Grip op IT: van kostenpost naar bestuurlijke keuze
IT is gegroeid van een ondersteunende faciliteit tot de ruggengraat van vrijwel alle bedrijfsprocessen, klantinteracties en verantwoordingsketens. Dat maakt IT-uitgaven niet langer uitsluitend een financieel of technisch onderwerp, maar een directe bestuurlijke verantwoordelijkheid. Toch sturen veel Nederlandse organisaties nog steeds primair op budgetten in plaats van op de werkelijke waarde en risico's van hun digitale voorzieningen. Dat stellen Maarten Jonker (CTO bij KTP) en Marc Welters (Partner IT Audit and Advisory bij EY en bestuursvoorzitter van NOREA) in hun publicatie over IT-besturing.
Volgens Jonker en Welters ontbreekt het bij veel organisaties aan een integraal beeld van de Total Cost of Ownership (TCO). Doordat kosten, gebruik, risico en bedrijfswaarde onvoldoende met elkaar worden verbonden, reageren bestuurders vaak pas achteraf op stijgende IT-uitgaven.
Waarom de kaasschaafmethode faalt
Bij stijgende kosten grijpen bestuurders nog te vaak naar generieke ingrepen, zoals het bevriezen van budgetten, het terugschroeven van externe inhuur of het opleggen van een lineaire taakstelling. Deze kaasschaafmethode kan echter haaks staan op de organisatiedoelen: kritieke projecten lopen vertraging op, schaarse expertise verdwijnt en de uiteindelijke herstelkosten vallen dikwerf hoger uit.
IT-kosten ontstaan door specifieke keuzes rondom digitalisering, beveiliging, beschikbaarheid, maatwerk en architectuur. Effectieve sturing begint volgens de auteurs bij het begrijpen van deze onderliggende 'cost drivers'. Rapporten en dashboards bieden daarin pas meerwaarde als ze aansluiten op concrete bestuurlijke KPI's, zoals klantwaarde, continuïteit, compliance en wendbaarheid.
FinOps en de impact van cloud en AI
Met name de opkomst van cloud- en AI-toepassingen maakt gerichte sturing urgent. Omdat afrekening in deze omgevingen plaatsvindt op basis van werkelijk gebruik (zoals rekenkracht, opslag en AI-tokens), kunnen onbeheerde testomgevingen, slapende licenties en inefficiënte processen de kosten ongemerkt opdrijven.
Integraal inzicht vraagt om het combineren van uiteenlopende databronnen: van contract- en HR-gegevens tot autorisaties, applicatieportfolio’s en FinOps-data. Pas wanneer deze informatie samenkomt, ontstaat een helder antwoord op de vraag wat er wordt uitgegeven, voor wie, met welk effect en tegen welk risico.
Op de korte termijn levert het uitschakelen van ongebruikte licenties en testomgevingen al directe besparingen op. Duurzame kostenbeheersing vraagt echter om structurele keuzes op het gebied van applicatieportfolio-management, standaardisatie en complexiteitsreductie.
Rol van het bestuur en de accountant
In hun boek Grip op IT-kosten signaleren Jonker en Welters dat bestuurders en commissarissen IT-budgetten nog te vaak behandelen als een onvermijdelijke nutsvoorziening, zonder kritische vragen te stellen over stijgende uitgaven. De grote budgetoverschrijdingen bij IT-projecten in de publieke sector laten zien wat de gevolgen zijn als governance en kostensturing ontbreken.
Ook voor de accountant ligt hier een actieve rol. Zonder op de stoel van de CIO te gaan zitten, moet de accountant toetsen of het management de kostenstructuur begrijpt en of investeringen aan concrete baten gekoppeld zijn. Een gestandaardiseerd IT-beheerverslag, zoals de door NOREA opgestelde International Digital Reporting Standards (IDRS), kan hierbij de nodige bestuurlijke transparantie bieden.
Grip op IT ontstaat uiteindelijk wanneer de discussie verschuift van traditionele bezuinigingen naar de vraag wat de organisatie digitaal wil bereiken, waarna de benodigde investeringen en beheersmaatregelen daarop worden afgestemd.
Meer over audit
Over Witold Kepinski
