Werkdruk en gewoontes belemmeren goede informatiehuishouding Rijk

 Uit de resultaten, die deze week in Den Haag werden gepresenteerd, blijkt dat maar liefst 97 procent van de ondervraagden het belangrijk vindt om bewust met overheidsinformatie om te gaan. Toch vertaalt die intentie zich lang niet altijd naar het correct opslaan, delen en terugvinden van documenten.

Van weten naar doen

De onderzoekers concluderen dat organisaties zich niet langer uitsluitend moeten richten op kennisoverdracht en bewustwording. Om het informatiegedrag daadwerkelijk te verbeteren, moeten organisaties het gewenste gedrag simpelweg makkelijker maken. Dat kan door beter aan te sluiten bij de bestaande werkroutines van ambtenaren en hun praktische ondersteuning te bieden.   Daarnaast speelt psychologie een doorslaggevende rol.

Medewerkers gaan aanzienlijk beter met informatie om als zij zich persoonlijk verantwoordelijk voelen voor de vindbaarheid ervan, vertrouwen hebben in hun eigen vaardigheden en als het centraal opslaan van bestanden een vaste automatische gewoonte is geworden.

Geen universele oplossing

Uit het onderzoek blijkt bovendien dat er grote verschillen bestaan tussen functiegroepen. Leidinggevenden, ICT-medewerkers en informatieprofessionals lopen tegen uiteenlopende belemmeringen aan en hebben verschillende behoeftes om hun informatiegedrag te verbeteren. Een universele aanpak werkt volgens de onderzoekers dan ook niet; maatregelen moeten specifiek worden afgestemd op de dagelijkse praktijk per functiegroep.  

Om overheidsorganisaties direct handvatten te bieden, heeft het Leerhuis Informatiehuishouding op basis van het onderzoeksrapport de eerste praktische tools ontwikkeld. Er zijn hand-outs uitgebracht voor leidinggevenden en informatieprofessionals, en de komende tijd worden er aanvullende leeractiviteiten gestart om gedragsverandering binnen de Rijksoverheid te versnellen.