Hoe de overheid kiest tussen losse recruitmentsoftware en e-HRM

Sinds eind 2022 werden elf opdrachten gegund voor een specifiek ATS. De HR-trajecten beginnen in 2021, de losse ATS-contracten pas in december 2022, zo blijkt uit onderzoek van ATSAdvies.nl.

Bij deze gespecialiseerde opdrachten kwamen gemiddeld 3,4 inschrijvingen binnen, met uitschieters tot zes gegadigden. Tegenover deze categorie stonden elf aanbestedingen waarbij werving en selectie onderdeel was van een breder e-HRM-systeem. In 6 van de 10 gecombineerde trajecten schreef slechts één leverancier in (de elfde, een uitbreiding van een bestaand contract, telt niet mee). Hireserve won 6 van de 11 losse ATS-aanbestedingen, AFAS 6 van de 11 trajecten met een HR-pakket.

De doorlooptijd van een ATS-aanbesteding van officiële aankondiging tot contractondertekening varieert in de praktijk van drie tot zeven maanden, met een gemiddelde van circa 4,6 maanden. Indien organisaties vooraf een marktconsultatie organiseren om eisen aan te scherpen, duurt het van marktconsultatie tot contract acht tot veertien maanden. Contracten lopen vaak lang: de helft kan met verlengingen acht jaar of langer lopen, de langste tot veertien jaar.

Europese drempelbedragen

De noodzaak om Europees, nationaal of enkelvoudig aan te besteden wordt bepaald door het type dienst, het soort overheidsorganisatie en de totale waarde over de gehele contractduur. Met de per 1 januari 2026 herziene Europese drempelbedragen vallen reguliere diensten vanaf 140.000 euro voor de centrale overheid en 216.000 euro voor decentrale overheden onder de Europese aanbestedingsplicht. Omdat ook alle optionele verlengingen en licentiekosten over de volledige looptijd moeten worden meegerekend, overschrijden meerjarige SaaS-contracten deze financiële grenzen snel.

Voor specifieke diensten zoals de inhuur van recruiters en arbeidsbemiddeling geldt onder het vereenvoudigde regime voor Sociale en Andere Specifieke Diensten (SAS) een aanzienlijk hogere drempel van 750.000 euro.

Bij de beoordeling van inschrijvingen hanteren overheidsinstanties de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Bij de vier aanbestedingen waarvan de weging is gepubliceerd, telde de prijs voor 15 tot 30 procent van de score. Binnen het kwalitatieve deel wegen vooral de demonstratie en het plan van aanpak zwaar; een lopende aanbesteding in West-Brabant weegt ook kandidaatreis en verantwoorde inzet van AI mee.

Obstakels

Hoewel Europese procedures veelvuldig worden ingezet, verlopen trajecten niet altijd zonder obstakels. Drie aanbestedingen leidden niet tot een gepubliceerde gunning; bij één daarvan kwam geen geldige inschrijving binnen. Inkoopdeskundigen benadrukken daarom het belang van een grondige voorbereiding, het vooraf scheiden van softwarediensten en personeelsinhuur, en het tijdig betrekken van IT- en privacy-experts om juridische en operationele vertragingen te voorkomen.

Lees meer op de website van ATSAdvies.nl