dat ze zich welkom voelen en meteen aan de slag kunnen. Uit onderzoek dat we uitvoerden, blijkt dat nieuwe medewerkers nu regelmatig een dag of soms meerdere dagen moeten wachten voordat ze echt kunnen beginnen met hun nieuwe werkzaamheden. Dat is natuurlijk zonde.” Het is frustrerend voor medewerkers zelf, maar ook voor anderen in de organisatie. “Ik heb als leidinggevende meegemaakt dat je de hele dag bezig bent met dingen regelen voor nieuwe medewerkers. Dat wil je niet. Je wilt dat mensen zoals werkplekbeheerders bezig kunnen zijn met dingen die direct waarde opleveren voor de organisatie.”

Deze dienstverlening helpt bedrijven bovendien om hun CMDB-beheer (Configuration Management Database) op orde te krijgen. Cusell: “Waar staan de spullen? Wie heeft ze? Wat is er nog op voorraad? Bedrijven hebben regelmatig geen grip op IT-apparatuur en dat kost ze geld. Ook dat CMDB-beheer nemen wij bij de on- en offboarding voor onze rekening. Wij registreren wie welke apparatuur in gebruik krijgt. Als iemand uit dienst gaat, verwerken we dat weer.”

Tweede leven

Bij het uitdiensttreden komt nog veel meer kijken, legt ze uit. “We beoordelen de ingeleverde devices op een manier die we vooraf afspreken met de klant. We maken die devices schoon en verwijderen de data, met een bijbehorend certificaat. Als de devices nog geschikt zijn om te gebruiken door een nieuwe collega, dan kunnen ze terug naar de voorraad van de klant. Zo kunnen klanten duurzaam met hun activa omgaan.”

Gebruikte devices krijgen vaak buiten de organisatie een tweede leven. “Na het schoonmaken en verwijderen van de data kunnen we de devices verkopen, zodat de klant iets met de restwaarde kan doen. Maar klanten kiezen er daarnaast vaak voor om gebruikte laptops die nog goed zijn te schenken aan onze partner Stichting Digidromen. Zo komen de laptopsterecht bij kinderen uit gezinnen met beperkte financiële middelen.”

Geen data die achterblijft

Behalve meer efficiëntie en tijdswinst kiezen bedrijven nog om een andere reden voor de on- en offboarding-dienstverlening van Aces Direct, vertelt Cusell. “Security is op dit moment gewoon ontiegelijk belangrijk. Je kunt het je echt niet veroorloven dat gevoelige data op een device achterblijft. Daar is goede dienstverlening voor nodig. Wij investeren veel in het hebben van de juiste certificeringen, waardoor we kunnen aantonen dat we het wipen van data ook echt doen zoals we zeggen dat we het doen.”

Dat Aces Direct deze dienstverlening serieus neemt, blijkt uit het feit dat het zelf applicaties voor ITAD en on- en offboarding heeft ontwikkeld, die het ook zelf beheert. “Daar zijn we erg trots op, want volgens mij zijn we daarin behoorlijk uniek. Het is een heel bewuste keuze. We willen grip houden op de applicaties, want die behoren tot de kern van wat we doen.”

Aces Direct helpt klanten in onder andere de zorg en de financiële sector met on- en offboarding. “Maar we kunnen dit voor elke organisatie doen. Zo werken we onder anderesamen met Van Spaendonck, een bedrijf dat mkb’ers helpt met salarisadministratie, HR-ondersteuning en belangenbehartiging. Ze hebben 200 laptops gedoneerd aan Stichting Digidromen.”

“Bedrijven beseffen nog niet altijd hoe ver we hier al mee zijn en hoeveel zorg we ze uit handen kunnen nemen”, sluit ze af. “Ik merk dat er veel vraag naar circulariteit is. Deze tijd vraagt daarom. Bedrijven willen langer en bewuster met hun apparatuur omgaan. Een goede on- en offboarding is een belangrijk onderdeel daarvan. Ik zou iedereen willen aanraden om hun huidige proces eens goed onder de loep te nemen.”